不動産業界の顧客案件・予定管理の効率化!ツール導入で働き方改革

不動産業界でも、昨今、IT化の波は勢いを増しております。現場作業などもでも図面や写真、工程管理ができるようなツールが多く出回っています。販売会社においても例外ではありません。

業界の特性としては、管理の期間が長いため、長期的な視野で使いやすいことが重要になってきます。これはグループウェアの中でもプロジェクト管理ツールという分類で実用化されています。

本記事ではグループウェアを使った不動産業界の顧客案件と予定管理の効率化についてご紹介しています。業務の効率化を目指す不動産会社はぜひ参考にしてみてください。

不動産業界が抱えている課題

プロジェクト工期のズレ

土地や建物、材料の値段は流動性があるものです。これにより、業者の都合で処理が遅れたり、重要なタイミングを逃したりすると、企業としてダメージを受けたり、顧客に迷惑がかかったりする場合があります。

担当者との連絡がつかない

業界の性質上、固定の顧客に長期的に取引するというよりは、常に新規顧客を探してアプロ―チを続ける必要があります。電話連絡、場合によってはLINEなども活用して日々アクションを行わなければなりません。

単純作業の効率化

ただ一方、着工から販売、引き渡しまで、比較的短期間に同じ作業を繰り返すような性質であることも言えます。こういった単純作業を、どの社員が担当しても、一定以上のレベルで効率的に行う必要があります。

また、上長としては、今どのくらい案件が回っていて、どのくらい受注に近づいているものがあって、入金の遅れがないかとか、トラブルになりそうな恐れがないかなどの俯瞰できるような視点が必要になります。

業界領域の広すぎる

各スタッフの専門性も高いものが求められていて、単なる販売にとどまらず、法律・契約面の知識や現場作業ならではの建設業者との付き合い方、ノウハウ習得なども重要です。

いかに前例をもとに、スムーズに業務を遂行できるかが求められているとも言えます。

不動産業界の案件管理体制の変化

本章では、上述でご紹介した不動産業界の悩みを解決するべく、グループウェアを導入した結果、どのような変化が起こっているかについて解説しています。

エクセル・電話・FAXの効率

まず案件管理から見ていきましょう。不動産業界で1件成約に至るまでに、数十件の見込み客を持っておく必要があります。

見込み客を確保するためには、電話、FAX、メール、LINEなどを使ってアクションを行い、問い合わせがあった、オープンハウスイベントに来場があった、などのシーンでリスト化。

最終アクションからどれくらいの期間がたってしまっているか、現在もアクティブな顧客なのかどうか、次に何をすれば成約に進むのかといったことを、一元的に見やすくするツールの需要が高まっています。

紙媒体の管理

不動産業界のなかには、紙やエクセルで長年やっているよ、という社長さんもいるかもしれません。しかし、個々の社員が自分でだけわかっている、事務所に確認しないとアクションができない、といった運用方法では、スピーディーなアクションの点で競合他社に差をつけられてしまうかもしれません。

つまり、見える化、可視化、オープンな状態での管理 というキーワードで考えていく
必要が業界全体の課題となっていました。

エクセルでのリスト作成

エクセル管理を行っている場合、同時に複数のユーザーがメンテナンスできない事務所内でアクセスできる環境でないと更新・検索できないといった限界があります。

慣れていない担当者が関係ない情報をメンテナンスしてしまい、大事なデータが壊れてしまうリスクもあります。こういった状態を解決するために、数人規模の中小企業でもグループウェアが導入されるようになりました。

不動産業界の悩みをグループウェアで解決できる

グループウェア導入は、不動産業界でどのような効果を生み出しているのでしょうか。

多くの不動産会社は、各社員は外出も多く、全員が同じ時間に集まって情報共有することは難しいかもしれません。そんなときに、社内のちょっとした連絡や意見交換は、グループウェアで運用することで効率化が図れます。

今や在宅ワークも進んでいる時勢です。オンラインでミーティングを開いて、議事録はチャットで共有する、といったシーンも業界に関係なく見られるようになりました。見込み顧客から成約に持っていく、という本来の業務に時間を費やすためには、社内の事務処理についてもできる限りスムーズに処理するのがベストです。

グループウェアの機能をさまざまな業務の効率化が図れます。例えば、経費申請や勤怠の承認について、承認、決裁を履歴管理したいときにはワークフロー機能が便利です。

また、金額の稟議、提案方針の承認など、上長がいる時でないと進まないようでは、競合他社に遅れをとってしまいますが、グループウェアの導入により、外出先でもスマホで押印ができるようになります。

グループウェアの導入は、スピードが上がるだけでなく、今どこにあるのか、どのような経緯で決済に至ったかといった履歴の管理にも役立つのです。

不動産業界の予定管理を円滑にするグループウェアの便利機能

顧客スケジュール管理機能

社員の予定だけでなく、ショウルームや物件ごとのスケジュール管理もできることの1つです。この連休は各物件にどれくらい来場者があるのか、誰が担当するのか、バッティングはないか、空きが出ている場合は何か集客はできないか、といった総合的な判断を、上長は常にする必要があります。

詳細なスケジュール管理としても、ガントチャート機能などでより可視化しやすい機能があるより利便性が高まります。不動産業界では工程表による管理が主になるので、だれが見ても分かるようなシンプルなプラットフォームに加えて、簡単操作で利用できる共通情報管理ツールが人気です。

社内スケジュール管理機能

社内であっても、交代で休みをとる取組や、空いているスタッフがいたら他を応援に回すなどの調整が常に必要です。もちろん、各時が自分の予定を常に最新化しておくことが前提なので、スケジュールひとつとっても、同じ情報を共有できるようにしておくのが業務の効果化に繋がります。

文書作成機能

業界特有の文書を保管する際に便利な機能です。売買契約書、施工管理関連の書面、定期点検など、物件ごとに番号を振ってまとめておけば、何かあったときに倉庫に駆け込んで段ボール箱を開けて探し回るといった手間を省くことができます。

顧客一括管理機能

イベント時には顧客を住所、年代、最終アクション日などでセグメントして、案内を送るといったアクションも必要です。頭の中にある顧客リストから1件1件電話をしているようでは、ミスや電話漏れが多くなってしまいます。

顧客一括管理機能を使用することで、アクションの反応を可視化できることに加えて、来年同じイベントをやるときに、昨年の反応実績を踏まえてアクション方針を改善できるメリットがあります。

業務フロー管理機能

自社で工事部門をもつ会社であれば、販売スタッフだけでなく、他部署も含めた工程管理、フロー管理ができます。これらはコスト管理、プロジェクト単位の収支にも関係する大事な情報です。

業務フロー管理機能の活用で、業務スケジュールを一元管理できるため、納品遅れなどのリスクを最小限に抑える効果が期待できます。

テンプレート保存機能

仕入れ先への発注書、顧客への御礼メールなど、会社として同じ形式のものはテンプレート化して保存、共有しておくのも大変効果的です。新入社員が来た時に、一から教えなくてもここを見ておいてね、といった研修マニュアルのような使い方もテンプレート保存機能は可能です。

不動産業界の働き方が変わるツールの導入

不動産業界の顧客案件と予定管理の効率化についての理解は深められたでしょうか。不動産業界ならではの特性に合わせたグループウェア機能の活用方法をお試しください。

また、自社に適したグループウェアの選び方は、利用者の年齢層、機能性、サポート体制についてもチェックしたのち、無料期間等で試運転してから導入を検討する方法がおすすめです。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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