国民の暮らしと密接に関わる小売業界の仕事では、情報共有が重要となります。小売業界で適切な情報共有が行われないと、様々な問題に直面することになるでしょう。実際のところ、情報共有が上手くいかずお悩みの小売企業も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、小売業界における情報共有の重要性や、効率化する方法をご紹介します。情報共有に課題を感じている小売業界の方は、ぜひご覧ください。
目次
小売業界の情報共有における3つの問題
ここでは、多くの小売企業が直面している情報共有の問題3つを順番に解説します。小売業界で情報共有が適切に行われないと、様々な問題が生じます。こうした問題を防ぐために、情報共有体制の見直しが重要となるのです。
問題1：各店舗の足並みがそろわない
複数店舗を抱える企業の場合、各店舗の足並みがそろわない問題が生じます。
小売業界では、多くの企業がフランチャイズ業態を採用しています。フランチャイズでは、本部・各店舗間の連携が非常に重要です。本部から各店舗へ指示を迅速に伝達するだけでなく、各店舗から本部へのスピーディーな業務報告も欠かせません。
本部・各店舗間の連絡手段としては、電話やメール、FAXを用いる企業が多いでしょう。しかしこうした連絡手段は、情報共有の正確性や俊敏性にそれほど優れていません。電話では、各店舗責任者がすぐに対応できないこともあります。またメールやFAXも、すぐに確認できなかったり見逃したりしがちです。
結果として、本部からの指示が全ての店舗に正しく伝わらず、足並みがそろわなくなってしまいます。
問題2：店舗責任者の負担が増大する
情報共有の窓口となる各店舗責任者の負担が増大することもあります。
その大きな原因は、電話やメール、FAXなど本部からの連絡ルートが統一されていないためです。店舗責任者は全ての指示内容を確認し、各店舗スタッフに情報共有しなければなりません。指示の頻度が多ければ確認・連絡作業も増え、店舗責任者の業務負担が増大してしまいます。
本部とのやり取りで店舗責任者の時間が奪われると、店舗スタッフへの教育やサポートが疎かになることも考えられます。
問題3：各店舗のサービス品質が低下する
各店舗における情報共有が不十分だと、サービス品質の低下につながります。
たとえば、商品在庫の保管場所を変更したにもかかわらず、店舗スタッフに情報共有しなかったとします。この場合、店舗スタッフが商品を補充する際に、在庫があることに気づけないかもしれません。結果として、本来であればお客様に提供できたはずの商品が、品切れで提供できなくなるでしょう。
各店舗スタッフに必要な情報をしっかり共有しないと、こうした問題が頻発することになります。良質な商品を確実に顧客へ提供するためには、本部・各店舗間だけでなく店舗内の情報共有も大切です。
小売業界の情報共有で重要となる3つの要素
小売業界の情報共有で重要となるのは、「正確性」「俊敏性」「可用性」の3要素です。それぞれについて、順番に解説します。情報共有体制を見直す場合、これら全ての要素に優れた情報共有手段を選択することが重要となります。
正確性
必要な情報が誤りなく正確に伝えられるかどうかは、情報共有手段を選ぶ上で重要です。小売業界では本部や各店舗、店舗責任者と各店舗スタッフの連携がサービス品質に直結します。正確性に欠ける情報共有では手戻りが増えるどころか、クレームなど思わぬトラブルにつながることも考えられます。
正確性という点では、電話での情報共有に注意が必要です。電話でのやり取りはテキストデータとして残らないため、情報が正確に伝わらないリスクが高いといえます。小売業界では、テキストデータとして記録が残せる情報共有手段を選びましょう。
俊敏性
俊敏性とは、「必要な情報を必要な相手に素早く情報共有できるか」ということです。お客様との距離が近い小売業界では、素早く変化に対応するために俊敏性の高い情報共有が求められます。時間がかかる情報共有手段では、問い合わせや品切れなどへの対応が遅れて、顧客満足度の低下につながります。
俊敏性という点では、メールでの情報共有に注意が必要です。メールの作成には多くの項目を入力する時間がかかる上に、受信相手がすぐに気づかないことも少なくありません。俊敏性の高い情報共有を実現するなら、情報を素早く送信でき、かつ相手が素早く確認できる情報共有手段を選びましょう。
可用性
可用性とは、「場所やタイミングによらず、いつでも情報共有できるか」を意味します。店舗責任者は当然ながら、常に店舗内にいるわけではありません。移動中や業務時間外に、緊急のトラブルが発生することも考えられます。可用性の低い情報共有手段では、こうした不測の事態に対応できません。
可用性という点では、FAXでの情報共有に注意が必要です。FAXの情報共有はオフィスにいることが前提となるため、場所やタイミングの制約が大きいといえます。可用性の高い情報共有を実現するなら、スマートフォンなどの個人端末でも対応できる情報共有手段を選びましょう。
小売業界の情報共有を効率化するなら「グループウェア」がおすすめ
小売業界の情報共有には、「グループウェア」の活用がおすすめです。情報共有に役立つ機能を多く持つITツールで、正確性・俊敏性・可用性に優れています。ここでは、小売業界の情報共有におすすめのグループウェアの機能を2つご紹介します。
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「ビジネスカレンダー」は、Web上でスケジュールを管理・共有できる機能です。Webブラウザさえあれば全スタッフのスケジュールを閲覧でき、本部や各店舗間の情報共有も素早く行えます。カレンダー形式でスタッフごとに予定が色分け表示されるため、店舗スタッフの状況がひと目で分かります。日々の業務に欠かせないスケジュール管理・共有を効率化できる、小売業界にとっても役立つ機能です。
離れた相手と意思疎通できる「ビジネスチャット」
「ビジネスチャット」は、チャット形式で離れたスタッフと情報共有できる機能です。本文入力・送信ボタン押下の2ステップだけでメッセージを送信でき、メールよりも素早く情報共有できます。また、チャットの内容はテキストデータとして記録されるため、電話よりも正確な情報共有が可能です。店舗にいなくてもスマートフォンから利用できるので、不測の事態にも対応しやすいでしょう。
グループウェアで小売業界の情報共有を効率化しましょう！
今回は小売業界における情報共有の重要性や、効率化する方法をご紹介しました。
小売業界の情報共有を効率化することは、サービス品質の向上につながります。しかし、電話やメール、FAXといった情報共有手段では、その実現は難しいでしょう。情報共有を効率化するなら、正確性・俊敏性・可用性に優れるグループウェアの活用をおすすめします。
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