報告書を電子化するには?メリットとITツール導入のポイント

2021/03/25

報告書を電子化するために

「報告書の作成に時間がかかる」
「報告書を電子化したい」
そう考えている管理職の方もいるかもしれません。
紙媒体だと、時間がかかってしまうこともありますよね。
電子化は、やりとりがスムーズになるだけでなく、他にもメリットがあります。
そこで今回は、報告書を電子化するメリットと、導入のポイントをご紹介します。

報告書を電子化して、業務効率をアップさせたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

報告書を電子化するメリット

ペーパーレスでコスト削減に◎

紙で報告書を作成していると、
・紙代
・印刷費用
・印刷機器のメンテナンス
・文書の保管、管理
など、様々なコストがかかります。
電子化すると、それらのコストを下げることができるのです。

どこでもアクセス可能

ペーパーレスによって、報告書のデータへのアクセスが容易になります。
例えば、キーワードや日付によって検索することもできます。探している資料を、紙媒体よりも早く見つけることができるでしょう。

探す時間や手間、ストレスも省け、業務効率の改善にも役立つはずです。
また、クラウドで共有されていれば、外出先でもスマートホンやタブレットからも報告書をチェックすることができます。報告書など社内資料を電子化することで、テレワークも導入しやすくなるでしょう。

テレワークによって、働き方の多様性が出ると、社員の満足度が上がり、離職率が低くなるという意見もあります。従業員の定着率や、採用に関してお悩みの場合は、電子化と合わせてテレワークを検討してみるのも良いかもしれません。

報告書作成を時短化

報告書のテンプレートを設定しておくことで、作成時間を短くすることができます。定型文を登録したり、カテゴリによって記載項目を分けたりすることも可能です。報告書作成に使っていた時間が短くなれば、その分の時間を

・他の業務に取り組む
・リフレッシュに充てる
など、別のことに使うことができます。
これにより、作業効率のアップや、業務ストレスの低下などが見込めるでしょう。

紙資料を電子化するには?

ITツールの導入がおすすめ

WordやExcelで作り、メールで共有ということもできますが、文書管理システムの導入がおすすめです。導入にコストがかかってしまいますが、専門機能が付いているため、効率的に社内資料を作成・共有することができます。

また、文書管理システムで電子化できるのはは、報告書だけではありません。
・スケジュール
・稟議書
などの社内資料全般を電子化できるため、効率的に情報の共有をしやすくなります。

中には、申請書の作成から承認までの時間が、以前の半分以下になったと実感する企業もあるそうです。クラウドで管理されていれば、リアルタイムで修正・加筆もチェックできるため、時短にも繋がります。

例えば、報告書に記載漏れがあったとしましょう。AさんがWordで作って、メールでBさんに送信していた場合、

Aさん 報告書をメールで送信

Bさん 確認し、記載漏れをメールでAさんに伝達

Aさん 報告書を修正

Aさん 修正した報告書をBさんにメールで送信

Bさん 報告書を確認

といった流れになります。

2度ファイルをメール添付したり、そのファイルをダウンロードしたり、と地味に時間がかかってしまうことも。文書管理システムを使えば、そうした作業を行わずに済みます。外出先でもスマートフォンから修正内容を確認できるため、空き時間を有効に活用できるでしょう。

文書管理システムで社内資料の大半を電子化すると、有効活用する時間はもっと増えます。そのため、メール添付等で電子化を進めるよりも、専用のシステム導入の方がおすすめです。

導入にかかる費用相場

文書管理システムなど、ITツールの導入には費用がかかることがほとんどです。
無料のものもありますが、セキュリティや機能等を考慮すると、有料のツールの方が利便性が高いことが多いでしょう。そのため有料のITツールがおすすめです。

料金体系は、初期費用+月額料金(使用者数×300-800円)というものが多いです。
クラウド型の場合、初期費用は、無料であることが多く、かかったとしても5万円以下のケースが大半です。(導入規模によって変わることがあります)

そうした料金に合わせて、オプション費用がかかることもあります。
・システム内の容量を増やす
・多言語対応にする
など、オプションを増やすと、月額料金も高くなります。

そのため、どの機能が必要・不要かを、まず検討することで費用対効果を高めることができるでしょう。続けて、次章で導入のポイントをご紹介しますので、参考にしてみてください。

報告書を電子化する際のポイント

導入目的を明らかにする

報告書の電子化する際には、グループウェアなどのITツールの導入がおすすめです。その際、「どの機能が必要か」を検討することで、費用を安く抑えることができます。

そのためには、「なぜ報告書を電子化するのか」を明らかにすることが必要です。
・報告書の作成、確認に時間がかかるため、効率化したい
・紙にかかるコスト削減のため、まずは報告書を電子化し、将来的には社内資料全般を電子化したいなど、さまざまな理由が挙げられるかと思います。

そうした背景が分かれば、解決に必要な機能が絞られるでしょう。
グループウェアなど、多機能なITツールはオプションによって、コストがかさみがちです。それを防止するためにも、まずは導入目的を明らかにすることを推奨します。

使いやすさを重視する

コストも大切ですが、それと同じくらい考慮したいのがITツールの使いやすさです。

なぜなら、ITツール導入失敗の事例として、
「導入したものの、社内に浸透しなかった」
という理由が、よく挙げられるためです。

社内に浸透しなかった背景には、
・使い方が難しかった
・資料を見づらかった
といった意見もよくとりあげられています。

そのため、使いやすさを重視して、ツールを選ぶことをおすすめします。その際、管理職や経営陣だけでツールを剪定するのは推奨しません。実際に現場で使う従業員の声を反映して選ぶことで、社内に電子化を浸透させることができるでしょう。

最初は
・プロジェクトメンバー内だけ
・該当部署のみ
など、小規模なメンバー間でITツールを使ってみることをおすすめします。

グループウェアや文書管理システムは、無料体験が可能なものも多いです。
それらを利用し、どれが使いやすかったか、課題は解決できそうかをレビューしてみましょう。また、導入後は部署ごとにITツールの担当者を置くのもおすすめです。担当者に尋ねることで、社員が電子化の疑問点を迅速に解決でき、ITツールが社内に浸透しやすくなります。

より業務効率化を目指すなら、グループウェアの検討も

今回は報告書を電子化するメリットと、導入のポイントをご紹介しました。
・コスト削減
・データ参照の利便性アップ
・作成の時短化
が主なメリットです。

電子化するには、ITツールの導入を推奨しますが、社内に浸透せず放置されるケースも。
そうならないためにも、
・導入目的を明らかにする
・使いやすさを重視する
・小規模で体験してみる
ことが大切です。

報告書の電子化で、業務効率を高めたい際は参考にしてみてください。

なお、報告書以外も電子化やクラウド共有を考えているのであれば、グループウェアがおすすめです。スケジュールやタスクを社員間で共有でき、社内限定のSNSを通してコミュニケーションの頻度を高めることもできます。

テレワークに有効なツールとされているため、これから社員の働き方の選択肢を増やしていきたいと考えている方は、グループウェアも検討してみてはいかがでしょうか。

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