エクセルでのスケジュール共有を改善するためには

エクセルシートでのスケジュール共有に、煩わしさを感じていませんか。
例えば、エクセルシートでのスケジュール共有はリアルタイムでの更新や、複数人での同時編集が難しく、使いづらいと感じることがあります。
結論、グループウェアのスケジュール機能を使うことで、スケジュール共有における煩わしさを解消できます。
この記事では、ある企業へのインタビューを通して見えてきた、スケジュール共有の問題点を紹介します。
グループウェアのスケジュール機能を使うことで、その問題が解消されることを解説します。
この記事を読むことで、グループウェアのスケジュール機能を使うメリットが分かります。
さらに、グループウェアのスケジュール機能を使うことで、社内のスケジュール共有が格段にスムーズになることも理解できます。
社内メンバーとのスケジュール共有に悩んでいている方は、最後まで読んでみてください。

リアルタイムの情報共有や確認が難しいエクセルシート

エクセルシートでのスケジュール共有は、難点が多いです。
なぜなら、リアルタイムでの情報共有や、全社員のスケジュール把握に向いていないからです。
今回インタビューをした企業(健康食品の製造、包装、販売をしている)も、エクセルシートでスケジュール管理をしています。
この企業は、本社工場と営業部が離れていて、スケジュール共有がうまくできていません。


スケジュール共有がうまくできていない事例を2つ挙げます。

1つめ事例として、本社工場の役員と営業部員のスケジュール共有がスムーズにできていません。本社工場の役員は、スケジュール更新を営業部員に任せています。しかし、役員のスケジュールを外出中の営業部員はすぐに更新できず、役員とのやり取りに手間が生じているようでした。


2つめの事例として、本社工場の社員はそもそもエクセルシートでスケジュールを確認していません。エクセルシートが見にくいので、確認していないようです。スケジュールを確認しない結果、本社の社員は営業部員が不在の時にも電話をしてしまっているようです。営業部員は、折り返しの電話をかける手間が発生しているようでした。


エクセルシートのスケジュール共有が、かえって手間になっていることが分かります。

現在のスケジュール共有方法

この企業は、本社工場と営業部の2拠点があり、それぞれチーム管理者のみがエクセルシートのスケジュール管理をしていました。

しかし、スケジュール管理者が外出をしていることも時々あるそうでした。
役員は週に1度、2週間分のスケジュールを営業部員にメール送っています。役員のスケジュールは変更があっても、次の週まで営業部員に伝えることはないとのことでした。

以上の状況から、エクセルシートのスケジュール更新が滞ることがあるようです。

また、スケジュールはリアルタイムに更新されていないので、実際のスケジュールは本社工場と営業部の間で、メールや電話で確認し合わないといけない状態になっています。

グループウェアのスケジュール機能で拠点間の情報共有がスムーズに

グループウェアのスケジュール機能を利用することで、社内メンバーとのスケジュール共有が格段にスムーズになります。
なぜなら、グループウェアのスケジュール機能は、エクセルシートのデメリットを解消してくれるからです。
グループウェアのスケジュール機能を使うことで、以下が可能となります。

  • 時間と場所を問わず、いつでもスケジュール更新(PC、スマートフォンからの更新が可能)
  • 出先でのスケジュール確認(スマートフォンから、リアルタイムのスケジュール確認が可能)
  • チーム、部署を問わず、全社員のリアルタイムなスケジュール確認(全社員のスケジュールをいつでも見れる)
  • 複数人の同時編集(エクセルのように、「誰かが編集していると、ファイルを開けない」ということがない)
  • 突発の休暇でも、スマートフォンからスケジュール更新

グループウェアのスケジュール機能を活用することで、エクセルシートの悩みをすべて解決できます。
更に、社用車や会議室、備品などもスケジュール登録が可能です。
そのため、社用車などの使用状況を、社内でも外出先でもリアルタイムで確認することができます。
グループウェアのスケジュール機能は、社内のスケジュール共有を強力にサポートしてくれる便利なツールです。

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