不動産営業で選ばれるITツールとは!情報共有による業務効率化を解説

2021/12/07

不動産業界では、ITツールを導入する会社が増えています。なぜなら、物件に関する管理や、顧客管理まで、日々のチェック・管理体制を整える必要があるからです。

一方、慣れないITツールの操作、通常業務との兼ね合いで、どうしても情報共有が疎かになってしまいがちです。また日々の業務に加え、新入スタッフや新入社員への研修なども同時に入ってきます。これらの業務を効率良く行なっていきたいと考える企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、下記のポイントについて徹底的に解説していきます。
・不動産業界が改善したい4つのポイントについて
・ITツールを導入した際のメリット
・成約率アップの秘策について

ぜひ本記事で得られた情報を現場で活かしていきましょう。

不動産業界の改善したい4つのポイント

不動産業界は、以下の改善したいポイントが大きく4つに分類できます。

1、マニュアル
2、新人教育
3、属人化
4、書類管理

それぞれのポイントについて顧客からの信頼を高く保つためにも、常に効率よく取り組む必要があります。それぞれの課題について解説していきましょう。

改善ポイントその1 マニュアル

顧客は自分の理想や希望に沿ったお部屋や物件を探しに、店舗へ訪れます。そして、営業スタッフとお話をしながらどの物件が良いかを一緒に探していくことになりますが、お客様とのやり取りではいくつもの書類を確認しながら進めていくことでしょう。

主にお客様とのやり取りで重要なポイントは何のか、主に以下が発生します。

・物件の詳細
・入居日の確認
・敷金・礼金の確認
・賃貸契約書
・重要事項説明

これらは宅地建物取引業法や消費者契約法などの関連法令に基づいて行われていきますので、スムーズに業務を行なっていくには、マニュアルの整備は欠かせません。そのため、マニュアルは常に最新情報に基づいた内容で更新されていることがとても大切なのです。

改善ポイントその2 新人教育

お客様の理想なお部屋を見つけるためにも、お客さまとのコミュニケーションは欠かせません。営業のスキルや知識の向上は常に求められますが、現場によって教育方法や指導方法が異なる場合もあります。営業で理想的なのは誰でも一定レベルの水準まで持っていくことです。

どんな物件をお探しのお客様でも対応できることが理想の目標でしょう。研修マニュアルを充実していき、どんな人でもスキルアップを目指せる環境整備を行なっていくことで、働きやすい職場環境を実現できます。

課題その3 属人化

店舗によっては扱う物件などが異なることもあり、担当営業によってノウハウやスキルが異なることもあるでしょう。営業スタッフによって担当するお客様を分けてしまうと、休暇や異動さらに退職という形になった場合に引き継ぎ等に支障が出てしまいます。

万が一、顧客からの急ぎの問い合わせに対して、担当営業が休暇中で回答できないとなった場合には、信頼を失いかねません。そういった緊急時にもしっかり対応できるように、情報共有などを日々行なっていく必要があります。

課題その4 書類管理

物件を紹介するにあたって、契約に関わる書類が存在します。実際に希望のお部屋や物件があった際には、見学、契約と進んでいきますが、この間にも以下の主な手続きがありますので確認していきましょう。

・入居審査手続き
・重要事項説明
・火災保険契約書
・契約手続き

物件の詳細な情報や契約条件など、お客様に安心してご契約いただけるように説明や手続きを踏んでいきます。どこまで説明したのか、またお客様にご記入いただく書類の管理など、管理体制はしっかり整えなければなりません。

不動産業界の効率化 ITツールを活用して情報共有

上記でご紹介した不動産業界の改善ポイント4つをしっかり行っていくには、ITツールの活用がとてもおすすめです。ITツールではナレッジ共有の他に、顧客管理など業務に関わる管理システムを一元化でき、業務効率化や売上向上へとつながっていきます。では、ITツールを活用することでどんなメリットが得られるのでしょうか。

1、マニュアルや情報共有などの効率化
2、研修教育への負担軽減
3、属人化を防ぐ

それぞれのメリットについて、徹底的に解説していきます。

メリット1 マニュアルや情報共有などの効率化

ITツールを活用することで、どんな人でもすぐにマニュアルや最新の情報を得られます。次のようなシーンでも迅速に確認などができます。

「この手続きはどうやって行うのか」
「お客様から多く寄せられるお問い合わせは何か」
「この間の会議はどんなこと話し合ったか確認したい」
「最近変わった法令について確認したい」

不動産会社で働く上で煩雑な手続きはすぐに把握していきたいもの。また、日々の会議の内容についても、随時確認できた方が便利です。見たい時に確認できる。それが ITツールの最大のメリットなのです。

メリット2 研修教育の負担軽減

新人への教育は、通常業務に加えて行わなければなりません。時には忙しくて対応できない時もあるでしょう。そんな時には研修マニュアルを用意しておきましょう。また、新人一人でも学べる研修をしっかり整えていくことで充実した研修教育が行えます。動画講座などをあらかじめ作成しておくと、新人スタッフもしっかり頭に入れて学ぶことができるため、新人の教育ツールとしておすすめです。

メリット3 属人化

社内の情報共有はそれぞれの社員の知識やスキルアップにつながっていきます。そのため、常に最新情報を見られる環境づくりに取り組んでいきましょう。日頃から行われる会議の議事録や業界の情報などをまとめておき、誰でも見られる環境にしておくと良いです。

不動産業界の効率化 役に立つ情報共有のポイントとは

社内で効率よく情報共有していくには、誰もが理解できるナレッジや手順書の作成がとても大切になってきます。では作成するにあたってのポイントを確認していきましょう。
1、画像や動画を活用する
2、専門用語集などの作成
3、異職種の声も反映していく

以上のポイントをおさえておくことで、情報共有はとてもスムーズに行えます。それぞれのポイントについて解説していきましょう。

ポイント1 画像や動画を活用する

文字だけでは伝わらない業務などもあるでしょう。適度に画像や動画などを取り入れて、わかりやすいナレッジにしていくことも大切です。また、手順書の作成の際には画像や動画がとても効果的です。わかりにくい箇所は積極的に画像や動画を使って、理解を進められるようにしていきましょう。

ポイント2 専門用語集などの作成

不動産業界では業務に関わる専門用語が多数使われています。関連する法令に関する用語も多くありますので、しっかり覚えていきたいものです。そのためには、確認したいときに見られるよう社内サイトなどを立ち上げ、専門用語集などのページを制作しておくと良いでしょう。用語に理解に困ったら、すぐに確認できる環境整備に取り組むことが大切です。

ポイント3 異業種の声も反映していく

誰でも理解できる情報共有をしていくには、職種を超えた声を反映していくことが大切です。
職種によって情報や言葉の捉え方は変わっていきます。共通認識を持っていくには、どんな職種でも理解できる言葉に置き換えていくことも必要でしょう。ナレッジ作成や手順書作成の際には、例えば異なる職種でもすぐに業務に取り組めるそんな内容に仕上げていくと、スキルアップや知識向上に繋がります。

ITツールでの情報共有で不動産業界もDX化へ

不動産営業に活用できるITツールについて理解は深められたでしょうか。

ポイントは、全従業員のスキルが高い水準に保てること、あるいは活発な情報共有ができ働きやすい環境に変化していくことです。DX化は昨今とても話題になっています。いざ取り組もうと思ってからでは変化に順応できず時代遅れの企業になる可能性があります。まずはITツールの導入を検討して、情報共有の環境を整えることから始めてみましょう。

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