スケジュール管理で高効率な組織体を創るには

私たちが仕事を効率よく進めていく秘訣は段取りにあります。

皆さんは「段取り8割、作業は2割」という言葉を聞いたり、目にしたことがあるかと思います。

段取りを雑にしていたり、行き当たりばったりでやっていると手戻りが発生したり、待ちが発生して時間と労力の無駄が生まれることになります。

私たちが仕事の段取りを上手くしていくためには、「時間管理能力」と「コミュニケーション能力」が必要となります。これら二つの能力をサポートするツールの一つがグループウェアとなります。グループウェアでは「時間管理能力」はカレンダー機能、「コミュニケーション能力」はチャット機能やメール機能でサポートされます。

また、マネージャーはメンバー個々人のこれら二つの能力を底上げするようマネージすることにより効率の高い組織体にすることができます。

マネージャーがこれら二つの能力を底上げするのにもグループウェアの支援が必要となります。

今回は、社員のスケジュール管理に無料で使えるカレンダーツールを使っている企業にインタビューしました。そのインタビューから見えてきた課題点と解決策についてご紹介します。

マネージャーがメンバー全員のスケジュールを把握するのに時間がかかってしまう


今回、お話を聞かせていただいた企業はサイバーセキュリティ専門の会社で、セキュリティ診断や対策を行ったり、セキュリティにおける知見を活かしたサーバーサイドの構築・運用・保守を30名弱の社員で行っています。

同社では複数人数でチームを組んでプロジェクトで行う場合にはプロジェクト管理でマイルストーンを決めてチェックをおこないますが、1人や2人程度で行う仕事では作業報告書以外にカレンダーに入力された情報からマネージャーが順調に仕事が行われているかを判断することが多いそうです。

ところが、これらの確認のための時間がかかっており、マネージャへの負担が高いそうです。

社員からはカレンダーへの入力と勤怠や経費精算のシステムに入力するデータが同じものが多くて二度手間で不便。予定を入力していても、通知がないので、すっぽかしてしまったことがある。といった声もありました。

予定項目ごとに確認が必要で、他アプリとの連携がなく不便

同社は30名弱の社員全員でフリーのカレンダーツールを利用しています。カレンダーに入力している事項として、下記のものがあります。
相手のある予定:商談、社内会議、外出など
自分自身のタスク管理:構築作業や連絡予定など
勤怠:出社、リモートの予定
入力ルールは決めていなくて自由に入れているとのことです。

マネージャーは社員が入力したカレンダーの情報を一つ一つ確認して、問題点や進捗状況を確認していて、部下へのフィードバックに使っています。

カレンダーの情報から段取りの仕方やコミュニケーションの取り方などが分かるので、マネージャーが社員へ適宜指導もするそうです。

マネージャーが社員の予定を確認するために、一覧ではだれの予定かわからないため、予定項目をクリックして誰の予定かを確認するということをすべての予定項目に対して行っています。
マネージャーの稼働時間のかなりの部分を予定確認に取られてしまっています。

UI/UXに優れ、他のアプリ連携可能なグループウェアの採用

マネージャーの悩みはUI/UXに優れたグループウェアを採用することにより無くすことができます。
一覧から社員全員のカレンダーから必要な情報を把握できるデザインであれば項目ごとにクリックすることなく作業を進められます。
社員の不満には他のアプリと連携できるグループウェアを採用することにより解決できます。

同社ではSlackを利用していますが、Slackと連携できるグループウェアはいつくかありますので、それらを採用することにより、予定が来れば通知をSlackに流すことができます。

また、グループウェア内のデータをcsvへエクスポートする機能を持つグループウェアもありますので他のシステムとcsvでデータ連携することにより入力の二度手間を回避することができます。

グループウェアの働き方改革のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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