最近では、現地に行かずとも不動産物件をチェックできる「オンライン内見」が注目されています。不動産業界でもリモート化を推奨する動きがあり、業務のやり方が見直されつつあります。従来の業務における無駄をなくして効率化することは、不動産業界にとっても重要課題です。
そしてリモート化だけでなく、紙を使った業務をなくす「ペーパーレス化」の取り組みも広まっています。しかし、紙依存の傾向が強い不動産仲介業の仕事で、ペーパーレス化を実現するのは容易ではありません。ペーパーレス化の実現方法を把握して、業務に取り入れることが大切です。
そこで本記事では不動産仲介業の方向けに、ペーパーレス化のメリットや実現方法をご紹介します。紙の業務に課題を感じている不動産仲介業の方は、ぜひご覧ください。
目次
ペーパーレス化により不動産仲介業が得られる3つのメリット
不動産仲介業に多い紙を用いた業務には、さまざまな課題があります。ペーパーレス化によってこうした課題を解決でき、多くのメリットが得られるのです。
不動産仲介業がペーパーレス化することで得られる3つのメリットについて、順番に解説します。ペーパーレス化のメリットについて詳しく把握したい方は、こちらの記事も参考にしてください。
ペーパーレス化による4つのメリットを解説！おすすめツールも紹介
メリット1：業務効率化につながる
紙の書類を取り扱う際には、多くの手間が発生します。まず、印刷の際には必ずプリンターまで移動しなければなりません。契約書であれば、手書きや捺印も必要でしょう。印刷した内容に間違いがあれば、再印刷の手間が発生することに。用紙やインクが少なければ、補充する手間もかかります。
ペーパーレス化すれば、こうした手間が全てなくなります。オンラインで書類を作成できるようになるため、印刷や手書きの必要がありません。デスクにいながらパソコンで書類を管理でき、書類の取り扱いが短時間で済ませられます。結果として、大きな業務効率化につながるでしょう。
メリット2：コスト削減につながる
紙の使用頻度が高い不動産仲介業では、印刷にかかるコストも軽視できません。用紙やインクだけでなく、プリンターを稼働させるための電気代なども発生します。書類の印刷・管理にかかる手間も、大きな人件費となるでしょう。
ペーパーレス化することで、こうしたコストを大幅に削減することが可能です。用紙やインクが不要となるのはもちろん、印刷にかかる人件費も発生しません。書類をオンラインで取り扱えるので、管理コストも減らせます。クラウド型のITツールを使えば、少ない月額料金でペーパーレス化を実現できます。
メリット3：リモートワークを実現しやすくなる
リモートワークは、通勤をなくし時間を有効活用できる魅力的な働き方です。とはいえ、不動産業界では紙を用いる業務の存在によって、リモート化のハードルが高くなっています。お客様への説明に用いる契約書が紙では、どうしても対面でのやり取りが欠かせません。
しかし不動産業界でも、リモートワークの普及に向けた動きがあります。2017年に「IT重説」の運用が開始し、契約内容の説明をリモートでも可能となったのです。ペーパーレス化すればIT重説を導入でき、リモートワークを実現しやすくなるでしょう。ただし、契約書だけでなく社内書類のペーパーレス化も必要不可欠です。
ペーパーレス化のベストな実現方法は「ITツール」
不動産仲介業でペーパーレス化を実現するためのベストな方法は、「ITツール」の活用です。多くのITツールはリーズナブルな月額料金で利用でき、社内サーバーを用意することなくスピーディーに導入できます。
ここでは、不動産仲介業のペーパーレス化に役立つおすすめのITツールを3つご紹介します。なお、
ペーパーレス化に限らず便利なITツールを他にも知りたい方は、次の記事もご一読ください。
タイムカードや勤怠表が不要になる「勤怠管理ツール」
「勤怠管理ツール」を使うと、勤怠情報の管理・共有がオンラインで行えます。スマートフォンで日々の打刻が行えるため、タイムカードが不要です。残業時間などの集計は自動化され、手計算が不要となる上にミスも防止できます。勤怠情報の共有もオンラインで可能なため、毎月勤怠表を印刷する必要がなくなります。
社内の申請書を電子化する「ワークフロー」
「ワークフロー」を使うと、社内の申請業務をオンライン化できます。申請・承認・差し戻しが全てWeb上で行えるため、申請書を印刷する必要がありません。パソコンだけでなくスマートフォンでも利用できるので、リモートワークでの申請業務も可能です。情報共有や申請状況チェックが容易となり、紙の申請書よりもスピーディーに手続きを進められます。
社内マニュアルを電子化する「社内Wiki」
「社内Wiki」を使うと、社内のノウハウをすべてWeb上に蓄積し、共有可能です。表や画像の挿入、フォント調整などがボタン操作で行え、分かりやすい社内マニュアルを作成できます。紙の社内マニュアルを印刷する必要がありません。また管理の負担も大幅に減り、使い勝手が格段に良くなります。
ITツールで、不動産仲介業のペーパーレス化を実現しましょう！
今回は不動産仲介業の方向けに、ペーパーレス化のメリットや、実現方法としておすすめITツールをご紹介しました。
不動産業界はペーパーレス化が難しいものの、ITツールを活用すれば実現しやすくなります。ペーパーレス化の実現は業務効率化やコスト削減につながり、企業の利益拡大が期待できます。さらに、リモートワークの導入によって、社員のワークライフバランス向上にもつながるでしょう。
とはいえ、複数のITツールを導入するのは大変ですよね。今回ご紹介したITツールを一度でまとめて導入するなら、「グループウェア」がおすすめです。ペーパーレス化を実現したい不動産仲介業の方は、グループウェアなどのITツールを導入してみてはいかがでしょうか。
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