【スケジュール管理ツール】個人利用・チーム利用の違いとは?

ビジネスでは、いかにしてスケジュール管理を効率的に行うかが重要です。非効率的なスケジュール管理方法を続けていると、生産性低下だけでなく、ミスにより顧客からの信頼を失うことも。こうした事態を防ぐために、「スケジュール管理ツール」の導入をお考えの方も多いですよね。

スケジュール管理ツールには「個人利用向け」と「チーム利用向け」の2種類があります。スケジュール管理ツールを導入する前に、それぞれについて理解しておくことが大切です。そこで本記事では、スケジュール管理ツールにおける個人利用・チーム利用の違いについてお伝えします。

スケジュール管理ツールにおける、個人利用・チーム利用の違い

スケジュール管理ツールは、主に「個人利用向け」と「チーム利用向け」の2種類です。大まかに言えば、前者はフリーランスやプライベートでの利用に、後者は企業やオフィスでの利用に適しています。それぞれの特徴やメリット・デメリットに関して、順番に解説します。

個人利用向けのスケジュール管理ツール

「個人利用向け」とは、主に個人ユーザーによるスケジュール管理を想定したスケジュール管理ツールを指します。個人ユーザーがスケジュールを確認・更新する際の作業時間短縮や、管理ミスの防止といった効果が期待できます。

メリット

個人利用向けのスケジュール管理ツールは、パソコンにインストールして利用する「インストール型」が主流です。その多くは無料で利用できるため、コストを抑えやすいメリットがあります。また、インストール型であれば基本的にオフラインでも利用できます。

デメリット

最大のデメリットは、自分以外の人とスケジュール共有できない点です。主に個人利用となるフリーランスなどであれば問題ないものの、スケジュール共有の必要が生じると手間がかかります。またオフラインでも利用できる反面、チーム利用向けと比べると機能のバリエーションが少ないツールも。機能のアップデートといったサポートも受けられないケースが多いでしょう。

チーム利用向けのスケジュール管理ツール

一方の「チーム利用向け」とは、主に企業がチーム内でスケジュール管理・共有することを想定したスケジュール管理ツールを指します。メンバーごとのスケジュール管理を効率化できることに加えて、メンバー間のスケジュール共有もスピーディーに行えます。

なお、こちらの記事ではチームでスケジュール共有するメリットやポイントを解説していますので、併せてご一読ください。

スケジュール管理はチームで共有することで業務を効率化!

メリット

チーム利用向けのスケジュール管理ツールは、Webブラウザから利用する「クラウド型」が主流です。その名の通りデータを全てクラウド管理できるため、どこにいてもメンバー間のスケジュール共有が容易に行えるメリットがあります。社内ネットワークを使えないテレワークはもちろん、外出時でもスマートフォンからメンバーのスケジュールを確認できます。

クラウドサーバーを用いるので、ツール導入時に社内サーバーを設置・構築する必要がなく、スピーディーに導入可能です。アップデートなどのサポートもオンラインで受けられるため、機能拡張でより便利になることも期待できます。

デメリット

チーム利用向けスケジュール管理ツールの多くはサブスクリプション方式で、基本的に月額や年額の利用コストが発生します。とはいえ、社内サーバーの構築や運用にはコストがかかりませんし、多くのツールはリーズナブルな料金設定です。チーム全体の業務効率化を実現できることを考えれば、費用対効果は大きいでしょう。

企業がチーム利用向けのスケジュール管理ツールを選ぶ3ポイント

企業の方が利用するなら、チーム利用向けのスケジュール管理ツールを導入する必要があります。ただし、チーム利用向けのツールにも多くの種類が存在するため、選び方を把握することが大切です。ここでは、企業がチーム利用向けのスケジュール管理ツールを選ぶ3つのポイントについて解説します。

ポイント1:ビジネス利用に適したものを選ぶ

スケジュール管理ツールによっては、ビジネスでの利用に制約がある場合も。たとえば「Googleカレンダー」をチームで利用する場合、Googleアカウントが欠かせません。しかし、企業によってはGoogleアカウントの利用を許可していないケースもあるでしょう。

また、プライベートで用いているGoogleアカウントを流用するのは、公私混同の元です。スケジュール管理の効率が落ちることもあるので、おすすめしません。チーム全体の業務効率化を実現するなら、ビジネス利用に適したスケジュール管理ツールを選びましょう。

ポイント2:操作や設定が簡単なものを選ぶ

スケジュール管理ツールによっては特別な設定が必要だったり、操作が複雑だったりする場合もあります。こうしたツールを選んでしまうと、慣れていない方だと使いこなせず、チームに浸透しないことも考えられます。

スケジュール管理ツールの導入前には、必ず公式サイトや紹介資料などを見て、操作や設定の方法が簡単なものか確認しましょう。使いやすいツールの方がチームへの浸透が早くなり、費用対効果の向上が期待できます。

ポイント3:日程調整も効率化できるものを選ぶ

社内外での会議や打ち合わせが多い方には、「日程調整機能」を持つスケジュール管理ツールがおすすめです。日程調整で発生する非効率的なやり取りを削減できる上に、予定の重複も防止して正確にスケジュール管理できます。

自分のスケジュールから相手が自由に日程を選べる「予約受付型」と、自分から候補日程を提案する「候補提案型」があります。おすすめは、候補提案型です。相手の考える負担を減らすことで、スムーズに日程調整できる上に、必要以上に自分のスケジュールを知られる心配もありません。

スケジュール管理ツールを選ぶなら「アイポ」がおすすめ

スケジュール管理ツールをお探しの企業の方には、「アイポ」をおすすめします。アイポは、社内の情報共有やコミュニケーションを促進する「グループウェア」のひとつです。シンプルなインターフェースが特徴で、どの社員でも簡単に操作・設定が行えます。

アイポを使うことで、スケジュール管理はもちろん勤怠管理やタスク管理など、幅広い業務を効率化できます。スケジュール管理はカレンダー形式で見やすい上に、候補提案型の日程調整機能も利用可能です。1ユーザー・1か月あたり200円~と低コストで、使いたい機能だけを選んでコストを抑えられます。

スケジュール管理を始めとした多くの業務を効率化したい方は、ぜひグループウェア「アイポ」の導入をご検討ください。

アイポの「スケジュール管理ツール」

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私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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