この記事をご覧の方は、不動産業界で紙を削減するメリットを知りたいと思われているのではないでしょうか。
紙を削減することは重要です。紙を削減せずに業務を続けていると思わぬ課題に直面し、業務効率や生産性の低下を招き、自社の業績に悪影響を及ぼしかねません。
この記事を参考にすることで、紙を削減するメリットやデメリット、削減するためにどのような準備すべきかを理解できるでしょう。
目次
不動産業界で紙が多い理由
不動産業界では売買契約書や重要事項説明書、登記簿謄本、権利書など様々な書類を使ってやり取りがされます。またそれに伴い不動産の仲介業者では、その写しの保管が必要です。
例えば売買契約書は十ページ以上になることが多く、重要事項説明書は30ページ以上になることも多いでしょう。このような書類を紙媒体として保管するには、多くのスペースが必要になります。
また不動産業界においては、取引に直接関係のある書類だけではなく、マネーロンダリングを防止するための身分証明書の写しなども保管が必要です。
そのため不動産業界では取引が発生する度に、多くの書類をコピーして保存しています。
不動産業界で紙を削減するメリット
不動産業界では前述のようにたくさんの紙が存在しますが、紙を削減することでどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは不動産業界で紙を削減するメリットを5つ紹介します。
印刷コストを削減できる
紙を削減するメリットのひとつに、印刷コストの削減が挙げられます。
例えば印刷代や用紙代、プリンタのリース料などが削減できるだけなく、資料の郵送や運搬、廃棄費用など紙に関連した様々なコストを削減できるでしょう。
不動産業界ではお客様に紙媒体で提出が求められる書類が存在しますが、紙に印刷することが必須でない書類は電子化することで、これらのコストを削減できます。
保管スペースが不要になる
紙媒体の場合は紙を保管するスペースが必要で、倉庫やオフィスの賃料が必要になります。
もし紙が削減できれば保管スペースを他の用途に有効活用したり、オフィスや倉庫の賃料を減らすこともできるでしょう。
またスペースだけでなく、紙の書類を保管する棚やキャビネット、ファイルなどの備品も不要になり、コスト削減につながります。
書類を容易に探し出せる
紙媒体で書類を保管している場合は、体系的にしっかり整理や分類がされていれば探し出すことが可能ですが、そうでなければどこに何が保管されているかわからなくなってしまうケースも多いでしょう。
しかし紙が電子化されクラウドストレージ等に文書が格納されていれば、キーワードで検索することが可能なため、膨大な文書からすぐに必要な文書を探し出せます。
紙を削減してデジタル化することで、保管場所を手作業で探し出すことなく、PCやスマホから検索するだけで必要な文書を探し出せるのは大きなメリットです。
書類のバックアップができる
紙をデジタル化することで、万が一に備えたバックアップにもなります。
紙媒体で書類を保存していると、紛失や盗難、火災による焼失などで復元することは難しくなるのです。
しかし紙をデジタル化して信頼性の高いクラウドストレージ等に保存しておけば、そのようなリスクを低減できるでしょう。
紙媒体のみで保存している場合は情報を失うリスクがあることを理解すべきです。
情報セキュリティ強化につながる
紙を削減してデジタル化を進めることで、文書のセキュリティ強化にも繋がります。
なぜなら紙媒体で文書を保存していると、盗難による情報漏洩や改ざんリスクが増えるためです。
しかしペーパーレス化によってデジタル化された文書を信頼性の高いクラウドストレージに保存しておけば、書類の盗難や紛失、改ざんや劣化のリスクを低減できます。
文書に細かなアクセス制限も設定できるため、意図しない人から閲覧や編集されることも防げるのです。
個人情報や機密情報であれば、クラウドストレージではなくネットワークから切り離されたローカルストレージに保存することで、更に情報漏洩のリスクを低減できます。
不動産業界で紙を削減するデメリット
前述のように紙を削減することでたくさんのメリットが発生しますが、逆に紙を削減することでどのようなデメリットがあるのでしょうか。
ここでは紙を削減するデメリットを2つ紹介します。
デジタル化にコストがかかる
ペーパーレス化を実現するには、ハードウェアやサービスを導入するコストが必要になります。
例えば紙を電子化するためのスキャナや、電子化した文書を閲覧するためのPCやタブレット端末、電子化した文書を保存するためのクラウドストレージサービスなどの導入が必要です。
ただしこれらを導入して紙を削減できれば保管スペースや印刷コストを削減できるため、企業全体で長期的に見ればコストは下がるでしょう。
システム障害が発生した場合に影響を受ける
例えばクラウドストレージ上に書類を保管している場合、ネットワークやサービスに障害が発生した場合に、文書にアクセスできないなどの事態が発生する可能性があります。
また電子化されたPCやタブレット端末が故障した場合も、一時的に文書を閲覧できない事態になるでしょう。
ネットワークの冗長化や稼働率の高いクラウドストレージサービスを使うことで、これらのリスクを低減できます。
不動産業界で紙を削減するための準備
何の準備もせずにいきなり紙を削減すると、十分な効果が出ないだけでなく、業務に支障が出て問題に発展する可能性があります。
ここでは紙を削減するために必要な準備を紹介しましょう。
目的を明確にして社内の理解を得る
不動産業界で紙を削減するためには、まずは目的を明確にする必要があります。
例えば保管コストを削減したいかのか、業務を効率化したいのか、リモートワークを推進したいのかなど、紙を削減する目的を明確化すべきです。
また、不動産業界ではどうしても紙媒体で必要な書類も存在するため、電子化する書類としない書類に分類することが必要になります。
目的だけでなくペーパーレス化を推進することによるメリットを定量的に明確化し、経営層や社内の関係各部にペーパーレス化の必要性を認識してもらいましょう。
その際に社員の業務が具体的にどのように変化するかを丁寧に分かりやすく説明するだけでなく、社員からの質問にも1つ1つ丁寧に回答し、不安を払拭することがポイントです。
どこから削減に着手するか決める
紙を削減して電子化する際には業務に支障が出る可能性もあるため、一気にすべての紙を削減してペーパーレス化するのではなく、優先順位を決めて徐々に進める方が低リスクでしょう。
まずはお客様とのやり取りで使用する資料ではなく、社内で使用する会議資料や申請書類などからペーパーレス化することをおすすめします。
特定の部門やプロジェクトの社内資料をペーパーレス化し、その際の課題や教訓を踏まえて、他の部門にも展開する進め方が良いでしょう。
スマホやタブレットなどを普段から良く利用している若手が多い部署であれば、比較的抵抗なくペーパーレス化を進められます。
まとめ
この記事では、紙を削減するメリットやデメリット、削減するためにどのような準備すべきかを紹介しました。
不動産業界で紙を削減することは重要です。
紙を削減せずに業務を続けようとすると思わぬ課題に直面し、業務効率や生産性の低下を招き、自社の業績に悪影響を及ぼしかねません。
この記事で紹介した内容を参考にして紙の削減に成功し、業務効率化やコスト削減が実現できれば幸いです。
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