営業事務はハードな仕事!社内情報共有で効率UPを狙う方法

こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。

営業事務員は、こなすタスクが多くハードな職業です。営業担当とクライアントの板挟みになりがちで、プラスで事務作業もこなさなければいけないので常に時間に追われて大変でしょう。

その大変な業務を社内で情報共有をすることで、仕事を楽にする事ができます。

とはいっても、「そもそもタスクの量が多いのに、プラスで情報共有は面倒…」「情報共有の方法として何があるの?」と思われる方もいらっしゃることでしょう。

この記事では、なぜ営業事務に情報共有が大切なのか、業務の効率UPができる情報共有の方法を解説しています。

現状の職場で情報共有がしっかり出来ているか考えながら、ご覧いただけると幸いです。

営業事務の情報共有が大切な理由

業務にゆとりが生まれる

チャットツールなどを使用し情報共有を行うことで、現状のハードな業務にゆとりを持たせる事が可能です。

営業事務員はタスクが多く、一般事務作業、営業担当から共有されたクライアント情報の管理、契約書類の管理などが存在します。その中でも新人を育成する際は特にハードで、自身のタスクをこなしながら研修を行い、質問などにも1つ1つ回答していくなど、一人では手が回らないことがほとんどでしょう。

チャットツールなどを活用することで、共有された情報を営業事務や営業担当など、全体に共有することが可能です。不明点の質問に対しても共有履歴から確認ができるので、同じ質問を何度も聞かれることがなくなります。

情報を共有することで、業務全体において二度手間の作業がなくなるので、業務にゆとりが生まれます。

情報の伝達ミスが減る

営業事務と営業担当がチャットツールなどを使用し、情報共有をすることで伝達ミスが少なくなります。

元々、営業担当から営業事務への共有は電話などで伝えるのが一般的でした。しかし、電話一本でクライアントの細かな情報まで、伝えて把握するのは難しいものです。

チャットツールの掲示板などで、営業担当が営業事務全体に共有する事により、確認済みになったか、また不明点などがあればツール内で質問を投げかけることができ、何回でも見返せるので伝達ミスが減ります。

営業するうえで担当と事務間での共有ミスはご法度なので、伝達ミスが減るように情報共有の徹底を行いましょう。

業務効率化ができる

チャットツールなどのITツールを使用する事で、情報共有において業務の効率がよくなります。

チャットツールの掲示板などで営業担当が共有した案件を、手が空いている営業事務員がすぐに対応することができます。クライアントの来客がある際は、全体のスケジュールなどを見てスケジュールに空きがある事務員が対応依頼をするなど、時間の使い方が上手くなり効率がUPします。

営業事務全体と営業担当間での情報共有をする事で業務効率UPも狙えるので、たかが情報共有といえど大切になります。

業務効率UPに繋がる社内情報共有のコツ

情報共有のルールを決める

チャットツールなどのITツールで情報を共有する際に、ルールを決めることが必要です。

チャットツールなどを使用することで、今までと共有スタイルが変わるので、通知機能などを必ず使用し、リアルタイムで確認をしてもらうことも可能です。共有事項がゴチャゴチャにならないように、取り扱う情報ごとにチャットツールの掲示板を分けることも可能です。

情報共有において一人一人が確認を怠らず、管理しやすいようなルール決めをすることで、より業務効率UPを目指せるでしょう。

営業部全体で情報共有を行う

チャットツールを使って、営業部全体で情報共有することにより、さらなる業務効率UPが期待できます。

営業部全体で情報共有を行うことで、新しい資料の共有や人事異動通達などがチャットツール上で全体共有ができるので、リアルタイムでの確認も可能になります。

営業担当同士も、獲得した案件の意識したポイントやトークなどのノウハウを共有することで、一人ひとりの営業スキルの向上も期待でき、それにより営業部自体の生産性UPも可能です。

業務効率をUPさせるためには、営業事務を含め営業部全体で情報共有することが大切になります。

営業部全体のスケジュール管理が必須

情報共有だけではなく、営業部全体でスケジュール管理もあわせて行うことで、共有されたタスクの振り分けもシンプル化されるので効率UPにつながります。

営業事務のスケジュール管理では、一人ひとりの事務員がどれくらいのタスクを抱えているのか、来客対応は何時に入っているのかをスケジュール化しましょう。営業担当のスケジュール管理は、その日の営業件数と時間を細かく設定しましょう。

スケジュール管理をすることで、営業事務員だけではなく営業担当も1案件の所有時間を明確にすると、必要以上に時間を使いすぎないように意識が変化するでしょう。

このような意識改革が起これば、さらなる効率UPも期待できます。

ITツールを利用する

チャットツールやグループウェアなどのチャット機能があるITツールを利用することで、情報共有がしやすくなり業務効率UPにつながります。

ITツールには基本無料のツールから、有料で情報共有以外の機能もあり、組織全体の業務効率UPが可能なものまで数多く存在します。

情報共有可能なおすすめITツール

グループウェア

グループウェアといってもチャット機能以外にも多くの機能があり、営業事務のみに留まらず組織全体の業務効率UP可能なツールが数多く存在します。

今回は以下の4つの機能を紹介します。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、グループウェアに含まれているチャット機能です。主な機能としては、以下の2つが挙げられます。

  • 個人同士のやりとり可能なDM機能
  • 共有事項ごとにルーム分け可能な掲示板機能

例えば、「Slack」や「Chatwork」は多くの企業で使われているチャットツールです。料金形態は基本無料で、追加機能で料金が発生します。

チャットツールによっては、絵文字やスタンプで返信できる機能もあり、メールや電話よりも簡単にすばやく情報共有やリアクションを送ることができます。

スケジュール管理

一人ひとりがスケジュールを入力し、組織全体で共有することが可能です。

組織全体のスケジュールを管理することによって、商談日時のセッティングなどが容易になります。

ワークフロー

申請、発注手続きから承認までがツール上で全て管理できます。

書類作成が不要になるのでペーパーレス化が可能で、紙やインクのコストカットにもつながります。

勤怠管理

営業担当の勤怠管理が外出中でも、スマホ1つで自動で勤怠管理できます。

これにより営業事務員が営業担当の勤怠管理を手打ちしなくてもよくなるので、業務自体が減り業務効率UPにつながります。

業務効率UPを狙うならグループウェア

営業事務の業務効率UPを狙うなら、社内の情報共有は意識的に変えていく事が必要です。

チャットツール、グループウェアなどのITツールを使うことで、情報の共有がスムーズにできて業務効率UPにつながります。ITツールの中でもグループウェアは、情報共有以外にも機能が豊富で、さらなる業務効率UPが期待できます。

営業事務を含め、営業部全体の業務効率UPも期待できるグループウェアがおすすめです。

スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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