報連相をビジネスで生かそう!欠かせない重要ポイントを解説!

2021/12/27

重要な報連相とビジネス

ビジネスの中で、報連相の重要性は常に語られてきました。野菜のほうれん草に例えて作られた造語ですが、ビジネスで重要な意味を持ちます。報連相はビジネスを効率的に進めるため、大事なルーチンワークのひとつとして組み込まなければいけませんが、欠点があることも理解する必要があるでしょう。

報連相とはなにか

報連相とは報告・連絡・相談の三つの頭文字をひとつにしたものです。改めて読むと思ったより単純だと感じるかもしれません。その通りで、ビジネスとしては当たり前のことをしているだけだからです。コミュニケーションの流れとして、なにかあれば相談し、必要に応じて連絡を繰り返しながら結果を報告します。円滑にできている間はなにも問題がありません。特に意識する必要もないでしょう。しかし、細かなミスが発生してきているときには報連相も見直さなければいけません。思っているよりも深刻な問題が隠れている可能性があるからです。

そもそも報連相の目的はなにかを理解する必要があるでしょう。お互いで情報を共有することが大事な目的です。それぞれの情報を個人で抱えるのではなく組織として共有するために報連相が必要となります。結果として組織内部での連携を強化できるようになり、目的に対する同じ方向性を共有できます。

もうひとつの特徴は、行動が上下間でつながるところです。なにか問題が起きたときに対応できるスピードが上がります。日々の業務を確認し問題点を引き出すためにも報連相の徹底が重要となるでしょう。

報連相の重要性

報連相はなぜ重要なのかを考え直してみるのは大切な機会です。そもそも情報を共有するのは、ビジネスを円滑にするためで、効率化するために必要不可欠となりました。報連相がうまくいっていないと、わずかなずれでも生じることになるでしょう。お互いの情報がはっきりとしていないからです。必要な情報だったのにもかかわらず、理解できない状況が進めば、必ずミスにつながります。

ミスが発生するのは、決してゼロにはなりません。ゼロを目指すことが大切でも、ゼロにするのとは意味が異なるからです。大事なことは、ミスをどのようにカバーし、ダメージを抑え次につなげるかでしょう。そのためにも必要不可欠です。

報連相がうまくできるようになると、自分の行動を誰かに伝える必要がなくなります。あえて説明しなくても、報連相によって情報の共有が進むからです。スケジュール管理ツールなども含めて利用すれば、その範囲と効果は増大します。業務のあらゆる範囲で効率化が進むため、どのような企業でも必須の条件となりました。

報連相の持つ欠点

報連相は基本的な行動として当然なものとなりましたが、すべてがメリットで固められているわけではありません。デメリットを発生させる可能性も理解していく時代となりました。

報連相が習慣化すると、惰性に任せて正確性が落ちてくる可能性が出てきます。小さく些細なことは報告しなくてもいいだろうという考えも浮かぶでしょう。だんだんと報連相の意味が失われていきます。

報連相がメインになる可能性も示唆されるようになりました。ビジネスとしての業務が重要なのであって、報連相はその連携を強めるためのものです。結果を出すのはビジネスなのであって、報連相するのがビジネスではありません。

報連相は重要ですが、意思決定能力が落ちていく問題があります。報連相に頼りすぎると、自らの意思で決定する必要がありません。すべて上司や同僚にゆだねてしまえばいいからです。依存する形が進むと組織は硬直化するため、自己判断させるよう、意思決定をゆだねる決断も出てきます。

報連相をビジネスで有効活用する重要ポイント

報連相はビジネスにおいて基本とされる行動です。しかし、基本というだけで求めても有効活用できているとはいえないでしょう。環境整備もしっかりと進めなければ、組織が機能しないからです。

報連相の違い

報連相にはそれぞれ意味があります。この意味をはき違えると、報連相の意味が失われる点に注意が必要です。

報告は、すでに発生していることがポイントです。この情報を上司などに相談することであり、事実報告という意味が隠れています。状況を報告するなど、次のステップに移るための意味もある行動です。

連絡は情報を共有するための行動です。なにか変化があった場合に必要で、お互いで変化の情報を共有し、効率化につなげることが目的となります。制度や法律の改正といったことから、日常的な行動の変更なども含まれるところがポイントです。手順を変えた場合なども連絡しておかないといけないでしょう。

相談は解決のプロセスです。問題が発生した場合、情報共有しながらビジネスを円滑に進めるために欠かせません。ミスに関する相談が多いと思うかもしれませんが、そうなる前の段階で相談できていれば、意思決定を促すことも可能です。組織としての対応なども相談次第でできるでしょう。これから新たなステップに入らなければいけないときなども、相談が重要な意味を持ちます。

環境整備が重要

報連相の重要なポイントは、環境整備にあるといっていいでしょう。例えば、相談しやすい環境がなければ、そこで一歩止まります。いつも威圧的に対応していると、相談しても怒られるという意識が働くからです。これが組織の硬直を招きます。

連絡や相談は、どのようなレベルなら行うべきか迷うことも出てきます。当たり前のことですが、なんでも連絡や相談すればいいわけではありません。ところが、報連相にこだわりすぎると、業務がなにかすり替わってしまうでしょう。報連相はビジネスを円滑にするものであって、これがメインではないからです。

情報共有の場を作ることも必要です。些細なことも連絡しやすい場所を作るだけではなく、連絡なしでもわかる環境も作るべきでしょう。スケジュール管理もそのひとつです。スケジュール管理ツールを導入しておけば、今現在なにをしているかがわかります。その情報共有が報連相にも近いものに変わるからです。この情報が役立てられると、報連相の精度も上がります。

テレワークでの報連相の重要性

現在のビジネスの環境は大きく変わってきました。テレワークが主体になってきているのもそのひとつになるでしょう。テレワークに変わったことで、目の前でコミュニケーションが取れなくなりました。これが報連相の問題にもつながります。

スケジュール管理ツールの活用もテレワークでは必須です。目の前にいなくても、なにをしているのか、どのようなタスクを処理しているかがわかります。他にもさまざまなツールがありますが、コミュニケーションを取れるようにしながら、報連相によって硬直しない工夫が必要です。

報連相をビジネスにとって有効に

ビジネスの効率化には、報連相が必要です。これは間違いない事実ですが、基本は情報共有にあります。社内SNSなどの活用もしなければいけません。ITツールの活用は必須条件となりましたが、一体なにを必要とするか要件定義

明確にしておくことが重要です。要件がぶれてしまうと、報連相もうまくいきません。報連相はあくまでも行動です。ビジネスにとっての成果物ではないことを理解して、有効に活用できる仕組みを作っていきましょう。

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