営業職必見!日程調整ツールを活用し、効率的にアポイントを取ろう!

2021/06/08

ここ1年で企業のテレワーク化は大きく進み、労働環境は大きく変わりました。
この劇的な変動によって、今までのような働き方ではうまくいかなくなってきました。多くの企業が四苦八苦する一方で、旧来の方法が見直す機会として、前向きに受け入れるようなところも出てきています。

今まで紙で行われていた申請書を、オンライン上でやり取りすることで、時間の短縮に繋げています。それにより、薄々不要だと思われていた押印を必要とする業務が減り、むしろ今までよりも効率的に業務が回るようになりました。

営業職は、数ある業種の中でも、最も大きな変化を迎えました。たとえば、対面での商談のほとんどがなくなり、電話やメール、Web会議アプリなどが主になっています。オンライン上での業務が増えると同時に、今までの仕事の仕方の見直しがされるようになりました。

中でも注目されているのが、日程調整サービスです。これはオンライン上で顧客などと日程調整するためのサービスです。このサービスを活用することで、今までのアポ取りの問題を解消することができます。

この記事では今までのアポ取り業務が抱えていた問題を挙げ、それを解消する日程調整ツールの特徴について解説します。

アポ取りが抱える3つの問題

アポ取りには以下のような問題が常に付きまといます。これらは今までは当然のこととされてきたので、問題とすら考えない人もいます。しかし、後述する日程調整ツールの登場により、これらの問題と向き合わざるを得ない状況になりつつあります。

営業は日程が確定するまで、候補日に別の予定が入れられない

日程調整をメールで行う場合、何度もやり取りをする必要があります。返事に1時間~1日を要することは珍しくなく、中には日程確定まで数日かかることもあります。メールでの日程調整は、最低でも「候補日を挙げる」、「顧客がその中から希望日を選ぶ」、「改めて日時を確認して確定」という手順が必要です。

メールの問題は時間がかかりというところだけではありません。候補日を挙げて相手の返事を待つというやり方は、日程が確定するまで多くの候補日が予定を埋めてしまうのです。これでは、複数のアポイントメントが取れそうでも、日程調整が思うようにできない事態になってしまいます。実際、予定が入るかわからない候補日のせいで、四苦八苦した方も多いのではないでしょうか。特に今は、テレワークの普及に伴い、電話での営業は担当者不在と返されることも多くなりました。そのため、メールの比重は今後も大きくなると思われます。

顧客にとって、日程調整は面倒な作業

営業する側からすると見落としがちですが、日程調整作業は顧客からすると面倒な作業です。特に、日々の業務に追われている人は、余計な予定は入れたくありません。予定そのものに時間を取られるだけでなく、日程調整に時間にも時間がかかるからです。

日程調整の時間自体はそれほど大きくはありませんが、その小さなコストが判断を変えてしまうこともあります。アポイントを承諾する顧客は、必ずしも意欲的というわけではありません。「これは話を聞くべきだ」と思っている人なら、時間を割くのも躊躇わないでしょう。

しかし、「一応、聞くだけ聞こう」という人には、些細なことが可否を決めることもあります。少しでもアポイントを取るためにも、顧客に負担のない形で日程調整を行うべきです。

常にダブルブッキングが起こるリスクを抱えている

日程調整で最も気をつけなければならないのが、ダブルブッキングです。信用を失うミスなので、なんとしても避けるべきものです。注意していれば大丈夫だと思う人もいますが、それでもダブルブッキングのリスクは常にあります。

たとえば、多忙で予定を整理しきれない時などは危険です。電話で日程調整を行って急いでメモに書き留めたのに、スケジュールに反映させるのを忘れる、という人は珍しくありません。また、留守中に第三者が行き違いで予定を入れてしまうこともあります。

この場合はその人のミスを責めるより、まずは情報連携の仕組みに問題がなかったか見直すべきでしょう。このようなヒューマンエラーは、日程調整の仕組みを構築することで最小限に抑えられます。

日程調整ツールはどのように役立つのか

日程調整は、これまで述べたような問題を解決します。その仕組みはシンプルです。まず、ユーザーはオンライン上に自分のスケジュール情報を公開します。顧客はそのスケジュールにアクセスし、空いている時間に予定を入れます。基本はこれだけです。

それでは、なぜ日程調整ツールのどこが優れているのでしょうか。特筆すべき特徴を、これからご紹介します。

直感的にわかる方法で、簡単に日程を決められる!

日程調整機能は下記のような手順で、顧客自身がスケジュールを追加できます。

1.営業側は自身のスケジュールが保存されたサイトurlを送る。
2.顧客はurlにアクセスし、スケジュールを確認する。
3.顧客は空いている時間帯を選び、予定を追加する。

このように、顧客が行う作業は最小限になっておいます。さらに、スケジュール変更時に営業へ通知が送られるように設定すれば、顧客からのメールは必要最低限にできます。このように、精神的な障壁を取り除くことで、アポ取りの成功率を底上げできます。

リアルタイムに更新されるので、候補日の設定が不要!

スケジュールそのものを相手に公開するので、候補日を挙げる必要がなくなります。営業は候補日を選定する作業と、未確定の保留日によるスケジュールの圧迫がなくなります。顧客はスケジュールの空いている日をすべて確認できるようになります。

また、誰かが日程が予定を入れた場合は、すぐにスケジュール上に反映される、という特徴もあります。そのため、複数の顧客に対して、同時に日程調整を行いやすくなります。

リアルタイムな情報共有で、ダブルブッキングを避けられる!

オンライン上のスケジュールをリアルタイムに編集できるので、秘書など第三者との情報共有が容易になります。外出中などでも最新のスケジュールが確認できるので、行き違いによるダブルブッキングを避けることができます。

また、スケジュール管理を日程調整ツール上で一元化して行えるので、メモなどへの記載ミスなどによるミスの発生率を抑えられる。

日程調整ツールは、営業マンを身軽にしてくれる

営業は常に刻々と変わるスケジュールを管理し続けなければなりません。顧客や取引先との商談をこなしながら、正確に予定を管理し続けるのは簡単ではありません。スケジュール管理のために、多くの時間を割いてきました。

日程調整サービスは、作業量と努力でなんとかしてきた問題を容易に解消できます。作業負担を減らすことで、営業の手腕が問われるテクニカルな業務に注力できるようになます。

グループウェアの日程調整のことなら、私たちにご相談ください。

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