営業職必見! クラウドサービスを活用しテレワークを効率化させよう。

2021/06/07

テレワークが推進されてしばらく経ち、多くの人がテレワークにも慣れ始めてきました。最初は四苦八苦していた職場も、ようやく体制を整え、仕事に集中できるようになりました。

しかしその一方で、テレワークの問題も見えるようになってきました。致命的な問題は体制が整えられる中で解消されていますが、作業効率を下げるような問題は優先度が下がってしまいます。そのため、それらの問題が地味ながらも業務効率を落としてしまっているのが実情です。思い浮かべれば、2・3は気になる問題があるのではないでしょうか?

そのような問題の多くは、クラウドサービスを利用することでほとんどが解消できます。なぜなら、テレワークで起こるほとんどの問題は”物理的距離が発生する”ことが原因だからです。クラウドサービスはインターネットを介して短時間でやり取りを行うため、そのような問題と相性がよい。

この記事では、テレワーク化で生まれた問題と、それを解消するクラウドサービスを紹介します。

テレワーク化で作業負荷の増えた4つの作業

テレワーク化により、オフィスであればなんともなかった業務が面倒なものになりました。代表的なものは、下記の4つです。

スケジュールの共有

社員同士のスケジュール共有は業務において必須です。ミーティングの設定や電話連絡などは、相手のスケジュールを把握していないとうまくいきません。オフィス内であれば口頭やホワイトボードの予定表などで確認できましたが、テレワークではそうはいきません。

メールや電話などで毎回確認する必要があり、とても手間です。確認する側される側も、余計な時間をかけなければなりません。ひと目で社員のスケジュールを把握する方法が求められています。

アポイントを取る

アポイントを取ることも難しくなりました。多くの企業がテレワークを始め、電話での連絡がつかなくなりました。そのため、メールでの営業が主になってきました。

しかし、メールでのやり取りでは、候補日を挙げる→顧客が希望日を伝える→予定を確定する、という手順が必要になるので非常に手間です。作業量が増えたことにより、思うように営業ができなくなったと悩む人は少なくありません。

データを受け渡す

データの受け渡しも課題の一つです。資料や社報のような容量の少ないデータはメールで送信できますが、大容量となると簡単にはいきません。メールにはデータ容量制限があり、大きなデータは送信できないからです。

USBメモリなど、物理的な媒体に保存して受け渡す方法もありますが、移動時間がどうしてもネックになってしまいます。そもそも、セキュリティの面で、物理メディアへの保存を禁止している企業もあります。データのやり取りに難儀している企業は少なくありません。

申請書を提出(承認)する

申請書の問題は多くの人を悩ませています。アナログな申請書を使っていた企業は、出社して申請書を受け渡したり、FAXを利用したりと、今までの形態を維持しようとしています。その他にも、申請書をメールでやり取りする企業も増えました。

しかし、これらの方法は時間がかかったり、作業に手間がかかります。特にメールでのやり取りの場合、申請書代わりのエクセルファイルを編集し、メールに添付するという作業が非常に煩雑です。確認と押印で済んでいた従来の方法に比べて、作業時間が数十倍になった人もいるでしょう。可能な限り無用な作業を排除し、迅速に対応できる方法が求められています。

作業効率を向上させる4つのサービス

多くの人が上記のような問題を痛感しています。クラウドサービスはそんな方々の問題を解決し、作業効率を飛躍的に向上させます。

スケジュール管理

スケジュール管理サービスはオンライン上でスケジュールを確認・編集できるサービスです。一番の特徴は、皆でスケジュールを共有できることです。

同じ部署内の人間のスケジュールを確認したり、自分の予定を部内に公開することができます。そのため、スケジュールの確認作業が必要なくなるため、その分時間を削減できます。

日程調整

日程調整機能は、商談など、社外の人間と予定を決める時に利用される機能です。従来のアポイントに必要だった手順を大幅に減らすことができます。まず、商談の担当者はオンライン上に自分のスケジュール情報を公開し、そのurlを顧客にメールなどで教えます。顧客はそこから空いている時間を選び、商談の予定を入れます。これだけで、日程調整が完了します。

従来のメールと違い、候補日を選定するなどの作業が不要になります。また、電話と違って記録を残せるので、行き違いやミスが少なくなります。作業を可能な限りシンプルにしたことにより、顧客の作業負担も軽減できるので、両者ともストレスなく調整をすすめることができます。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、オンライン上に大容量のデータを保管するサービスです。メールと違い、数ギガバイトのデータも保存できます。ファイルへのパスワードロックやアカウントでの認証など、複数のセキュリティを併せて、安全性を高めることができます。また、複数人にファイルを配布できるので、物理メディアでのやり取りよりも作業時間が大幅に減ります。

ワークフロー(オンライン申請)

ワークフローは申請書をオンライン上で処理するシステムです。

ワークフローの仕組み、おおまかに言うと以下のとおりです。
1.情報システム部などの管理者は、社員個別のアカウントを作成し、各社員に配布する。
※アカウントは一般アカウントと承認アカウントに分かれている。
2.一般アカウントはワークフローサイトにアクセスし、申請書の提出ができる。
3.承認アカウントはワークフローサイトで、自分に提出された申請書を承認できる。

ブラウザ上で作業が完結するので、メールにファイルを添付するなど面倒な作業がなくなります。承認は数クリックで完了するので、作業効率は劇的に向上します。書類を渡しに行く移動時間もないので、従来の紙媒体での承認よりもスピーディーに作業をすすめることができます。

まとめて利用するなら、グループウェアの導入を!

利用してみたいと思うクラウドサービスはありましたでしょうか?これらの機能は個別のクラウドサービスとしても存在しますが、グループウェアを利用して導入することをおすすめします。グループウェアはこれらサービスをまとめて用意しているので、グループウェア一つで複数サービスを一元管理することができます。

グループウェアを利用しない場合、サービスごとにアカウントを作成したり、権限を設定する必要があります。これらの作業はとても手間なので、管理者を業務を圧迫することになります。

また、グループウェアならサービスを付け足したり外したりするのが簡単なので、導入コストが小さくなるのもメリットです。今回ご紹介した中で利用したいサービスが見つかったのなら、グループウェアでの利用をおすすめします。

グループウェアのテレワークのことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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