スケジュール共有でダブルブッキングをしないためには

企業で仕事を進める上で、とても重要になってくるのがスケジュール共有です。

社内外でのスケジュールを、企業内でうまく管理することができれば、ストレスなく毎日の職務をこなすことができます。

この一見当たり前かと思われるスケジュール共有ですが、共有の仕方を間違えると色んな人に迷惑をかけてしまったり、ダブルブッキングするなど職務を妨げてしまうリスクが発生してしまうので、簡潔で的確な情報管理や共有方法が必要となります。

そこで企業ごとにスケジュール共有の仕方は多様ですが、ここではインタビューを行なった企業から見えてきたスケジュール共有の問題点と、その解決策について解説していきます。

エクセルのスケジュール共有でダブルブッキングする問題が発生してしまう

今回インタビューをさせて頂いた企業は、健康食品の製造や包装、販売を行なっている健康食品メーカーです。

この企業は本社と営業部が別々の場所にあり、会議室や社用車などの使用のために、従業員は施設・設備のスケジュール共有専用エクセルで情報共有しながら、ビジネスを進める必要があります。

しかしながら、それとは別に従業員個人用のスケジュール共有エクセルもあるため、施設・設備専用のスケジュール共有をエクセルに記載することを忘れてしまうという問題を抱えています。

逆に施設・設備専用エクセルには記入したが、個人従業員用エクセルに記載し忘れてしまい、会議中に確認の電話がかかってきてしまうといった問題も発生しています。

結果的に、会議室や社用車のダブルブッキングが発生してしまい、企業内で混乱の元となってしまっているのが悩みといえるでしょう。

先ほども触れたように、この企業は本社と営業部の2拠点が、遠い地点にあります。

そのため、施設・設備専用スケジュール共有エクセルに予定を入力したら、企業内で共有しているファイルサーバーのフォルダに、スケジュールを保存するのが業務の流れです。

ですが、スケジュールの定期的なチェックは基本的にしないので、一度フォルダへ入れたエクセルファイルは、変更することがありません。
ですので、外出先で急遽会議室や社用車を使用する予定ができた場合は、エクセルに記入ができないのでオフィスに直接電話をして直接使用します。

そのため本社側は設備をあまり利用しないことから、施設・設備専用のスケジュール共有エクセルを気にせず勝手に従業員個人用エクセルに予定を入れたり、オフィスに電話をして直接使用するので、営業部側は非常に困っているのが現状です。

ここまで解説してきたように、情報共有を企業用と個人用に分けていると、ちゃんと情報が共有しきれずに、ダブルブッキングなどの問題が発生してしまいます。

そういった問題点の対策として、拠点間で施設・設備のスケジュールを、一括共有できるグループウェアを有効活用するようにしましょう。

外出先でも使用できるグループウェアなら、急な施設・設備予約も、簡単にできるようになります。

ですので、社用車や会議室など社内で常に従業員が使用する可能性のある設備や施設を登録しておくことで、使用状況がオフィス内はもちろん外出先でもすぐに確認することが可能になるので、企業内でグループウェアのスケジュール機能を使用することが問題解決策になるといえるでしょう。

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