精算書類の提出など、毎月決まったタイミングで行わなければならない作業は存在しますよね。このような定期タスクは習慣になっていたとしても、別件に追われて忘れてしまうこともあるでしょう。
そのため、定期タスクであっても事前に周知しておくことが大切です。定期タスクを周知する方法として、リマインドメールを送信している企業も多いのではないでしょうか？
しかし、リマインドメールは見逃されることも多く、定期タスクの周知方法としては不十分です。定期タスクを全社員が忘れないようにするためには、日々のスケジュール内に組み込む形で周知する方が良いでしょう。
今回は、定期タスクを周知するためにリマインドメールを送信している企業にインタビューしました。その結果明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。
リマインドメールに気づかず、提出期限を過ぎてしまう社員も
今回インタビューした企業は音響制作会社で、ラジオやイベントなど幅広い音声収録や、音源の編集作業を行っています。
請求書や勤怠実績など、総務部に毎月提出しなければならない書類やデータがあります。これらは総務部で処理する必要があるため、期限内に提出しなければなりません。
期限内に忘れず提出してもらうために、総務部では事前に全社員へリマインドメールを送信しています。しかしメールに気づかない社員も多く、期限を過ぎてから提出されるケースも少なくないそうです。
メールは見逃されやすく、スケジュールに組み込まれない
こちらの企業では、毎月の定期タスクについてリマインドメールで周知している、とのことでした。
請求書や勤怠実績の提出期限から3日前に、総務部社員はリマインドメールを作成し、全社員に送信します。社員がメールに気づけば、請求書や勤怠実績を提出期限までに作成して総務部へ提出するでしょう。
メールの受信トレイには、別の業務連絡も沢山届きます。そのため、他のメールが多いとリマインドメールが流れてしまい、見逃す社員も少なくありません。
仮にリマインドメールに気づいたとしても、別件があって後回しにしていると結局忘れてしまう恐れもあります。本来予定していた作業が優先されるケースも多いため、定期タスクは忘れられやすいでしょう。
グループウェアのカレンダー機能で、定期タスクを全社員のスケジュールに登録
メールで定期タスクを周知しきれない課題を解決するには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがオススメです。
グループウェアを使うと、Web上で全社員がスケジュールを管理・共有できます。定期タスクは、共有スケジュールとして登録可能です。共有先として全社員を指定することで、それぞれの社員のスケジュール上に定期タスクが登録されます。
また、共有スケジュールを登録すると全社員のパソコンやスマートフォン上に通知してくれます。そのため別の作業をしている社員でも、定期タスクの存在に気づけるのです。
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