営業における社内情報共有とは?重要性も解説!

2022/03/18

営業と言えば、それぞれの社員が個人プレーで成果を出すといったイメージがあるかもしれません。

しかし、営業チーム内において情報共有をおこなうことで、企業にとっては様々なメリットが生まれます。 本記事では、営業チーム内で情報共有をおこなうことでどのようなメリットが生まれるのかについてご紹介していきます。

社内での情報共有

社内での情報共有とは、個々の社員の持つそれぞれの情報を、社内で共有することをいいます。業務のやり方から顧客・案件情報などを主に共有します。各社員の情報を社内全体で共有することで、業務を効率的におこなえるようになります。

また代替が効くようになり、滞りをなくすことができます。近年はインターネットが普及したことで、比較的簡単に情報共有が行えるようになり、その重要度は増してきていると言えるでしょう。 営業における社内情報共有としては、顧客情報や会社情報、営業活動で得た情報や成果などが挙げられます。

営業における情報共有の大切さ

営業は個人で成果を出す仕事と思われがちです。実際そのような側面も無くは無いでしょうが、営業チーム内で情報共有をおこなうことは大切です。例えば、チーム内エースである営業マンが、どのようにして成果をあげているのか、その方法を共有するだけでも大きく違います。

エースの営業内容を社内ナレッジとして共有することで、成果の出ていない他のチームメンバーや新入社員が、売り上げを叩き出すきっかけとなるかもしれません。 このことからも、営業においても社内情報共有をすることは企業として非常に大事なことだと言えるでしょう。

営業チームが情報共有をおこなうメリット

営業チーム内で情報共有をおこなうことのメリットを、いくつか具体的に見ていきましょう。

業務効率化

ITツールやチャットツールを使えば、オンライン上でマニュアルやダイアログを使った情報共有がおこなえます。必要な情報をいつでも簡単に閲覧できる状態にしておけば、無駄なやり取りや会話を削減することができ、業務効率化に繋がります。

チーム内のスキル向上

優秀な社員の知識や業務内容をシェアすることで、チーム全体のスキル向上につながります。優秀なナレッジが蓄積されてマニュアル化されていけば、新入社員であってもマニュアルを見ながらそつなく業務をこなすことができるでしょう。

また、過去の成功事例を共有することで、どのようなケースの案件であっても、ある程度柔軟に対応できるようになります。トラブル対応も、同じく過去の事例を社内で情報共有することで、どの社員であってもトラブルに対処できるようになり、業務の標準化が期待できるでしょう。

属人化の解消

営業はチームや部署というくくりはあるものの、顧客情報などはそれぞれの個人で管理しているケースが見られます。しかし、個人で管理する情報が多くなると、その人しか知り得ない情報が多くなるということでもあり、業務の属人化が発生してしまいます。

このように情報が属人化していると、突然の担当者変更が起きた場合、引き継ぎに多くの時間や労力を要してしまうことになります。逆に、顧客情報などの細かい情報まで社内で共有できていれば、そのような突然のケースにも難なく対応することが可能なのです。

他にも、社内でより多くの情報が共有されていることで、新人研修の際に役に立つでしょう。ベテランや優秀な社員の業務のやり方がわかっていれば、それを新人研修の際に伝えれば良いのです。新入社員がスタート地点からより多くのナレッジやノウハウを身に着けていれば、企業にも有利に働くことでしょう。

営業チーム内で共有するべき情報は?

営業チーム内で共有すべき情報としては、どのようなものがあるのでしょうか?

顧客情報

顧客情報を共有することは非常に大切です。顧客情報には、顧客の請求情報、過去の商談履歴、決裁者が誰なのかなどが含まれます。

顧客情報が社内で共有されていれば、こちらの担当者が突然変更になった場合でも問題なく業務を継続することが可能となります。

案件情報

各社員の案件情報を共有することは重要です。顧客情報などの基礎的なものから、実際に案件や商談がどれほど進展しているかなどの情報を共有していきます。

案件情報を共有することで、それが結果的に失注になったとしても、原因分析として役立てることができます。失注となった原因を分析し改善点を見つけられれば、次の案件に活かすことが可能なのです。

トラブル対応事例や成功事例

過去のトラブル対応事例や成功事例も共有した方が良いでしょう。トラブル対応については、常連の顧客であれば顧客ごとに「ここの顧客は〇〇のような態度を取ったらクレームをいれやすい」といったように具体的に注意喚起をおこなうとよいでしょう。

成功事例については「この業界では〇〇のトレンドを意識している」「〇〇のフォローを手厚くした結果受注につながった」といったようなニーズや需要などを共有していくとよいでしょう。

情報共有する際のコツ

情報共有の際のコツやポイントをご紹介していきます。

情報共有の仕組みを作る

情報共有の土台や仕組みをしっかり作っておくことは重要です。営業チームに必要な情報共有の項目やリストをいくつか作成しておきましょう。また、共有する項目は出来るだけシンプルを心がけましょう。その方が社員が率先して情報を共有するようになり、定着につながります。

ITツールを導入する

情報共有に欠かせないのがこのITツールです。情報共有をおこなう際は、手書きや紙よりも、インターネット上のITツールでおこなう方が便利です。情報の共有やデータの検索がより容易なうえ、個々のパソコンやデバイスから可能なので、いつでもどこからでも情報を共有・確認することが出来ます。

情報共有する際の課題・注意点

情報共有の際に気を付けるべきポイントを押さえておきましょう。

情報共有への抵抗感をなくす

社員によっては、これまで自分自身で管理していた情報をチームに共有することに抵抗感を覚えるかもしれません。もしくは、自分が努力して培ってきたノウハウを、簡単にシェアしたくないと感じる人もいるでしょう。

しかし組織や企業にとっては、各社員の情報をチーム全体で共有することで、生産性の向上につながったり、顧客からの満足度向上につながります。そのため、社員が情報共有を積極的におこなってくれるような土台を作ることが重要です。評価制度を見直すなどして、社員の情報共有の抵抗感をなくす工夫をしていきましょう。

情報共有のための労力や時間を気にする

情報を共有するためには、時間や労力がかかります。その時間や労力があまりに大きいと、社員の負担となってしまい、情報共有が思うように進まなくなってしまうかもしれません。 そのため、情報共有にかかる時間や労力は可能な限り最小限に抑えましょう。

業務効率化を前提に作られたITツールは自動化によって社員の業務量を軽減するため、情報共有にも向いているといえるでしょう。

営業も社内情報共有

個人色の強い営業だからといって、情報共有をしなくて良いわけではありません。むしろ、情報共有を積極的におこなうことが、業績を上げるためのカギとも言えそうです。

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