伝わりやすい報告書はどう作成する?書き方のポイントをご紹介

2021/12/20

ほとんどのビジネスパーソンには、報告書を作成した経験があるでしょう。営業報告書などの社内だけで共有するものから、経緯報告書などの顧客と共有するものまで、報告書の種類は多岐にわたります。また使われるフォーマットも、企業やチームによって様々です。

報告書は、上司や取引先などに何らかの情報を伝達するための文書といえます。よって、どのような報告書であっても「伝わりやすさ」が非常に重要です。しかし、伝わりやすい報告書の書き方がわからず、業務で頭を抱えた経験がある方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、伝わりやすい報告書を書くためのポイントをご紹介します。報告書を作成する機会が多いビジネスパーソンは、ぜひご覧ください。

伝わりやすい報告書の書き方を知らないと生じる3つの問題

報告書は、ただフォーマットに沿って書けばよい、というわけではありません。伝わりやすい書き方を知らずに報告書を作成すると、様々な問題が生じるのです。まずは、3つの主な問題について、順番に解説します。

問題1:認識違いからトラブルに発展する

報告書は相手に正しく情報を伝えて、納得してもらえるものであるべきです。しかし、伝わりにくい報告書を相手に共有しても、自分が伝えたい情報のすべてを伝えられません。たとえ10%や20%でも間違った形で伝わってしまった場合、思わぬトラブルに発展することがあります。特に、顧客に共有する経緯報告書などで認識違いがあると、信用問題にもなり得ます。

問題2:余計な作業が増えて業務効率が低下する

伝わりにくい報告書だと、当然ながら相手は時間をかけて読むことになります。社内向けの報告書であれば上司の時間を奪うこととなり、チームとしての業務効率は低下するでしょう。また、報告書の読み手が伝えたい内容を把握できないと、社内外問わず作成者に問い合わせが来ることも。その結果、回答するための余計な作業が増えて、やはり業務効率は低下します。

問題3:周りからの評価が下がる

伝わりにくい報告書を作成し続ければ、上司から「報告書を作成できない人」という烙印を押されてしまうでしょう。結果として、作成者の社内評価が低下することも考えられます。また社外向けの報告書であれば、企業自体のイメージダウンにもつながりかねません。

伝わりやすい報告書にする書き方の3ポイント

伝わりやすい報告書を作成するためには、書き方のポイントを押さえることが大切です。ここでは、伝わりやすい報告書を作成するための3ポイントについて、順番に解説します。

ポイント1:余談をはさまない

報告書の本筋から逸れる情報は、文章の中に極力はさまないようにしましょう。文章中に余談が多いと、何を伝えたい報告書なのか分からなくなってしまいます。本筋ではなくとも盛り込みたい情報については、文章中に直接はさまず米印などを用いて注意書きとして記載するのがおすすめです。

そうすることで、あくまで余談であることが明確となります。また、個人の所感をしきりに盛り込むのも良くありません。所感を入れる場合は、専用の欄を用意してまとめて記載すると良いでしょう。

ポイント2:読み手を意識して記載する

同じ報告書でも、読み手によって伝わったり伝わらなかったりすることがあります。たとえば、社外向けの報告書で業界用語を使っても、その業界に詳しくない顧客には伝わらないでしょう。また、経営陣向けの報告書で現場独自の用語を使っても、やはり伝わりません。

報告書は、読み手が誰であるかによって伝え方を変えることが大切です。報告書の読み手を意識して、伝わらない言葉は分かりやすい表現に変えるか、かっこ書きで補足するなどしましょう。当たり前のことにも思えますが、読み手を意識できていない報告書も意外と多いのです。

ポイント3:「5W2H」に沿って必要な情報を盛り込む

前述のように余計な情報が多いのは良くありませんが、必要な情報が足りないのもやはりNGです。特に、重要な文章の主語が抜けているようなことがあると、致命的な誤解が生じる恐れがあります。下記の5W2Hに沿って文章を考え、入れるべき情報をしっかり盛り込みましょう。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どうやって)
  • How much(いくら)

とはいえ、誰が読んでも明らかな情報であれば省略しても構いません。反対に、省略すると読み手によって解釈が変わってくるであろう情報は、漏れなく入れる必要があります。また、すべての情報を入れると一文が長くなってしまう場合は、上記のように箇条書きで整理するのも良いでしょう。

報告書の作成を効率化するなら「報告書作成ツール」がおすすめ

どんなに伝わりやすい報告書を作成しても、相手に読まれなければ意味がありません。その点で、紙の報告書はかさばるデメリットが大きく、相手が見落としてしまうリスクもあります。また最近ではリモートワークが増えており、紙の報告書を簡単に渡せないことも多いでしょう。

こうした紙の報告書が抱える課題を解決するなら、「報告書作成ツール」の活用がおすすめです。オンラインで報告書の作成・共有が行えるITツールで、Webブラウザさえあればパソコン・スマートフォンで簡単に利用できます。

紙の報告書のようにかさばることがなく、リモートワークでも迅速に報告書を共有することが可能です。また、報告書を印刷する必要がないため、用紙やインクのコストカットにもつながります。

アイポの「報告書作成ツール」

ITツールを導入して、報告書の無駄をなくしましょう!

今回は伝わりやすい報告書を書くためのポイントや、報告書の作成・共有を効率化できる報告書作成ツールをご紹介しました。

伝わりやすい報告書を書くためのポイントを把握することは、チームの業務効率化や自身の評価アップにつながります。今回の内容を参考にして、伝わりやすい報告書を作成してください。紙の報告書における無駄をなくすなら、報告書作成ツールを活用しましょう。

報告書作成ツールを導入するなら、「グループウェア」がおすすめです。情報共有やコミュニケーションに役立つ機能を数多く持つITツールで、報告書の作成はもちろん、スケジュール管理なども効率化できます。

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