ビジネスの必須業務ともいえる、スケジュール管理。そのスケジュール管理を難しくしているのが、打ち合わせの日程調整です。顧客やチームメンバーなど、様々な参加者の都合を考慮して打ち合わせの日程調整を正確に行うことは、容易ではありません。
とはいえ、打ち合わせの日程調整が正確にできないと多くの関係者に迷惑をかけてしまう恐れがあります。また、日程調整に時間をかけすぎると他業務に費やす時間を圧迫してしまうため、スピード感も必須です。
日程調整を正確かつ迅速に行うためには、日程調整の課題や解決策を押さえておく必要があります。そこでこの記事では、打ち合わせの日程調整における3つの課題や、その解決策をご紹介します。打ち合わせの日程調整が上手くいかずにお悩みの方は、ぜひお読みください。
目次
打ち合わせの日程調整における3つの課題
まずは、スケジュール管理を難しくしている打ち合わせの日程調整における3つの課題について解説します。
課題1：非効率なやり取りが繰り返し発生する
打ち合わせの日程調整では、参加者全員の都合を考慮して日程を決めなければなりません。顧客やチームメンバーのスケジュールを確認しながらの日程調整となるため、やり取りが何往復も発生しがちです。日程調整のやり取りに時間を取られると、他の業務に専念できなくなってしまいます。
また、打ち合わせの日程調整で良く使われる電話やメールといったやり取りは、あまり効率的ではありません。電話の場合はスケジュールを確認したりメモを取ったりしながらのやり取りとなり、意思疎通に多くの時間がかかります。メールについても、相手の確認待ち時間が必ず発生する上に、本文に多くの情報を入れなければならず多くの時間が必要です。
課題2：他の予定と重複しないよう正確性が求められる
打ち合わせ以外にも多くの業務を抱えるビジネスパーソンは、予定の重複に細心の注意を払わなければなりません。予定が重複してしまうと日程の再調整が発生し、打ち合わせの相手に迷惑がかかってしまいます。また、自分の業務に使える時間も圧迫することとなります。
とはいえ、人との関わりが欠かせない仕事では、複数の相手と打ち合わせの日程調整が必要な状況も多いでしょう。複数の日程調整を並行すると、どうしても予定が重複してしまいやすくなります。社外での打ち合わせだと移動時間も考慮しなければならず、予定が重複しないよう無理のない日程調整を行うのは困難です。
課題3：スケジュールの更新に手間がかかる
日程調整の際には、当然ながらスケジュールの更新作業が発生します。しかし、あまり効率的でないスケジュール管理方法だと、日程調整のたびに多くの時間がかかってしまいます。日程調整が上手くいかず再調整がたびたび発生すると、更新作業はさらに大変となるでしょう。
また、多くの職場で使われているExcelやホワイトボードといったスケジュール管理方法には、非効率的な部分が多いのです。Excelでは、ファイルを開く手間に加えて細かいセル操作が発生し、時間がかかります。ホワイトボードでは古い予定を消したり手書きしたりすると煩雑になりやすい上に、定位置に行かなければスケジュール更新できない不便さも。
日程調整の課題を解決するベストな方法は「グループウェア」
このように、打ち合わせの日程調整には様々な課題が存在し、スケジュール管理のネックとなっています。このような課題を解決し、正確かつ迅速なスケジュール管理を可能にするのが「グループウェア」です。グループウェアはオンラインで使えるツールで、社内の情報共有やコミュニケーションを促進してくれます。
グループウェアは豊富な機能を持ちますが、中でも「日程調整機能」「カレンダー機能」の2機能が日程調整には便利です。これらの機能を日程調整に導入する3つのメリットをご紹介します。
メリット1：最小限のやり取りで日程調整可能
日程調整機能の場合、候補日程や参加者を設定して日程調整依頼メールを送信し、相手が日程選択すれば調整完了となります。何往復もやり取りを繰り返す必要がないため、迅速に日程調整できるのが最大のメリットです。日程調整の時間を大幅に削減することで、本来の業務に専念できます。
候補日程や参加者を設定するとURLが発行されるため、それを日程調整したい相手にメールで送信すればOKです。URLはパソコンやスマートフォンから簡単にアクセスでき、相手が顧客でもチームメンバーでも問題ありません。
メリット2：候補日程の自動選定により正確な日程調整が可能
日程調整機能では、候補日程をシステムにより自動選定することも可能です。移動時間や所要時間、時間帯などを考慮して最適な候補日程を自動で決めてくれるため、正確な上に手間がかかりません。
候補日程の選定には、最新スケジュールですでに埋まっている時間帯は除外されるので、日程の重複は心配無用です。しかも、先に決まった打ち合わせ日程は、以降の日程調整では候補日程から除外されます。そのため、複数の相手と並行して打ち合わせ日程を決める場合でも、正確な日程調整が可能です。
メリット3：スケジュール管理と連携することで、更新作業が不要に
日程調整機能は、オンラインでスケジュール管理・共有できる「カレンダー機能」と連携しています。日程調整機能で決まった打ち合わせ日程はカレンダーに自動で反映されるので、手作業でのスケジュール更新が不要です。Excelやホワイトボードのように、スケジュール更新に時間を取られることがありません。
また、カレンダー機能ではスケジュールを社内でリアルタイムに共有できます。パソコンやスマートフォンからお互いの最新スケジュールをすぐに確認でき、チーム内での連携が容易となるでしょう。オフィス内でなくても利用できるため、リモートワークにも対応可能です。
グループウェアで、正確かつ迅速なスケジュール管理を！
今回は、スケジュール管理を難しくする打ち合わせの日程調整における課題や、その解決策をご紹介しました。
正確かつ迅速なスケジュール管理は、どのビジネスパーソンにも欠かせません。それを実現する上で、打ち合わせの日程調整を効率化することは大変重要です。日程調整を効率化することで他の業務に専念できるようになり、生産性の向上にもつながるでしょう。
日程調整に課題を抱えている方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
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