社内報告をライトに行い、社員満足度を上げるためには

企業で仕事を進める上で、かなり重要になってくるのがスタッフ同士のコミュニケーションです。

またオンライン上でのコミュニケーションも、スタッフ同士が上手く行うことができれば、ストレスなく毎日の職務をこなすことが可能となります。

この一見当たり前かと思われるオンライン上でのスタッフ同士のコミュニケーションですが、方法を間違えると社内でのスタッフモチベーション低下を引き起こしてしまい、スタッフ同士のトラブルなど職務を妨げてしまう危険性が発生してしまうので、オンライン上でもスピード感や活気あるコミュニケーションをすることが必要となってきます。

そこで今回は、企業ごとにオンライン上のコミュニケーション方法は多様ですが、ここではインタビューを行なった企業から見えてきたオンライン上のコミュニケーションの問題点と、その解決策について詳しく解説していきます。

オンライン上でのコミュニケーション問題について

今回インタビューをさせて頂いた企業は、育児用品や服飾品の製造、販売 を行なっている育児用品・服飾メーカー です。

この企業は社内の年齢層が若く、業界的にも女性社員が圧倒的に多いので、とても明るい雰囲気の企業です。

ですが、オンライン上でのコミュニケーションでは、どうしても直接話しているときのスピード感や、活気を伝えきれないという悩みを抱えています。

このオンライン上でのコミュニケーション方法の問題点についての解決策について、以下に解説していきます。

どのように企業内でコミュニケーションを行っているのか

先ほども触れたようにこの企業では、営業や企画・管理部などオフィス内のメンバーも含め、各店舗にいるスタッフの多くが女性スタッフで構成されています。

特に店舗の女性スタッフは平均年齢が20代中盤と若く、明るく活気ある職場で、新しい企画などもスピード感を持って柔軟に行うことができ、コミュニケーション力としては何も問題がないように見えます。

しかし業務報告や日報などはメールやエクセルなどのツールを使用し、社内で共有するようにしているためか、どうしても直接コミュニケーションを取るより、冷たい印象になってしまうという悩みを抱えています。

特にメールでの業務報告をする場合は、冒頭に定型文を毎回入れるので硬い内容になってしまい、相手の感情を読み取れないため、結局口頭で再度説明するという弊害が起こってしまいます。

さらに、若い人はLINEでコミュニケーションを取る習慣になれており、メールを見る文化に慣れていないため、ドライなやり取りに違和感を覚えやすいというのが現状のようです。

グループウェアやチャットツールで、活気的かつスピーディにコミュニケーションをとろう

ここまで解説してきたように、今回インタビューをした企業は、明るく活気ある職場で、コミュニケーション力としては何も問題がないように思えます。

しかし実際は、オンライン上のコミュニケーション方法に不安を抱いており、ちゃんと内容が伝わらないため、結局口頭で再度説明するという弊害が起こってしまっています。

こういった問題点の解決策として、グループウェアやチャットツールを使用することにより、スタンプを使用したり、人の日報や業務報告などの投稿に「いいね」をつけることが可能となります。

そうすることにより、自分の顔などのアイコンがグループウェアやチャット内で表示されることで、とてもフランクな印象を相手に与えることができます。

さらに面倒な固い定型文も必要なく、用件だけを簡単に伝えることができるので、スピード感もメールとは比べ物になりません。

つまり、結果的にオンライン上でも活気あるコミュニケーションを取ることが可能となるので、今回のようなオンライン上のコミュニケーション問題を抱えている企業に対しての問題解決策になるといえるでしょう。

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