スケジュール管理だけじゃない!自治体のグループウェア活用法3選

最近では、働き方改革やコロナウイルスの影響で直接的なやり取りが少なくなっていますよね。このような状況下では、いかにして情報共有やコミュニケーションを効率的かつ確実に行うかが、大切になってきます。そこで役立つツールが、「グループウェア」です。

今では多くの企業がグループウェアを導入しており、大抵の方はご存知なのではないでしょうか。そして、グループウェアは日本各地にある「自治体」の仕事でも、導入が進んでいます。しかし自治体で働く方の中にも、まだまだグループウェアについて知らない方も少なくありませんよね。

そこで今回は、自治体の仕事でグループウェアを活用する方法を3つご紹介します。自治体の仕事での情報共有やコミュニケーションに課題を感じている方は、ぜひご一読ください。

そもそもグループウェアとは?

自治体に限らず、オフィスの情報共有やコミュニケーションに無駄を感じている方は多いですよね。グループウェアはネットワークを活用して情報共有することで、このような無駄を解消できるツールです。スケジュール管理やプロジェクト管理だけでなく、勤怠管理や申請手続きなど多くの業務をグループウェアで効率化できます。

以前のグループウェアと言えば、自社サーバーを使ってデータ管理する「オンプレミス型」が多く使われていました。しかしオフィス内でしか利用できない、サーバーの管理コストがかかるといった課題が多いため、最近では「クラウド型」が主流です。クラウド型のグループウェアでは、Web上のクラウドサーバーを使ってデータ管理します。

クラウド型の場合は自社にサーバーを持つ必要がないため、オフィス外でも使える上にサーバー管理の手間もかかりません。最近ではリモートワークを取り入れる自治体も増えているため、自宅でも使えるクラウド型のグループウェアがおすすめです。次章以降では、クラウド型グループウェアを導入した場合を想定して解説します。

自治体でのグループウェア導入率は約83%!

大手マーケティング企業の「マーケティングウェア」が2015年に実施した調査によると、実に約83%の自治体がグループウェアを導入している、とのことです。最近では働き方改革やコロナウイルスの影響もあって、さらに導入率は上昇しているでしょう。

これだけ多くの自治体が導入していることが、グループウェアが持つ機能性の高さを何よりも証明しています。グループウェアにはスケジュール管理以外にも様々な機能が備わっており、自治体の仕事でも役立つシーンは多いのです。具体的にグループウェアを自治体の仕事で活用するための方法は、次章で解説します。

自治体でのグループウェア活用法3選

グループウェアを導入している民間企業は多くありますが、実は自治体でも多く導入されています。ここでは、グループウェアを自治体の仕事に活用する方法を3つご紹介しましょう。

その1:スケジュールの管理・共有を効率化!

自治体でも書類作成といった締め切りが決まっている仕事は多く、正確なスケジュール管理が欠かせません。しかし手帳を使ったスケジュール管理では手書きのため時間がかかるうえに、煩雑になりやすいでしょう。また、自分だけでスケジュール管理できたとしても、他社員とスケジュールを共有するのには不向きです。

そこで多くの自治体が、グループウェアのスケジュール管理機能を活用しています。スケジュール管理機能を使うとWeb上で自分の予定を手軽に登録・更新できるうえに、社員間でスケジュールを共有可能です。手帳に比べてはるかにスピーディーで、他社員のスケジュールもリアルタイムに把握できるのでチームワーク向上につながります。

しかも、グループウェアはパソコンだけでなくスマートフォンからでも利用可能です。そのため、外出中にスケジュールを聞かれた場合でも、すぐにスケジュールをチェックできます。もちろんリモートワークでも使えるので、電話やメールで確認せずとも他社員のスケジュールを把握可能です。

その2:「メール依存」の連絡体制から脱却!

多くの自治体では、メールに依存した連絡体制が課題となっていました。情報共有のたびにメールを利用するとメールボックスがすぐに膨らみ、処理に時間がかかるだけでなく重要な連絡を見逃してしまう恐れもあります。そこで、多くの自治体がグループウェアを導入することでこの課題を解消したのです。

グループウェアを使うと、情報の種類ごとに連絡ルートを切り分けることが可能です。たとえば「ビジネスチャット機能」を使えば、任意の相手に対してメッセージを入力するだけで、Web上で簡単にやり取りできます。些細なやり取りをわざわざメールで行う必要がなくなるので、メールボックスの圧迫を防止できるでしょう。

また、スケジュールの共有であれば前述のスケジュール管理機能で行えます。そのため、スケジュールに対する問い合わせなどもメールを使う必要がありません。このように、グループウェアによってメールに依存しない情報共有が可能となります。

その3:ペーパーレス化でコスト削減!

会議に使う書類や申請書類など、自治体でも紙を使うシーンが多くありました。紙の書類に頼りすぎると資源の無駄遣いとなるだけでなく、管理コストもかさんでしまいます。このような紙の使用をやめてペーパーレス化するためにも、グループウェアが効果的です。

グループウェアのワークフロー機能を使うと、申請書を電子化できます。申請や承認、差し戻しといった手続きをすべてオンラインで行えるため、紙を使う必要がありません。また、申請書を手渡しする必要もなくなるので、リモートワークにも対応可能です。

しかも、グループウェアにはオンライン会議機能もあります。会議で欠かせない情報共有をすべてWeb上で行えるため、会議のために紙の書類を用意する必要もありません。働き方改革やコロナウイルスの影響で自治体でもリモートワークが増加しているので、会議がオンラインでできるのは大きなメリットです。

グループウェアで、自治体の仕事を効率化しましょう!

このように、自治体の仕事でもグループウェアを活用できるシーンは多く、業務効率化にとても役立ちます。先ほど解説したとおりグループウェアは多くの自治体ですでに導入されていますが、まだまだアナログなやり方で仕事している所もありますよね。

自宅でも使えるグループウェアは、働き方改革でリモートワークが推奨されている今の時代にピッタリのツールです。自治体の仕事での情報共有やコミュニケーションに課題を感じている方は、ぜひグループウェアを導入してみてはいかがでしょうか。

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