「営業」といえば取引先との商談といった直接的なやり取りのイメージを持たれがちですが、実際は異なりますよね。大抵の営業職ではそういった営業活動よりも、パソコンを使った事務作業の方が多いでしょう。
とはいえ、企業の利益を拡大するためには1社でも多くの取引先と商談する必要があります。営業活動を最大限に行うためには、事務作業をいかにして効率化するかが大切です。しかし、案件管理や営業報告書の作成といった事務作業に効率の悪さを感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで最近では、ツールを活用して業務効率化する営業チームも増えてきました。営業での事務作業を効率化するためには、このようなツールについて把握しておく必要があります。この記事を読んで、営業職でも欠かせない事務作業を効率化するツールについて押さえておきましょう。
目次
営業職では、約２／３の時間が事務作業！
「セールス最新事情」によると、営業の仕事で顧客に直接働きかける「営業活動」に費やせる時間は、たったの34％しかありません。つまり、残り66％の時間は資料作成や社内会議などの事務作業に費やされていることになります。
成約率をアップするためには、1社でも多くの顧客と商談することが大切です。しかし事務作業に時間がかかってしまうと、その分営業活動に時間を費やす余裕がなくなってしまうでしょう。これだけ多くの割合を占めている事務作業をいかにして効率化するかが、営業の仕事でも重要になってきます。
営業の仕事を効率化するおすすめツールは「グループウェア」
営業の仕事でも欠かせない事務作業を効率化するためには、「グループウェア」を使うのが良いでしょう。グループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化するオンラインツールです。グループウェアには豊富な機能が備わっており、営業職でも様々なシーンで活用できます。
そして何よりも、グループウェアはパソコンだけでなくスマートフォンからでも利用できるのが大きな強みです。商談で外出することの多い営業の仕事にとって、社外でも利用できるグループウェアはピッタリのツールでしょう。グループウェアが営業の仕事で役立つ具体的なシーンについては、次の章で解説します。
営業職でのグループウェア活用シーン3選
実際のところ、営業の仕事でグループウェアを導入している企業も多く存在します。営業の仕事でグループウェアが役立つシーンを3つ、ご紹介しましょう。
その1：スケジュール管理・共有
先ほども解説した通り、営業の仕事では1社でも多くの顧客と商談することが大切です。効率よく商談を行うためには、取引先への移動時間なども含めた正確なスケジュール管理が欠かせません。しかし現実的には、取引先の都合で商談がキャンセルになったり、待ち時間が発生したりすることもあるでしょう。
営業の仕事ではこのようにスケジュールが急遽変更されることも多いので、外出先でも手軽にスケジュール管理できる必要があります。営業でのスケジュール管理には、手帳を使用している方も多いですよね。しかし手書きが必要な手帳では、スケジュールを変更すると煩雑になりやすい上に、自分以外の営業メンバーは状況を把握できません。
そこで役立つのが、グループウェアです。グループウェアの「スケジュール管理機能」を使えば、オンラインで全営業メンバーのスケジュールを管理・共有できます。外出先でもスマートフォンで簡単にスケジュール更新できるうえに、営業チーム内でリアルタイムに状況を把握可能です。
その2：営業報告書の作成・共有
「営業報告書」の作成や共有も、営業の仕事では欠かせませんよね。営業活動の記録を報告書として共有することで適切なフォローがしやすくなり、チームワークの向上につながるでしょう。必要な情報を漏れなく記載することはもちろん、誤解が発生しないよう分かりやすさも求められます。
また、営業活動を正確にチーム内で共有するためには、営業報告書をシンプルに管理することも大切です。管理が煩雑になっていると、チームメンバーが営業報告書を見逃してしまうこともあり得ます。Excelを使ったポピュラーな管理方法ではファイルやシートがかさばりやすく、営業報告書の作成や共有が大変でしょう。
営業報告書の作成や共有にも、グループウェアを使うのが効果的です。グループウェアの「報告書機能」を使えば、営業報告書をオンラインで作成・共有できます。作成した営業報告書はクラウド上で管理できるため、共有フォルダのようにかさばることもありません。
しかも、営業報告書の作成時に通知先を設定することで、任意メンバーのデスクトップ上に通知してくれます。そのため、見逃してしまうことなく確実に営業報告書を共有可能です。営業報告書にコメントを付ける機能もあるため、チームメンバーとのやり取りも簡単にできます。
その3：案件管理
営業の仕事では、並行して複数の取引先と商談を進めていき、それぞれの進行状況を正確に管理する必要があります。しかし誰がどの取引先と商談しているのか、どこまで商談が進行しているのか、などを全て正確に把握するのは容易ではありません。案件管理の大変さに頭を抱えている営業職の方も、多いのではないでしょうか。
このような営業での案件管理にも、グループウェアが便利です。グループウェアの「プロジェクト管理機能」を使えば、全商談の進行状況をオンラインで管理・共有できます。ガントチャート形式のため進行状況が分かりやすく、遅れている商談がひと目で把握可能です。
また、各商談に複数の担当者を割り当てることも可能で、誰が何をしているのか簡単に把握できます。すべての商談を1画面で俯瞰できるため、営業マネージャーが営業計画を立てる際にも役立つでしょう。特定の営業メンバーに負荷が偏ることも防げますし、スケジュール感がつかみやすいため無理のない計画を立てられます。
グループウェアで、営業の仕事を快適にしましょう！
今回は、営業職でも欠かせない事務作業を効率化するツールとして、グループウェアについて解説しました。営業の仕事でも、グループウェアが役立つシーンは多いことがお分かりいただけたのではないでしょうか。
最近ではコロナウイルスの影響もあり、「オンライン商談」という営業スタイルも増えてきました。営業の仕事でもリモートワークが増えていくことが予想されるので、自宅でも使えるグループウェアの需要はさらに高まるでしょう。
営業の仕事を効率化したいと考えている方は、ぜひグループウェアを導入してみてください。
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