スケジュール管理は仕事を行くうえで基本中の基本です。
スケジュール管理することは、
- ダブルブッキングを防ぐ
- アポイントメントの備忘録
- 複数のタスクを見通して効率的な時間配分で作業が可能となる
ことに通じます。
また、スケジュールを組織内で共有することにより、
- 打ち合わせなどの時間調整が効率的にできる
- チームでやる仕事のタスク順序が最適化しやすい
- 問題の早期発見が可能となる
といった利点があります。
スケジュール管理を行うことには、上記のようなメリットがありますので企業は必ず何らかの手段でもってスケジュール管理をしています。
スケジュール管理が出来ればどのようなツールでも大丈夫ですが、ツールの特性により会社の規模や業態、ITリテラシーにより最適なツールは変わってきます。
この記事ではインタビューをさせて頂いた企業から見えてきたスケジュール管理の問題点と解決策についてお伝えしています。
当初よりExcelでスケジュール管理しているが社員数が多くなり弊害が目立ってきた
今回インタビューさせて頂いた企業は補聴器を国内で製造していて、対面接客で補聴器の販売やサポートを行っています。
社員のスケジュール管理は共有でアクセスできるフォルダーに置いているExcelファイルで管理しています。
社員が少ない時にはExcelで管理していても、問題となることはなく普段使っているExcelでしたのでむしろ手軽で便利だなと思って使っていました。
ところが、ここ1～2年の間に社員が増えてきてから、次のような問題が発生してきました。
- 誰かがExcelファイルを開いていると編集できず、閉じるまで待つことが多くなった。ひどい時には開けたまま別の仕事をしていて半日以上使えないことがありました。
- まれに自分のスケジュールを編集したつもりが別の人のスケジュールを編集してしまっていたことがあり混乱することがあります。
- Excelを共有で使ったこともありましたが、まれにファイルが破損したり動作が遅くなったりすることがあって共有はやめています。
- 出張サービスや自宅訪問する場合があるので、出先でスケジュールの確認をしたい場合があるときは電話で開いて確認をしてもらったりしています。
社員のスケジュール管理の流れ
この企業ではスケジュール管理をExcelファイルで行っています。
メールや電話などで予定が入った場合には共有フォルダにあるスケジュール管理用のExcelファイルを開き予定を入力します。
会議をする場合はExcelファイルを開き関係者全員の空き時間を確認して会議の予定を入力してから会議招集の案内をメールで一斉に関係者へ送信します。
予定の変更が発生した場合もExcelファイルを開き変更先の日時が空いていることを確認してから予定を確定するようにしています。
社外で緊急の予定の確認や予定の追加などを行う場合は庶務の人に電話でお願いしてExcelファイルを開けて確認してもらったり追加や変更してもらったりしています。
クラウドベースのカレンダーツールを導入することにより効率化と社外からのアクセスを可能に
Excelファイルでのスケジュール管理による弊害を解決するために、クラウドベースのカレンダーツールの導入をご提案します。
クラウドベースのカレンダーツールを導入することにより、複数の社員が同時にカレンダーの更新が実行できますので誰かの作業が終わることを待つ必要がありません。
基本的に自分自身のスケジュールしかアクセスできませんので、間違って別の人の予定を変更したりするミスを防ぐことができます。
クラウドベースになっていますので、出先からスマートフォンでカレンダーツールにアクセスして予定の確認や変更などが自分自身で簡単にできます。
また、会議を開催する場合でも自動で参加者の空き時間の検索をして、予定の書き込みと同時に会議室の予約も行うことができます。開催通知も合わせて同時にメールで送信することができます。
スケジュール管理の工数削減とミスの防止によりクラウドベースのカレンダーツールの導入コストを十分にペイすることができます。
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