リモートワーク環境での勤怠管理と社員間の一体化を図るには

従来は一部のIT企業や大企業などで試行的に実施されていたリモートワークが、新型コロナの影響で自宅やサテライトオフィスなどのリモートワーク環境で働くということが広く一般的になってきました。

リモートワークの普及に伴い、今まで想像しなかったような課題が出てきたりしています。

  1. 社員の勤怠管理
  2. モチベーション維持
  3. コミュニケーション不足
  4. 社員のフォロー

上記の課題のうち2~4は社員間の一体化もしくは仲間意識の醸成とも言い換えられます。

本記事ではインタビューさせて頂いた企業のリモートワーク環境での働き方から見えてきた問題点や改善策についてご紹介しています。

社員間のコミュニケーションが取れず、勤怠管理が紙で非効率

今回インタビューした企業はゲームなどに使われる効果音やエフェクトなどの特殊効果を受託で製作しています。

こちらの企業は創業当初から客先に駐在して業務を行うことも多く、個人的にパソコンや高速なネット環境を自宅に持っている社員が多かったため、比較的早くに100%リモート環境に移行することが出来ました。

勤怠管理は自己申告で紙に印刷もしくは手書きで出退勤時間を記入し、押印してからFAXしています。有休申請はメールで申請していますが残日数が社員からは確認できないので総務に毎回問い合わせして確認しているため無駄な工数が発生してしまっています。

勤怠管理を紙で受け取るため総務が勤怠を処理するのに工数がかかり、まれに間違いも発生します。

業務上の連絡や総務的な連絡はメールで行っていますが事務的な連絡に終始してしまい企業の一員としての認識が薄れたりするのか退職してしまう人が少数ながら出たりもしました。

また、業務遂行上問題が発生しても同僚や上司に相談することなく一人で抱え込んでしまい納期間際になって問題が明らかになり手遅れになることも数件出ています。

社員間や企業との情報共有がメールやFAX、電話で行われている

勤怠管理は毎日エクセルシートもしくは印刷された紙に出退勤時刻を記入して月末に押印して総務あてにFAXしています。
有休を取る場合には総務に念のため有休残を電話などで確認しています。その上で、上司と総務にメールで申請し承認を得てから、勤怠に書き込んでいます。

業務の打ち合わせや総務的な連絡はメールで行っていますが、スケジュールについては各人の管理に任されていて共有はできていません。

チームで仕事を行う場合はメールや電話でリーダが各メンバーのスケジュール調整を行って、結果をメールで各メンバーに工程表を送るという運用を行っています。

クラウドベースの打刻管理、情報共有により業務効率化と一体感を醸成

勤怠管理の効率化と社員の一体化を図るために、クラウドベースのグループウェアを全社に導入し勤怠管理と情報共有のディジタル化を図ります。

クラウドベースの打刻管理機能により月末に行っていたFAX送信が不要になり、打刻忘れがある場合には総務側でチェックすることにより注意喚起を行うことができます。

カレンダー機能により社員間でスケジュールの共有が可能になりチームでのスケジュール調整が効率的に行えます。

総務からのお知らせや経営幹部からのメッセージを掲示板に掲載することにより企業の動きや方針が社員に浸透しやすくなります。

業務でのやり取りにはチャット機能を使うことによりチームメンバー全員が課題の共有や仲間の状況をリアルタイムに知ることが可能になります。

グループウェアの機能を上手く使うことにより、リモートワーク環境でも社員の一体感を醸成することができます。

グループウェアの勤怠管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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