スケジュール管理はビジネス成功の鍵!効率化する方法をご紹介

「スケジュール管理」といえば、あらゆるビジネスパーソンにとって欠かせない作業ですよね。仕事を上手にこなして成功させるためには、スケジュール管理をいかにして効率化するかが鍵となります。しかし、スケジュール管理が上手くできずに悩んでいる方も実は多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、ビジネスで欠かせないスケジュール管理の基礎知識や効率化するための方法をご紹介します。スケジュール管理にお悩みの方は、ぜひご一読ください。

ビジネスでスケジュール管理を行う3つの目的

そもそもスケジュール管理とは、自分がすべきことを整理してスケジュール化し、計画通りに実行することです。ビジネスでは欠かせないスケジュール管理ですが、主な目的は3つあります。

目的1:すべきことを明確にして、対応漏れを防ぐ

ビジネスでは、打ち合わせのような他人と関わる予定も多いですよね。このような予定をうっかり忘れると、他人に迷惑をかけてしまいます。チームメイトであればまだしも、取引先との商談などであれば顧客に迷惑がかかるだけでなく、信用問題にもなりかねません。

スケジュール管理には、自分がすべきことを明確にして対応漏れを防ぐ目的があります。スケジュール管理が不十分だと、完了期限のあるタスクを後回しにして結局忘れてしまう事態も発生しがちです。自分のすべきことが明確にスケジュールとして記録されていれば、仮に失念してもすぐに再確認できます。

目的2:業務効率化して、個々の生産性を高める

ビジネスで発生するタスクには多くの場合、完了期限がありますよね。このようなタスクを滞りなく期限内に終わらせるためには、作業順序を工夫することも大切です。たとえば営業の仕事で複数の取引先へ向かう場合、順序を工夫すれば移動距離が削減でき効率的でしょう。

スケジュール管理には、効率的な作業順序を組み立てやすくすることで、個々の生産性を高める目的もあります。いずれのスケジュール管理方法でも、スケジュールを記録して適宜更新していく点では変わりません。スケジュールを記録することで視覚的な判断が容易となり、作業順序の無駄にも気づきやすくなるのです。

目的3:チームワークを強化する

チームワークが要求されるビジネスでは、チームメイトと上手く連携して効率的に動く必要があります。お互いがスムーズに仕事していくためには、チーム内でスケジュールを共有することも欠かせません。スケジュールが分かりやすい形でしっかり管理されていると、チーム内で共有しやすいメリットがあります。

結果として、チームメイトのスケジュールをお互いが把握しながら効率的に動けるようになり、チームワーク強化につながります。このようにチームワークを強化するのも、スケジュール管理の大きな目的の1つです。スケジュール管理の際には、チーム内で共有しやすい手段を選ぶと良いでしょう。

ビジネスのスケジュール管理を効率化する2つの方法

スケジュール管理が上手くいかずに悩んでいるビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。ここでは、スケジュール管理を効率化するのにおすすめの方法を2つ、ご紹介します。

方法1:ビジネス書を読んでコツをつかむ

業務経験の豊富な方でも、スケジュール管理に悩んでいる方は多いでしょう。コツをつかめないと、スケジュール管理は中々上達しません。スケジュール管理のコツをつかむためには、ビジネス書を読むのがおすすめです。

スケジュール管理について詳しく解説しているビジネス書は、たくさん存在します。たとえば、『手帳とフセンで簡単・的確にスケジュールが整理できる 3ステップ時間管理術』という書籍は、アナログな方法でスケジュール管理するコツが分かる1冊です。このようなビジネス書を活用すれば、スケジュール管理を上達させるためのヒントが得られるでしょう。

なお、スケジュール管理のコツについては以下の記事でも10点紹介しています。こちらも、ぜひ参考にしてくださいね。

方法2:スケジュール管理できるツールやアプリを導入する

手帳などのアナログなスケジュール管理方法でも、自分だけで使う分にはさほど苦労しないかもしれません。しかしスケジュールをチーム内で共有するうえでは、アナログな方法だとどうしても不便が生じやすいでしょう。スケジュールを効率的に管理・共有するなら、オンラインツールやアプリといったデジタルな方法をおすすめします。

最近では、スケジュール管理に特化したオンラインツールが多数存在します。このようなツールはWebブラウザから利用できるので、スケジュール共有しやすいでしょう。しかも、使いやすさを重視したツールが多く、個人としてもスケジュール管理しやすいのがメリットです。

また、スマートフォンでスケジュール管理できるアプリも増えてきました。このようなアプリはオフィスの外でも使えるので、リモートワークにも対応しやすいのが大きなメリットです。営業などの外回りが多い仕事で急なスケジュール変更が発生しても、手帳などに比べて手軽に管理できます。

ビジネスのスケジュール管理には「グループウェア」がおすすめ

デジタルなスケジュール管理方法として、スケジュール管理に特化したツールを導入する手もあります。しかしスケジュール管理以外には使えないので、プロジェクト管理や勤怠管理といったシーンごとに別のツールを使わなければなりません。これでは混乱が発生しやすく、かえって効率が落ちる恐れもあるでしょう。

スケジュール管理には、「グループウェア」の導入をおすすめします。グループウェアとは、組織やチームの情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールです。スケジュール管理はもちろん、プロジェクト管理や勤怠管理といったさまざまなシーンで役立ちます。

グループウェアでは、「カレンダー機能」を使ってスケジュール管理できます。カレンダー機能について詳しく知りたい方は、以下の記事も読むと良いでしょう。

機能豊富なグループウェアを導入すれば複数ツールを併用する必要がなくなり、情報の管理や共有がシンプルになるでしょう。スケジュール管理を始めとしたビジネスで発生する作業に課題を抱えている方は、ぜひグループウェアを導入してみてください。

スケジュール管理以外にも機能豊富なグループウェア『Aipo』

グループウェアの中でも、『Aipo』はスケジュール管理を始めとした様々なビジネスシーンで活用することができます。Aipoを導入することの大きなメリットを、3つ解説します。

メリット1:幅広いビジネスシーンで活用できる

Aipoが持つ最大のメリットは、機能の豊富さです。Aipoには以下のように様々な機能が存在し、企業のニーズに応じて好きな機能を選んで利用できます。

  • 各社員のスケジュールを管理・共有する『カレンダー機能』
  • プロジェクトの進捗を管理・共有する『プロジェクト管理機能』
  • 勤怠管理を行う『タイムカード機能』
  • 社内のノウハウを管理・共有する『社内Wiki機能』
  • 申請手続きを行う『ワークフロー機能』
  • メッセージのやり取りを行う『チャット機能』

上記は代表的な機能です。機能数が多く、全ては書ききれません。様々なビジネスシーンで活用できるので複数ツールを併用する必要がなく、Aipoだけで大抵の業務を効率化できます。

メリット2:シンプルで使いやすいインターフェース

Aipoは、いずれの機能もシンプルで使いやすさを重視したインターフェースとなっています。そのためパソコンが苦手な方でも簡単に使い方を覚えやすく、導入のために教育コストがかからないのもメリットです。たとえば「勤怠管理機能」では、ワンクリックで打刻できるうえに集計作業も自動で行ってくれるため、複雑な操作方法を覚える必要がありません。

使いづらいツールだと導入しても結局浸透しないことも多いでしょう。よって、使いやすさはグループウェアを選ぶうえで重要なポイントです。また、Aipoは情報を正確かつ迅速に共有できるよう、見やすさにもこだわっています。

たとえばカレンダー機能では、その名の通りカレンダー形式で自分も含めたチームのスケジュールを全て表示可能です。社員ごとに予定が色分けされるので、誰がどんな状況なのかがひと目で分かります。それでいて必要な情報だけを表示しているので無駄がなく、正確に情報共有できます。

Aipoのカレンダー機能の画面

メリット3:低コストでスピーディーに導入できる

Aipoを使うとクラウド上でデータ管理できるため、社内サーバー設置といった導入の手間が必要ありません。初期コストが不要なうえに、短期間で利用を開始できるのもメリットです。また、1つの機能からでも使い始められるので、よりコストを抑えて必要な機能だけを利用できます。

料金体系は1ユーザーごとのサブスクリプション方式で、カレンダー機能が月額200円、それ以外の各機能だと月額100円で利用できます。これだけでも低コストですが、年間契約ならさらに約10%の割引が受けられてお得です。

14日間の無料トライアルもありますので、社内の業務を効率化したい方はぜひ、気軽にお試しくださいね。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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