営業事務の仕事内容とは?基礎知識や効率化するITツールをご紹介

2022/05/12

ビジネスにとって営業は、企業の利益を大きく左右する大切な仕事です。しかし、営業社員は商談などで外出していることが多く、オフィスワークがあまり行えません。そこで欠かせないのが、営業社員をオフィスからサポートする「営業事務」の仕事です。

営業と同様に業種を問わず求められる営業事務は、需要の高い仕事といえます。ただし、営業事務の仕事が効率的に行えないと、営業社員の業務にも支障が出てしまいます。営業チームが業務改善に取り組む場合、営業事務の効率化につながるITツールの活用が必要不可欠です。

そこで、本記事では営業事務の仕事内容や、効率化するためのITツールをご紹介します。これから営業事務員を目指す方はもちろん、社内の営業事務に課題を感じている方も、ぜひご覧ください。

営業事務の仕事内容とは?

営業事務の仕事では、日中に外出している営業社員がオフィスでできない事務作業を代わりに行います。その仕事内容は企業によっても細かく変わりますが、主なものは次の3つです。

書類作成

営業事務の仕事で特に重要となるのが、書類作成です。クライアントに自社の製品やサービスを販売する上で、見積書や契約書といった様々な書類を扱う必要が生じます。しかし、外出の多い営業社員ではこうした書類の作成が難しいため、営業事務員が代行するのです。

契約前には、取引数量や価格などを記載した見積書を作成し、クライアントへ提出します。契約を交わす際には、正式な契約内容を記載した契約書を作成します。いずれも商談から得た情報をもとに作成するため、営業社員との情報共有が欠かせません。

ほかにも製品やサービスの納品時に提出する納品書、クライアントに代金を支払ってもらうために送付する請求書など、書類は様々です。これらの書類にミスがあれば信用問題にもなりかねないため、高い正確性が求められます。

クライアント対応

バックオフィス業務のイメージも強い営業事務ですが、クライアント対応が必要となることも多いものです。クライアントから電話やメールで問い合わせが来た際には、営業社員に代わって正しく回答する必要があります。

ただし電話の場合、担当の営業社員がオフィスにいれば取り次げますが、外回りの仕事で不在となるケースも珍しくありません。その場合は用件を担当者に伝えたり、急ぎであれば営業事務員の判断で処理したりすることになります。

また、オフィスに来客があった場合は、案内したり飲み物を出したりすることになるでしょう。クライアントに失礼がないようビジネスマナーが必須となるのはもちろん、臨機応変に動ける冷静さも必要です。

各種管理業務

営業に関わる様々な情報を管理することも、営業事務の大切な仕事です。在庫管理や顧客管理など対象となるものは多岐にわたりますが、企業によって任される業務は変わるでしょう。契約書のように保管が必要な書類は、日付や種類ごとにファイリングする必要があります。

営業事務の業務効率化におすすめのITツール3選

営業事務は企業にとって欠かせない仕事であるがゆえに、業務量が増大しがちです。営業事務員の負担を軽減するためには、ITツールの活用による業務効率化が重要となります。とはいえ、重要書類を多く扱う営業事務の仕事は、IT化が難しい側面もあるでしょう。

営業事務の仕事で最初にITツールの導入を検討すべきは、情報共有やコミュニケーションです。オフィスにいない営業社員との連携がうまく行かずお悩みの営業事務員は多いと思います。営業社員とのスムーズな連携が実現すれば、書類作成などにも専念しやすくなるでしょう。

ここでは、営業事務員・営業社員間の情報共有やコミュニケーションを効率化できるITツールを3つご紹介します。ITツールについて詳しく知りたい方は、次の記事をお読みください。

ITツールとは?社内導入の際のポイントなど、分かりやすく紹介

その1:スケジュール管理ツール

「スケジュール管理ツール」は、Web上でスケジュールを管理・共有できるITツールです。カレンダー形式で見やすいため、自分やチームメイトの予定が簡単に把握できます。ドラッグアンドドロップで予定を追加できるなど、スケジュール管理に特化したインターフェースとなっています。

多くのスケジュール管理ツールは、Webブラウザさえあればスマートフォンからでもアクセス可能です。そのため、営業社員の外出中に予定が変わったとしても、その場でスケジュールを更新できます。営業社員の予定をリアルタイムに把握でき、迅速・正確なサポートが可能となります。

アイポの「スケジュール管理ツール」

その2:タスク管理ツール

「タスク管理ツール」は、Web上でタスクの進捗を管理・共有できるITツールです。進捗率がバーで見える化されるため、遅れているタスクがあっても見逃す心配がありません。自分だけでなく営業社員のタスクも把握できるので、臨機応変なフォローが可能となります。

アイポの「タスク管理ツール」

その3:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、離れたチームメイトとチャット形式で会話ができるITツールです。本文を入力して送信ボタンを押下するだけで良いため、メールよりも素早くメッセージを送信できます。外出中の営業社員でもスマートフォンで使えるので、よりスムーズに連携できるでしょう。

アイポの「ビジネスチャット」

ITツールで営業事務の仕事を効率化しましょう!

今回は営業事務の仕事内容や、効率化するためのITツールをご紹介しました。

契約書などの重要書類を扱う営業事務員がいなければ、クライアントに製品やサービスを販売することはできません。営業事務員の負担を軽減することは、企業の売り上げを確保する意味でも非常に重要です。そのためには、ITツールを活用して営業事務の仕事を効率化する必要があります。

とはいえ、様々なITツールを導入すると、コストが気になるところです。コストを抑えて営業事務の仕事を効率化したい方には、「グループウェア」をおすすめします。情報共有やコミュニケーションに役立つ機能を数多く持ち、他のITツールを導入せずに幅広い業務をカバーできます。

グループウェア「アイポ」なら初期費用が一切かからず、リーズナブルな月額料金だけで利用することが可能です。シンプルなインターフェースで使いやすく、ITツールに慣れていない方でも問題ありません。営業事務の仕事を効率化したい方は、ぜひアイポをご導入ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

介護施設の紙削減にはITツール!メリットやおすすめを紹介
接骨院の方必見!紙のスケジュール管理から脱却して業務効率化
ハードスキルとソフトスキルの違いとは?基礎知識や高める方法を紹介

1分で登録完了。無料お試し終了後、登録済みのデータを引継いでご契約いただけます。