勝利へ導く営業組織の作り方とは?情報共有がカギ!

2022/06/24

営業組織における情報共有とメリット

現代のビジネスは、インターネットの普及により休息にスピードが上がりました。特にテレワークはビジネスの形を変え、どこにいても仕事ができる環境を作り上げたのです。

そこで大幅に変わったのが情報共有でした。これまでは目の前にいる人と情報交換し共有してきましたが、今では目の前にいなくても関係ありません。遠隔地でも情報共有できる環境ができる環境整備が必須となったからです。特に営業組織としては、いつどこにいても必要な情報を共有できるシステムづくりが、組織を勝利へと導くようになりました。

情報共有による知識

知識は個人レベルで抱えていても、組織では運用できません。営業組織として見た場合、顧客情報に関する知識などがあれば、展開が変わることがしばしばあります。

情報共有を進めると、知識が属人化せず組織で利用できる状態に近づきます。ひとつの知識から派生したことも、組織全体で活用できる状態ができるのです。個のレベルでの武器が組織での武器に変わります。実際に知らないで行動したことが、営業組織として裏目に出るのは珍しいことではありません。

情報共有したことで、相互のチェック作用も働きます。情報が古くアップデートされていないものがあったとしても、営業組織として監視できることからすぐに対応できるでしょう。情報の活用方法にも幅が出てきます。自分が知っていても違った角度から分析できるからです。これにより営業活動にも幅が生まれます。

時間の効率化

スケジュール管理で情報共有したとします。これによって、お互い知らなかった予定を把握できるようになるでしょう。営業組織として、同じところに訪問するといったミスも防げます。つまり、情報共有すると時間を効率的に使えるようになるのです。

ほかにもミーティングが入っていたとして、それを見越した打ち合わせなどを入れられます。交渉するときにも事前に行動の予測がつくようになるでしょう。営業外活動といった部分も減らせるのです。営業外活動とは、実際の業務とは違ったところで活動することを表しています。

残業にもならないことをするのは非効率と考えている企業には、時間の効率化は大きなメリットになるのです。逆に営業外活動をするとしても、いつだれがどこと接触しているかがわかれば営業組織として武器に変えられるのです。大事なことは情報を知り自分たちの手の上で管理することにあります。

意思決定の迅速化

物事を決めるときには、さまざまな情報の分析が必要となります。一般的な営業組織では決定に際し、上流に向かって進めていかなければいけません。現場からスタートし上司へと進み、最終的には経営層で判断する場合もあります。

意思決定で手順を追うことは悪いわけではありません。各セクションでの確認もあり、流れ的には大事なプロセスです。ただし、それだけ時間がかかり好機を逃すことも出てきます。情報共有を進めていくと、意思決定に迅速な判断が行えます。本来であれば常に報告という形で情報が上流へと向かうはずです。情報共有が進むと、入力した段階で上流でも確認できます。それも現場で得た情報が屈折することなく、ストレートに伝わっていくのです。

意思決定のスピードアップは、業務改善のカギを握ります。どのような状況なのかスケジュール管理と合わせることにより、さらに効果を上げられるのです。チームワークの部分でも、意思決定の速度を上げることで連携も取りやすくなります。

営業組織で情報共有を加速させるポイント

営業組織で情報共有を進めたい場合、ただシステムを導入しても大きな効果は上がりません。もともと個で動くことが多い営業組織だからこそ、しっかりとポイントを抑えて加速させていかなければいけないからです。

情報共有する手段

情報共有のためのツールはいくつもあります。スケジュール管理もそのひとつですが、存在を知らなければ意味がありません。ツールを導入したことを周知してもらう必要があります。使い勝手の問題も重要です。どんな優れたツールでも、使いこなすのは営業組織の人間に変わりはありません。手間がかかるツールを選定すれば、その時間が惜しいと感じるでしょう。営業にとって時間が大変貴重だからです。これでは情報共有しても効果が薄いと感じ、必要性に疑問を呈し始めます。

どこでも利用できることも重要です。営業組織は外回りに出ていることが多くなります。全員が顔を合わせる時間も限られているものです。その中で情報共有するためには、フレキシブルに対応できるツールがなければいけません。どこにいても使えるようにしておき、いつでも確認できる体制づくりが必要となるのです。スケジュール管理などでも、必要なときに必要な情報を共有できれば、無駄な動きもなくなります。

フォーマットの策定

営業組織としてやってしまいがちなのが、高性能なツールを用意したからだれでもできると思い込んでしまうことです。IT関連に理解度の高いリーダーが存在していると起こりやすい問題といえます。
だれもが同じようなスキルを持っているわけではありません。できると思っても、実は対応できないことも理解する必要があるでしょう。

フォーマットの策定も同様です。自分が使いやすいと思っていても、ほかの人が同様とは限りません。フォーマットの策定は複数人で行い、できるだけ簡単に手早く済ませるようにするのがポイントです。分かりにくい点があれば、どこまでフォローできるのかも検討しておくと間違いありません。

情報整理と反応

情報共有を進めると、必ず大量のデータが蓄積されていきます。このデータはどんどんと肥大化し、やがて検索するだけでも厄介なものになるのです。ここで大きな問題が起こります。見つけ出せないなら、情報共有自体も意味がないと思い込んでしまうことです。これは大きな誤りで、活用できないことが足を引っ張っているにすぎません。

どんなに優れた情報でも、整理していなければデータの塊です。営業組織としてどんどんと膨大なデータになるからこそ、情報整理する環境や定義なども作り上げておかなければいけません。

整理されたデータには、必ず反応を付けるようにします。だれかが反応を付けるだけで、そのデータは生きているのがわかるからです。データが入力されたら見た人はアクションをするなど、決まりも作っておくといいでしょう。ログが残るだけでも、データを入力している意味が出てくるからです。

営業組織における情報共有の意味

営業組織にとって情報は武器であり盾でもあります。徒手空拳で戦うことに意義を見出す人もいるかもしれませんが、非効率なことに違いはありません。そうならないためにも、情報共有を進め、営業組織を強く育てていく必要があるでしょう。

情報共有はIT時代だからこそ始まったわけではありません。もともとはノートなどに残して連絡を取り合うなど、時代に合わせてさまざまな方法がとられてきただけです。これがIT技術で変化しただけで、意味として大きな違いはありません。効率的な方法もどんどんと開発されてきていることからも、スケジュール管理なども含め組織強化のために導入を考えてみるべきでしょう。

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