飲食業の時間管理をITツールにお任せ!社員の人事・労務を効率化する方法

飲食店では従業員の労務管理やマネージメントは売上に直結する大切なポイントです。ところが日々追われる業務で手が回らないことも。急なシフト変更や人間トラブルでなかなか対応できず、困ってしまいます。

さらに採用や人事、あるいは研修マニュアルもうまくいかない、そんな現状をとにかく変えて楽に管理していきたい、そう考える経営者も多いでしょう。

そこで、今話題のDX化に取り組んでみませんか。最近ではグループウェアの導入が進んでいます。勤務管理、人材育成、契約書類の管理など全てを一つのクラウドサービスで一括管理ができます。

日頃の社員への伝言も全てグループウェアにアクセスするだけで行えます。この記事ではその点を徹底的に解説していきます。

飲食業が抱える労務管理の問題点

飲食業では採用から勤務管理、給料支払など、労務に関わる仕事は全て経営者、あるいは店長が行なっています。そのため、社員や従業員などの労務・時間管理は多岐に渡って行なっていかなければなりません。
では、どういった業務が発生するのか確認していきます。

1、採用や人事などの雇用管理
2、作業や時間管理
3、給与管理
3、衛生や安全管理
4、マニュアルなどによる教育・研修管理

以上のようにこれらを全て管理していく必要があります。ところが、レストランは長時間営業を行なっています。特に店長クラスでは日頃の接客や飲食業務に追われてしまい、気づけば営業終わりの深夜にようやく着手する、そんなこともあるでしょう。そんな状況では労務管理を滞りなく進めていくことは大変難しいです。

ですがご安心ください。一つ一つを効率よく丁寧に行なっていくことで、飲食業務の効率化や職場環境の改善、さらには日々の売上増加につながっていくのです。ではどのような点において管理をしていくことが大事か、解説していきます。

採用・人事などの雇用管理

従業員の確保や人手を補うためには、求人サイトなどに募集をかけることが一般的です。書類審査や対面あるいはオンラインでの面接を行なっていきますが、まずは幅広く応募者を募集し、その中で適性のある人材を確保していくことが重要です。そうなると、面接日時の調整や人事審査の時間を調整させなければなりません。つまり、多くの応募者からより質のいい人材を確保したければ、効率的な日程調整が必要なのです。

また、さまざまな人材を集めたいのならば「未経験者歓迎」と記載していきます。即戦力を求めるならば、「経験者優遇」と記載すると効果的です。経験者であれば、幅広い業務を担当させることもできるので、採用の審査では優遇していき、さらに給与も高めに設定することで働く意欲を持たせることができます。

採用後の人事においても、マネージメントはとても重要です。明確な人事評価基準を設けることで、社員はどの位置にいるのか、あるいはどこを目指せば良いかを把握することができます。

また、定期的に面談を行なっていきましょう。日頃抱えている悩みなどを聞いていくことで互いの信頼度が高まっていき、働きやすい環境づくりが実現できます。

作業・時間管理(勤怠管理、シフト管理、作業効率改善など)

勤怠管理などは適確に行なっていくことがとても重要です。あらかじめスタッフからシフトの希望を聞いた上で、日々のシフトを組んでいきます。その上で繁忙期には人を増やし、閑散期には人を減らしていきます。スケジュールを見ながら人件費などをコントロールしていくことが大事です。

また、飲食店では適材適所に無駄のない人員配置を行なっていきましょう。スタッフの得意分野などに配慮していくことで、現場も高いモチベーションを維持したまま活気のある職場になっていきます。

シフト表の作成は月2回を目処に行なっていくことで、スタッフも安心して働くことができます。また急な用事(お子さんが体調不良により付き添いでお休み)でも対応できるように直前のシフト変更にはあらかじめルールを設けておきましょう。

OJTやマニュアルなどによる教育・研修管理

一定のオペレーション業務を行なっていくには、研修やOJTが欠かせません。一つ一つの業務の進め方や、飲食店においてのマナーは必ずマニュアルとして明文化していきましょう。スタッフが必要に応じて確認したい時に、休憩中や仕事終わりの時にすぐに確認できるようにできれば見えるところにマニュアルがあることが理想です。

また、OJTも効率良く行なっていくことも大切です。現場で実践的に行えるように先輩・新人スタッフと2名体制で接客を行うと、OJTもスムーズです。新人スタッフが戸惑っていたらすぐにフォローができるような職場環境であるとお客様も安心してサービスを受けられます。

どんな人でも最初はわからないことだらけです。すぐに質問できる環境であれば業務をこなすスピードも早くなります。そのための環境を日頃から作っていくことが大事です。

飲食店を経営する上で知っておきたい労務・時間管理とは

では飲食業において、これだけは知っておきたい労務・時間管理について徹底解説していきます。

これだけは覚えていくべきポイント

飲食店では必ず覚えておきたいポイントがありますので、まずは以下を確認していきましょう。

効率よく就業規則を社員へ周知させる

就業規則は正しく社員へ周知していく必要があります。未然にトラブルを防ぐために給料や働き方などの規則について明記することが大事です。

また小規模事業者や個人経営者などのお店では就業規則を設けていないケースも見られます。10人以下の零細企業では作成しなくても良いという法律になっています。とはいえ、飲食店は人と接することが多く、接客や従業員とのコミュニケーションが大切な職場であります。未然に人間関係でのトラブルを防ぐ意味でも必ず作成しておきましょう。

誰もがわかりやすく、社員の要望に応えやすいシフト・勤怠管理にする

社員の働き方や満足度の高い職場にしていくには、社員への適切なマネージメントが不可欠であります。

飲食店においては、社員が無理のない働きをするためには、まずは今後の売上や繁忙期を予想します。その上で、従業員の得意分野を活かせる位置に配置していきましょう。急な休みなどに対応できるよう定期的にシフト管理の見直しをしていくことが大事です。

日々見ていくシフト管理は誰でも見やすく、すぐに確認できる位置に置いていきましょう。また、研修マニュアルを充実していくことで、従業員のスキルは伸びていきます。充実したマニュアルで幅広い業務を任せられます。

覚えておくべきポイント
1、今後の売上や繁忙期を予想する
2、社員の得意分野を活かせる配置にする
3、見やすい位置にシフト表を置く
3、定期的にシフト管理の見直し
4、研修マニュアルを充実していく

管理の徹底方法!IT ツールを使った管理方法で問題解決!

ITツールの労務時間管理はメニュー管理、店舗の売上管理、シフト管理など多岐にわたります。これらをファイル化して別々のフォルダーに格納すると、アクセスが大変になってしまいます。そこで、全てをクラウド上に格納し、誰でもかんたんにアクセスできるようにしていきましょう。

就業規則や社会保険などの大事な書類は、従業員も必要な時に確認していきたいもの。いつでもどこでもアクセスできるような環境設定にしておくことが大切です。日頃のシフト作成もかんたんに提出できるようにクラウド上で行うようにしましょう。有給付与についてもかんたんに行えるようにしておくことがポイントです。

これらを行なっていくことで、煩雑な作業がなくなり情報共有が正しく行われます。そして、経営者も本来の経営のお仕事に専念できる上、現場の状況なども素早く把握できるのでとても便利なのです。

労務管理を適切に行なっていくことで、現場は楽しくお仕事できる環境になり、売上も伸びていきます。ぜひ効率化を最大限に意識したITツールをお試しください。新しい労務管理の世界を体験しましょう。

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