こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスでは、いかにしてスケジュール管理を効率的に行うかが重要です。非効率的なスケジュール管理方法を続けていると、生産性の低下や、ミスをして顧客からの信頼を失うことにもつながります。こうした事態を防ぐために、「スケジュール管理ツール」の導入をお考えの方も多いですよね。
スケジュール管理ツールには「個人利用向け」と「チーム利用向け」の2種類があります。スケジュール管理ツールを導入する前に、それぞれについて理解しておくことが大切です。そこで本記事では、スケジュール管理ツールにおける個人利用・チーム利用の違いについてお伝えします。
目次
スケジュール管理ツールにおける個人利用・チーム利用の違い
スケジュール管理ツールは、主に「個人利用向け」と「チーム利用向け」の2種類です。大まかに言えば、前者はフリーランスやプライベートでの利用に、後者は企業やオフィスでの利用に適しています。それぞれの特徴やメリット・デメリットに関して、順番に解説します。
個人利用向けのスケジュール管理ツール
「個人利用向け」とは、主に個人ユーザーによるスケジュール管理を想定したスケジュール管理ツールを指します。個人ユーザーがスケジュールを確認・更新する際の作業時間短縮や、管理ミスの防止などの効果が期待できます。
メリット
個人利用向けのスケジュール管理ツールは、パソコンにインストールして利用する「インストール型」が主流です。その多くは無料で利用できるため、コストを抑えやすいメリットがあります。また、インストール型であれば基本的にオフラインでも利用できます。
デメリット
最大のデメリットは、自分以外の人とスケジュール共有できない点です。個人利用であるフリーランスなどの場合は基本的に問題ありませんが、他者とスケジュール共有の必要が生じると手間がかかってしまいます。またオフラインでも利用できる反面、チーム利用向けと比べると機能のバリエーションが少ないツールもあります。機能のアップデートなど、サポートも受けられないケースが多いでしょう。
チーム利用向けのスケジュール管理ツール
一方の「チーム利用向け」とは、主に企業がチーム内でスケジュール管理・共有することを想定したスケジュール管理ツールを指します。メンバーごとのスケジュール管理を効率化できることに加えて、メンバー間のスケジュール共有もスピーディーに行えます。
メリット
チーム利用向けのスケジュール管理ツールは、Webブラウザから利用する「クラウド型」が主流です。その名の通りデータを全てクラウド管理できるため、どこにいてもメンバー間のスケジュール共有が容易に行えるメリットがあります。社内ネットワークを使えないテレワークはもちろん、外出時でもスマートフォンからメンバーのスケジュールを確認できます。
クラウドサーバーを用いるので、ツール導入時に社内サーバーを設置・構築する必要がなく、スピーディーに導入可能です。アップデートなどのサポートもオンラインで受けられるため、機能拡張でより便利になることも期待できます。
デメリット
チーム利用向けスケジュール管理ツールの多くはサブスクリプション方式で、基本的に月額や年額の利用料が発生します。とはいえ、社内サーバーの構築や運用にはコストがかかりませんし、多くのツールはリーズナブルな料金設定です。チーム全体の業務効率化を実現できることを考えれば、費用対効果は大きいでしょう。
企業がチーム利用向けのスケジュール管理ツールを選ぶ3つのポイント
企業でスケジュール管理ツールを利用するなら、チーム利用向けのツールを導入する必要があります。ただし、チーム利用向けのツールにも多くの種類が存在するため、事前に選ぶ際のポイントを確認しましょう。ここでは、企業がチーム利用向けのスケジュール管理ツールを選ぶ3つのポイントについて解説します。
ビジネス利用に適したものを選ぶ
スケジュール管理ツールによっては、ビジネスでの利用に制約がある場合もあります。たとえば「Googleカレンダー」をチームで利用する場合、Googleアカウントが欠かせません。しかし、企業によってはGoogleアカウントの利用を許可していないケースもあるでしょう。
また、プライベートで用いているGoogleアカウントを流用するのは、公私混同の元です。スケジュール管理の効率が落ちることもあるので、おすすめしません。チーム全体の業務効率化を実現するなら、ビジネス利用に適したスケジュール管理ツールを選びましょう。
操作や設定が簡単なものを選ぶ
スケジュール管理ツールによっては特別な設定が必要だったり、操作が複雑だったりする場合もあります。こうしたツールを選んでしまうと、ITツールに慣れていない方だと使いこなせず、導入したもののチームに浸透しないということも考えられます。
スケジュール管理ツールの導入前には、必ず公式サイトや紹介資料などを見て、操作や設定の方法が簡単なものか確認しましょう。使いやすいツールの方がチームへの浸透が早くなり、費用対効果の向上が期待できます。
日程調整も効率化できるものを選ぶ
社内外での会議や打ち合わせが多い方には、「日程調整機能」を持つスケジュール管理ツールがおすすめです。日程調整で発生する非効率的なやり取りを削減できるうえに、予定の重複を防止して正確にスケジュール管理できます。
自分のスケジュールから相手が自由に日程を選べる「予約受付型」と、自分から候補日程を提案する「候補提案型」があります。おすすめは、候補提案型です。相手の考える負担を減らすことでスムーズに日程調整でき、必要以上に自分のスケジュールを知られる心配もありません。
スケジュール管理ツールを選ぶなら「クロジカスケジュール管理」がおすすめ
スケジュール管理ツールをお探しの企業の方には、「クロジカスケジュール管理」をおすすめします。クロジカスケジュール管理は、社内の情報共有やコミュニケーションを促進する「グループウェア」の一つです。シンプルなインターフェースが特徴で、どの社員でも簡単に操作・設定が行えます。
クロジカスケジュール管理を使うことで、スケジュール管理はもちろん勤怠管理やタスク管理など、幅広い業務を効率化できます。スケジュール管理はカレンダー形式で見やすく、候補提案型の日程調整機能も利用可能です。1ユーザー・1か月あたり200円～と低コストで、使いたい機能だけを選んでコストを抑えられます。
スケジュール管理を始めとした多くの業務を効率化したい方は、ぜひグループウェア「クロジカスケジュール管理」の導入をご検討ください。
まとめ｜企業のスケジュール管理効率化にはチーム利用向けのツールを
スケジュール管理ツールには、個人利用向けとチーム利用向けがあることを見てきました。企業のスケジュール管理には、チーム利用向けのツールを導入するのがおすすめです。
チーム利用向けのスケジュール管理ツールを選ぶ際は、ビジネス利用に適しており操作や設定が簡単でわかりやすいものを選ぶといいでしょう。さらに日程調整機能があるツールを選ぶと、打ち合わせなどの日程調整のやりとりも効率化できます。
スケジュール管理がうまくいかず生産性が下がってしまっている方やスケジュール管理にお悩みの方は、スケジュール管理ツールの導入を検討してみてください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
