スケジュール管理ツールでビジネス上のダブルブッキング対策

しっかり確認したつもりだったのに、ダブルブッキングしてしまった…などの経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか。ダブルブッキングとは、同じ時間や場所に二重で予約してしまうことです。

特に、ビジネスにおいてダブルブッキングは、約束をした先方にも迷惑をかけてしまう可能性があるので、大変失礼な行為にあたります。そこで本記事では、ダブルブッキングを防ぐためにはどうすればいいのか、また、もしダブルブッキングしてしまった場合の対応策についてご紹介しています。

スケジュールの管理の基礎

スケジュールを管理するということは、スケジュールを把握し、予定通り実行するということです。スケジュール管理をする方法は、カレンダーに書き込むだけではなく様々な方法があります。1つ1つ管理方法を見ていきましょう。

・手帳
手帳の場合は手で書きこんでいく必要があります。書くことで覚えることができたり、書いている中で頭の中を整理することができたりといった人にはおすすめです。ただ、手帳が大きいと荷物になってしまったり、手帳を置き忘れると情報が漏れてしまったりする可能性もあるので、注意が必要です。

・パソコン
パソコンには予定を管理するITツールがあるので、機能を使えば他の人と予定を共有できたり、グループ内で空いている時間を見つけたりすることができます。ITツールには情報漏洩を防ぐものもあるので安心です。

・スマートフォンアプリ
パソコンと同じように、アプリなら様々な機能を使うことができます。スマートフォンなので、通知ができたりアラームを設定したりすることもできるでしょう。持ち運びに便利でどこでも作業できるというメリットがあります。

ダブルブッキングを防ぐために

スケジュール管理を1つにまとめる

先程お話ししたように、スケジュールを管理する方法はたくさんあります。その中から自分の使いやすい管理方法を選べば良いのですが、一つの管理方法にまとめることをおすすめします。ダブルブッキングの原因の一つに、スケジュール管理がしにくくなっていたという原因があります。

例えば、スケジュールを手帳とスマホで行っていた場合、手帳には書いたけれどスマホには情報を入れていなかった、というミスが起こりやすくなります。スマホを見て予定がないのを確認し新しい予定を入れたけれど、手帳を見て以前予定を入れていたことがわかった、というダブルブッキングに繋がるのです。予定を管理する際は、一つにまとめてわかりやすくするようにしましょう。

予定を再確認する

予定していた日時が近づいてきた際に、予定を再確認することでダブルブッキングを防ぐことができます。自分の再確認になるだけではなく、相手にも「〇〇日はどうぞよろしくお願い致します。」などと口頭やメールで伝えることによって、相手側にも再確認をできるのです。アプリやITツールを利用すれば、予定が近づくとお知らせしてくれる機能もあるので便利ですよ。

予定を入れる前に確認する癖をつける

「〇〇日はいかがですか?」「今週ならいつがご都合よろしいですか?」など、予定を聞かれることがあると思います。その際にすぐに返事をするのではなく、空いているとわかっていても一応予定を確認するという癖をつけましょう。確認作業を忘れなければ、ダブルブッキングになる可能性は低いです。できるだけ早く返事をするためには、パッと見てわかるようなスケジュール管理をすることが大切です。

何かあった場合のことを考えて時間配分をする

1日に複数の予定が入ることもあるかと思いますが、時間をギリギリにして予定を組んでしまうと、電車の遅延や予定の延長など何かあった時に対応できません。何かあった時のことも考えて、時間に余裕を持って予定をたてることを心がけましょう。

最初に予定していた時間がずれてしまうと、その後に予定していた仕事全てに影響が出てしまう恐れもあります。1日で複数の仕事ができれば効率的ですが、それによって相手に迷惑をかけるようなことは避けたいものです。

もしもダブルブッキングをしてしまったら

社会人として時間や約束を守ることは最低限のマナーですが、どれだけ気をつけて対策をしていたとしても、失敗したりダブルブッキングをしてしまったりすることはあります。万が一ダブルブッキングをしてしまった時に慌てないよう、どうすれば良いのかも知っておきましょう。

できるだけ口頭で、直接謝罪する

謝罪をする際は、直接会って謝罪するのが1番ですが、ダブルブッキングの場合は先に電話かメールで謝罪しなければなりません。メールでも失礼にあたる訳ではありませんが、直接口頭で謝罪ができる電話の方が良いでしょう。

どうしても電話ができない状況の場合は、メールで謝罪し、できるだけ早く予定の変更を伝えられるようにしましょう。メールの場合は、「直接お電話ができずメールで申し訳ありません。」などこちらの状況を伝えておくことで、より丁寧な印象を受けるでしょう。

先に約束した方を優先する

ダブルブッキングをしてしまった場合、どちらかの予定を先にする必要があります。緊急性が高い場合はそちらを優先しなければならないので、その時に判断するしかありません。

しかし、どちらも同じように重要なのであれば、先に約束した方を優先するようにしましょう。後になってしまった方にはご迷惑をかけるので心苦しいですが、時間軸で決めることにしておけば判断も速くなり、結果的に相手に早く変更を伝えることができるはずです。

予定が変更になった理由を伝えて誠心誠意謝罪する

ダブルブッキングで予定を急に変更させてしまった訳ですから、相手に誠心誠意謝罪する必要があります。その時には、なぜ変更になったのかという理由もしっかりと伝えるようにしましょう。ごまかしたり言い訳をしたりするのではなく、理由を伝えることでどうしてそうなったのかという背景を伝え、相手に不信感や疑問を与えないようにするためです。予定を変更して頂いた場合は、それ以降もお礼を伝えるなどフォローすることを忘れず、信頼関係を築いていけるようにしましょう。

予定管理は気遣いにもつながる

予定の管理は、普段から注意をして丁寧に行っていくことが大切です。しかし、慣れてくると気が緩んでしまったり、大丈夫だろうと過信してしまったりすることもあり、それがダブルブッキングに繋がってしまうのです。

注意を継続していくことはなかなか難しいものですが、相手との約束を守る、相手の迷惑にならないようにするといった気遣いを忘れないようにしたいものです。万が一ダブルブッキングをしてしまった時にも、相手への気遣いを忘れず誠心誠意対応していきたいものです。気遣いを忘れず、相手との信頼関係を築いていきましょう。

ITツールのスケジュール管理ツールがおすすめ

ビジネス上のダブルブッキング対策について理解は深められたでしょうか。

働き方も多様化し、生産性や効率が求められている現代、予定の管理はとても大切になっています。予定の管理をうまくできれば、仕事もうまくいくといっても過言ではありません。今はアプリやITツールも発達しているので、スケジュール管理機能等を利用して予定管理をサポートしてもらいましょう。

ダブルブッキングを防ぐためにも、あなたに合った予定の管理の仕方を見つけてみてください。気遣いの気持ちを忘れずに仕事の生産性を高めていきましょう。

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