働き方変革が必要な理由は?生産性の改善方法や期待できる効果をご紹介

2022/02/07

最近では、「働き方変革」や「生産性向上」という言葉を聞くことが多いですが、なぜそれらを実施すべきか理由はご存知でしょうか。 生産性を改善すべき理由や、改善方法、期待できる効果を知ることは重要です。それらを知らずに働き方変革や生産性向上に着手すると、想定していた結果を得られないリスクがあります。 この記事では、働き方変革が必要な理由や、生産性が下がる原因、生産性を向上させる方法などをご紹介します。

働き方改革が必要な理由は?

ここでは、日本の企業で働き方変革が必要な理由をご紹介します。 海外と比べて生産性が低いことや、少子高齢化によって労働人口が減少していることが理由にあげられますので、その詳細を見ていきましょう。

海外と比較して生産性が低い

生産性とは「インプットした資源に対してどれだけのアウトプットが生まれたか」を表す指標です。インプットは働く従業員数や労働量で、アウトプットは売上や利益といった業務によって生まれる成果を指します。 日本の生産性は、先進国の主要7ヵ国で最下位となっており、その状況が長く続いています。生産性が低いことにより、効率的なアウトプットが難しいため、働き方変革によって早急に改善することが求められています。

少子高齢化による労働人口の減少

日本は少子高齢化が進むことで労働人口が減少しており、情報通信白書によれば、日本の総人口は2008年をピークに減少しています。 人口が減少していくと、労働人口も減少していくため、企業が労働力を確保することが難しくなります。日本で出生者数が増加する可能性は極めて低く、日本の少子高齢化は今後も進んでいくと予測されるため、日本の労働人口の減少は今後も続き、更に労働力不足が深刻化することになります。

生産性を向上させる方法は?働き方変革で向上できる

ここでは、日本企業が生産性を向上させる方法をご紹介します。 例えば「生産性向上の目的を明確化して展開する」や「社員のモチベーションを重要視する」、「リモートワークの推進」、「業務の棚卸し・見直し」、「グループウェアを導入する」などです。 それらの詳細に関して詳しく見ていきましょう。

生産性向上の目的を明確化して展開する

生産性を向上させるためには、その目的を明確化して、社内に展開すべきです。 なぜなら、企業としていつまでにどのレベルまで生産性を向上させたいのか、定量的に社員に示すことで、社員の目的意識や目的を達成するモチベーションが湧きやすくなるためです。 例えば「労働分配率」「有形固定資産回転率」「労働装備率」などの指標を、2025年までに5ポイント改善するなど、定量的に示すことが有効です。生産性の向上は社員のためでもあるため、社員にも目的とゴールを周知しましょう。

社員のモチベーションを重要視する

生産性を向上させるには、売上拡大やコスト削減など会社のメリットだけを重視するのではなく、従業員のやりがいや労働環境なども考慮した仕組みづくりが重要です。 なぜなら、従業員のモチベーションが下がれば生産性も下がるため、働きやすい環境を整えることが、生産性向上にもつながるためです。 例えば、福利厚生の充実や、利益を賞与で還元するなど、社員のモチベーション向上につながる施策を打つことがポイントです。社員のモチベーションが上がることで、全社の生産性が上がるだけでなく、離職率の低下にもつながるでしょう。

リモートワークの推進【働き方改革】

リモートワークとは、社員がオフィスに出社せずに在宅で業務ができる働き方で、働き方変革の1つです。 働き方を変革すると在宅で仕事ができるため、出産や子育て、介護などによる離職する社員数を減らせます。優秀で生産性の高い社員が、出社できないことを理由に退社してしまうと、結果として会社の生産性低下にも繋がります。 また、リモートワークを実現すると、通勤交通費の削減やオフィスコストの削減、地方に住む優秀な人材が採用できるようになるなど、会社側にもメリットがあります。働き方を変革しリモートワークを推進することは、生産性向上にもつながります。

業務の棚卸し・見直し・再構築

業務の棚卸しをして、業務の見直しと再構築をすることで、企業の生産性の向上につながります。なぜなら、業務内容や業務フローを見える化することで、改善できるポイントはどこなのか把握できるためです。 例えば「どのような業務があるか」や「誰が担当しているのか」、「どのくらいの時間かけているか」、「どのような無駄が残存しているか」などを見える化することで、改善できるポイントが見えてきます。 業務の非効率な部分を把握した後、改善するために業務フローを見直すことで、生産性の向上を実現できます。

グループウェアを導入する【働き方改革】

グループウェアの導入によって働き方を変革することで、生産性向上や業務効率化を実現できます。 なぜなら、グループウェアは社内外のコミュニケーションや情報共有を効率化する機能を備えており、それらを活用することで、働き方変革や生産性の向上に結びつくからです。 例えば「ワークフロー」「スケジュール管理」「ファイル共有」などの機能を社員が活用することで、企業の生産性の向上だけでなく、働き方変革を実現できます。導入前に導入目的を明確化し、既存システムとの相性なども確認することで、導入後の効果を最大化できます。

生産性の向上や働き方変革で期待できる効果

ここでは、生産性の向上と働き方変革で期待できる効果を4つご紹介します。 例えば「長時間労働の改善」や「離職率の低下」、「従業員不足の解消」、「企業の業績向上」などがあげられますので、詳しくみていきましょう。

長時間労働を減らせる

働き方変革を実施することで、長時間労働を改善できます。例えば、テレワークを実施することで、往復2時間の通勤時間で疲弊することを防げ、集中力を保った状態で業務を遂行できます。 それにより効率的に業務を進められ、結果的にテレワーク実施前よりも早く業務が終わります。残業が少なくなると、働きやすい会社や従業員を大切にする会社として社会的なイメージがアップするという効果もあるでしょう。

離職率の低下につながる

生産性の向上によって、間接的に離職率の低下も期待できます。 例えば、企業の生産性が上がると、長時間労働が改善されますので、長時間労働が原因で離職する社員が減るためです。また、生産性が上がることで、社員が自社で働くことに対して前向きになれば、社員の満足度も高まり、離職率を低下させることに繋がります。

従業員不足を解消できる

生産性の向上によって、従業員不足の問題も解消される可能性が高いです。なぜなら、生産性を向上することで、業務を進めるスピードが上がりますので、同じ業務量であれば、少ない従業員で対応できるためです。 従業員が不足している状況でも、新たに従業員を増やすことなく、既存の従業員で業務を回せます。また、テレワークを進めることで、地方に住んでいる優秀な方を従業員として雇用でき、従業員不足の解消に繋がります。

企業の業績向上につながる

生産性が向上すれば、人件費というコストに対する効果(リターン)が大きくなるため、費用対効果が良くなり、企業の業績向上が期待できるでしょう。 また、生産性が上がると、無駄な残業が減るため、残業代という企業のコストも低減でき、業績向上にもつながります。在宅勤務の推進により通勤交通費やオフィスの賃料を削減できることも、業績向上に貢献します。

働き方変革や生産性の改善は、企業の業績向上につながる

本記事では、生産性の改善や働き方変革が求められる理由、改善方法、期待できる効果をご紹介しました。 働き方を変革し、生産性を改善することで、企業の業績だけでなく、社員のモチベーションや離職率低下にもつながります。働き方変革や生産性向上のための施策は、一度実施して終わりではなく、継続して効果を確認し、改善を繰り返すことがポイントとなります。

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