営業事務員はこなすタスクが多くハードな職業です。営業担当とクライアントの板挟みになりがちで、プラスで事務作業もこなさなければいけないので常に時間に追われて大変なことでしょう。
その大変な業務を社内で情報共有をすることで、仕事を楽にする事ができます。
とは言っても、
「そもそもタスクの量が多いのに、プラスで情報共有は面倒、、」
「情報共有の方法として何があるの？」
と思われる方もいらっしゃることでしょう。
この記事では、「なぜ、営業事務に情報共有が大切なのか？」「業務の効率UPができる情報共有の方法」を解説しています。
現状の職場で情報共有がしっかり出来ているか考えながら、ご覧いただけると幸いです。
目次
営業事務の情報共有が大切なワケ
業務にゆとりが生まれる
チャットツールなどを使用し情報共有を行うことで、現状のハードな業務にゆとりを持たせる事が可能です。
営業事務員はタスクが多く、一般事務作業、営業担当から共有されたクライアント情報の管理、契約書類の管理などが存在します。その中でも新人を育成する際は特にハードで、自身のタスクをこなしながら研修を行い、質問などにも1つ1つ回答していくなど1人では手が回らない事がほとんどでしょう。
チャットツールなどを活用することで、共有された情報を営業事務や営業担当など、全体に共有が可能です。不明点の質問に対しても共有履歴から確認ができるので、同じ質問を２度聞かれることも無くなります。
情報を共有することで、業務全体において２度の手間作業がなくなるので、業務にゆとりが生まれます。
情報の共有ミスが減る
営業事務と営業担当がチャットツールなどを使用し、情報共有をすることで伝達ミスが少なくなります。
元々は、営業担当から営業事務への共有は電話などで伝えるのが一般的でした。電話一本でクライアントの細かな特徴まで、把握するのは難しいものです。
チャットツールの掲示板などで、営業担当が営業事務全体に共有する事により、確認済みになったか、また不明点などがあればツール内で質問を投げかけることができ、何回でも見返せるので共有ミス自体が減ります。
営業する上で担当と事務間での共有ミスはご法度なので、共有ミスが減るように情報共有の徹底を行いましょう。
業務効率化ができる
チャットツールなどのITツールを使用する事で、情報共有において業務の効率がよくなります。
チャットツールの掲示板などで営業担当が共有した案件も、手が空いている営業事務員がスグに対応ができます。クライアントの来客がある際は、全体のスケジュールなどを見てスケジュールに空きがある事務員が対応依頼をするなど、時間の使い方が上手くなり効率がUPします。
営業事務全体と営業担当間での情報共有をする事で業務効率UPも狙えるので、たかが情報共有と言えど大切になります。
業務効率UPに繋がる社内情報共有のコツ
情報共有のルールを決める
チャットツールなどのITツールで情報を共有する際に、ルールを決めることが必要です。
チャットツールなどを使用することで、今までと共有スタイルが変わるので、通知機能などを必ず使用し、リアルタイムで確認をしてもらうことも可能です。共有事項がゴチャゴチャにならないように、取り扱う情報ごとにチャットツールの掲示板を分けることも可能です。
情報共有において一人一人が確認を怠らず、管理しやすいようなルール決めをすることで、より業務効率UPを目指せるでしょう。
営業部全体で情報共有を行なう
チャットツールを使って、営業部全体で情報共有することにより、さらなる業務効率UPが期待できます。
営業部全体で情報共有を行なうことで、新しい資料の共有や人事異動通達などがチャットツール上で全体共有ができるので、リアルタイムでの確認も可能になります。
営業担当同士も、獲得した案件の意識したポイントやトークなどのノウハウを共有することで、1人1人の営業スキルの向上も期待でき、それにより営業部自体の生産性UPも可能です。
業務効率をUPさせるためには、営業事務を含め営業部全体で情報共有することが大切になります。
営業部全体のスケジュール管理が必須
情報共有だけではなく、営業部全体でスケジュール管理もあわせて行うことで、共有されたタスクの振り分けもシンプル化されるので効率UPにつながります。
営業事務のスケジュール管理は、1人1人の事務員がどれくらいのタスクを抱えているのか、来客対応は何時に入っているのかをスケジュール化しましょう。営業担当のスケジュール管理は、本日の営業件数と時間を細かく設定しましょう。
スケジュール管理をすることで、営業事務員だけでなく営業担当も１案件の所有時間を明確にすることで、意識改革につながりさらなる効率UPも望めるでしょう。
ITツールを利用する
チャットツールやグループウェアなどのビジネスチャット機能があるITツールを利用することで情報共有がしやすくなり、業務効率UPにつながります。
ITツールには基本無料のツールから、有料で情報共有以外の機能もあり組織全体の業務効率UPが可能なものまで数多く存在します。
ITツールを導入する際は、様々な注意点やポイントもあるので下記の記事もあわせて読んでみて下さい。
https://aipo.com/blog/ittools-introduction-points/
情報共有可能なおすすめITツール
チャットツール
チャットツールの主な機能としては以下の2つが挙げられます。
・個人同士のやりとり可能なDM機能
・共有事項ごとにルーム分け可能な掲示板機能
「Slack」「chatwork」は多くの企業で使われているチャットツールの一つです。料金形態は、基本無料で追加機能で料金が発生します。
グループウェア
グループウェアと言ってもチャット機能以外にも多くの機能があり、営業事務のみに留まらず組織全体の業務効率UP可能なツールが数多く存在します。
今回は以下の４つの機能を紹介します。
ビジネスチャット
「Slack」「chatwork」などのチャットツールとできることは基本一緒になり、DM機能や掲示板機能が挙げられます。
aipoの「ビジネスチャット」https://aipo.com/apps/chat/
スケジュール管理
1人1人がスケジュールを入力し、組織全体で共有することが可能です。
組織全体のスケジュールを管理することによって、商談日時のセッティングなどが容易になります。
aipoの「ビジネスカレンダー」https://aipo.com/apps/calendar/
ワークフロー
申請、発注手続きから承認までがツール上で全て管理できます。
書類作成が不要になるのでペーパーレス化が可能で、紙やインクのコストカットも可能になります。
aipoの「ワークフロー」https://aipo.com/apps/workflow/
勤怠管理
営業担当の勤怠管理が、外出先でもスマホ１つで自動管理可能になります。
これにより営業事務員が営業担当の勤怠管理を手打ちしなくても良くなるので、業務自体が減り業務効率UPにつながります。
aipoの「タイムカード」https://aipo.com/apps/timecard/
業務効率UPを狙うならグループウェア
営業事務の業務効率UPを狙うなら、社内の情報共有は意識的に変えていく事が必要です。
チャットツール、グループウェアなどのITツールを使うことで、情報の共有がスムーズに行え業務効率UPにつながります。ITツールの中でもグループウェアは、情報共有以外にも機能が豊富で、さらなる業務効率UPが期待できます。
営業事務を含め、営業部全体の業務効率UPも期待できるグループウェアがおすすめです。
グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。
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