日々の業務報告はどんな企業にとっても欠かせないものです。適切な相手に、適切な情報を漏れなく伝えるということがとても大切ですよね。
口頭で直接報告できるのがベストですが、離れた拠点の相手に報告する場合、そうはいきません。こういったケースでは、メールで業務報告する企業が多いようです。
しかし、メールでの業務報告は情報の伝達漏れが発生するリスクが高いのです。
今回は、メールでの業務報告が頻繁に行われている企業にインタビューしました。その結果分かった、課題点と解決策をご紹介します。
業務報告メールを見逃してしまい、情報共有が遅れてしまう
今回インタビューした企業はグローバル人材サービス会社で、外国人をメインとした人材サービス、グローバル人材の採用支援を行っています。
クライアントとの打ち合わせ内容や、今後の提案内容などは社内に展開する必要があるため、定期的に業務報告しています。業務報告の方法は基本的にメールです。宛先を本社の管理責任者とし、CCにチームリーダーや各メンバーを入れて連絡します。
しかし全体的にメールでのやり取りが多い職場で、特に本社の管理責任者には海外拠点の責任者からのメールも多く届きます。そのため業務報告のメールが流れてしまい、確認できないことがあるとのことです。その結果、重要な情報の共有が遅れてしまうこともあるそうです。
メールでの業務報告は埋もれやすく、既読状況が把握できない
こちらの企業では、基本的にメールで業務報告している、とのことでした。
業務報告のメールを送った後、チームの責任者が近くにいる場合は口頭でメール送信した旨を伝えます。しかし、責任者が近くにいない場合はメールを見たかどうか確認する手段はありません。
メールでの連絡は、他の業務連絡が多いと埋もれやすいため、情報の伝達漏れが多く発生します。それに、メールを見てもらえたかどうか確認しづらいのがデメリットです。口頭で確認できるとは限りませんし、業務報告にメール返信するとややこしくなってしまいます。
グループウェアの報告書機能で、情報伝達漏れを防止
業務報告を確実に行うには、グループウェアの報告書機能を使うのがベストです。
グループウェアを使うと、日々の業務報告や確認をすべてクラウド上で行えます。スマートフォンからでも利用可能なため、こまめに報告内容をチェックできます。それに、報告者や日時で並び替えもできるので、報告書が多くても見逃しにくくなります。
また、報告書作成時に通知先を設定することで、メール通知も併せて行ってくれます。そのため、より情報の伝達漏れが減らせるのです。さらに、報告書の作成者は各メンバーの既読状況をチェックすることもできるため、報告内容の確認ができていないメンバーが一目で分かります。
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