スケジュール・予定共有の重要性!予定共有のメリットとツール選定のポイント

スケジュール・予定共有は、仕事を円滑にすすめていくうえで、さまざまな効果があることはいうまでもありません。さらに、目的やメリットをよく理解したうえでスケジュール共有を行うことで、より効果は高まるといえます。

そこで本記事では、スケジュールを共有する目的とメリット、さらにスケジュール共有のためのツールを選定、導入する際に留意すべき点を解説しています。

情報共有不足によるリスク

そもそも情報共有の必要性について、十分な理解がされているでしょうか。社内の情報共有の不足は、チームとしての機能をうまく発揮できないなど、好ましくない状況に発展します。本章では、情報共有不足による3つのリスクについてご紹介しています。

各担当者に業務依存する

業務の中で蓄積される情報の中には、業務を実施するための知識やノウハウが含まれています。ある業務に長く携わった人が異動したり退職した場合、情報の共有ができていないと、一応の引き継ぎはされていたとしても、業務をいかに手際よく行うかといった属人的なノウハウが引き継がれないということになります。

こうしたノウハウや知識は、実は組織にとってとても価値のあることなのに、その価値に気がついていないために引き継がれないこともあるのです。

例えば、ある担当者は売上報告をするために、定期報告のエクセルデータから数値を転載することで資料を作成していたのですが、後任の担当者にそれを伝えなかったために、一から数値を拾うことになりました。結果、これまでの何倍も時間がかかるといった事例が発生します。

また、クレーム対応について、ある担当者はこれまでの経験を活かした対処方法で素早く処理していましたが、後任の担当者は経験がないため、いちいち上司に判断を仰ぐというやり方で、対応が遅いという批判も浴びる結果となってしまいました。

このような、ある業務の知識、ノウハウを個人でしか持っておらず、チーム内に共有されていない状態を、「業務の属人化」といい、組織の動き方を考えたときには、とても非効率的な状態であるといえるでしょう。業務の効率をアップし、サービスの水準を均一化するためにも、知識やノウハウという情報の共有は重要といえるでしょう。

非効率な業務連携

同じ問題が社内のいくつもの部署で発生していたり、前日にある部署から聞かれて回答したのと同じ内容を何度も聞かれる、といった非効率な状態が起こることで、業務の生産性は著しく低下します。この問題は、社内の他の部署で起こったトラブルの解決策や質問事項とその回答が、社内で共有されておらず、その都度担当者が対応しようとするために、無駄な作業が生じている状態です。

ひとつの事例ですが、ある飲食店で予約の受付のやり方を変更し、客席がより埋まりやすいようにしました。店長と同じシフトの従業員は説明を受けてやり方を知っていましたが、シフトの違う従業員にその情報が伝わっておらず、予約業務が混乱してしまいました。

社内全体やチームの全員で共有することで、同じトラブルが起きないよう未然に防ぐことができるという事例は結構多いものです。トラブルや間違いを防ぐためにも、情報共有の重要性を理解することが大切です。

チームワークの悪化

会社という組織においては、複数の担当者や複数の部署で役割分担をして、ひとつの業務を遂行する場合も多いものです。その場合、担当者同士や、部署と部署の間で、それぞれの分担している業務について、お互いの情報共有ができていないと、それぞれの状況が把握できず、たとえ引継ぎを行ったとしても伝達漏れなどから思いがけないトラブルにつながります。

その結果、相手に不信感を抱いてしまい、信頼関係が崩れ、コミュニケーションもうまく取れなくなります。そうなると、チームワークが働かなくなり、業務効率もたちまち低下するでしょう。

社内で予定・スケジュール共有するメリット

情報共有の中でも、納期が定まっている会社の仕事においては、スケジュール・予定共有が重要です。このように言うと、ほとんどの方は賛同されるでしょう。

しかし、スケジュールを共有するのは何のためか、具体的な効果は何なのか、明確に意識していなければ、効率化はあまり期待できません。そこで、スケジュール・予定共有することのメリットを今一度確認しておきましょう。

従業員の予定調整の簡素化

仕事を進めていく中で、従業員の予定の確認や調整に、思っている以上に時間と労力をかけているのが実情ではないでしょうか。ミーティングをセットするにしても、メンバーの一人一人に予定を確認して、皆が集まれそうな時間を決め、会議室の空き具合もチェックして日時を決めていく、結構面倒な作業となるものです。

メンバー全員のスケジュールが共有されていれば、メンバー全員の空き時間が瞬時に把握でき、集まれる時間帯がすぐにわかりますし、会議室の空き状況も共有されていれば、ミーティングのセットにかかる労力はかなり削減できるでしょう。

クライアントへの連絡がスムーズ

担当者が不在で、クライアントに対して折り返し連絡をする必要がある場合に、その担当者の行動が共有されていれば、クライアントに対していつ連絡ができるかが即座にわかるので、誰が対応してもスムーズにその旨をクライアントに伝えることができます。

社内サポートが充実する

毎日の多忙な業務をこなしていると、つい大切な予定を忘れてしまうといったことも起こりがちです。スケジュールをチーム内で共有することによって、重要な会議の予定や業務の納期などについて、お互いに声がけをすることができ、うっかり会議へ出席し忘れたり納期に遅れることがないよう、チェックすることも可能となります。

スケジュール・予定確認の手間が省ける

上司というものは、どうしても部下の仕事の予定が気になって、毎日確認してしまいがちですが、部下の立場からすると、煩わしく感じたりプレッシャーになったりするものです。上司の側も、全ての部下の予定のチェックができないと、ちゃんと仕事をしているのか不安ばかりが大きくなってしまいます。

上司と部下のスケジュール・予定共有されていると、そのような手間暇をはぶくことができ、かつ全ての部下の予定が瞬時に把握できるので、業務が効率化されるばかりか、お互いに気持ちよく仕事をすることができます。

スケジュール・予定共有ツールの導入ポイント

スケジュール共有には、多くのメリットがありますが、そのためのツールを導入するに当たっては、どのような観点から選定すればよいか、見ていきたいと思います。

一目でわかる予定管理表

スケジュールの共有に当たって最も大切なのは、何人ものチームのメンバーのスケジュールが、一目で分かることでしょう。ぱっと見て把握しやすい、見やすい表示のツールを選ぶことが大切です。

誰でも使用できる操作性

スケジュール共有のために大切なことは、日々自らがスケジュールとともに業務の情報を入力することです。スケジュール共有ツールの操作が分かりにくかったり、面倒な操作が必要であれば、次第に入力作業がなされなくなり、ツールの意味が無くなってしまいます。ツールの操作は簡単、明快で、ストレス無く継続されるものである必要があります。

クラウド管理システム

スケジュールは常に更新されていくものですから、チームのメンバーそれぞれが外出先からでもスケジュールを確認でき、入力できることが理想です。
固定されたPCではなくモバイル端末からアクセスできるツールであることが望ましく、また複数の端末からアクセスすることを考えると、クラウド上で管理されるものが理想的といえるでしょう。

業務内容に順応する機能の搭載

業務の内容にもよりますが、スケジュールを共有することと併せて、その中にメモを書き込むことができたり、チームのメンバーの中でも必要な者に限定してスケジュールを共有するといった機能が必要になる場合もあります。どのような機能が必要か、業務内容に照らして導入に先立って検討しておくとよいでしょう。

スケジュール・予定共有が企業の生産性を向上させる

スケジュール・予定共有の重要性と予定共有のメリットとツール選定のポイントについて理解は深められたでしょうか。

これまで述べてきたように、スケジュールを共有することで、業務が効率化されるとともに、チームが一体となって業務を遂行することにもつながります。そのためにも、チームの一人一人がスケジュール共有の目的と効果を理解した上で、ツールを活用することが重要です。この機会にスケジュール・予定管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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