不動産業界においては従業員や顧客とのやり取りで電話やメールが一般的な手段とされてきました。しかし近年電話やメールに取って代わる「ビジネスチャット」が注目を集めています。
従業員や顧客とのやりとりにも使えるビジネスチャットは、コミュニケーションを円滑に進められる便利なツールです。この記事では電話やメールよりもなぜビジネスチャットが効果的なのか、電話メール対応の問題点とビジネスチャット導入で得られる改善点について説明していきます。
目次
電話・メール対応の問題点
伝える幅に限界がある
電話やメールのやり取りだと場合によって対応や返信の確認が遅れてしまうことがあります。そのため従業員からしてみると物件の情報をリアルタイムで共有できないと感じてしまうかもしれません。
また電話やメールでの対応はやり取りが固く、顧客の中には壁に感じることも少なくないようです。顧客の中には電話であれば直接の声のやり取りということもあり気を使う人や、メールでは形式張った文章になってしまうので肝心な物件について聞きたい内容がうまく伝えられないなどの障壁を感じているようです。
従業員同士のやり取りでも、仲介業者が最新の物件情報を手に入れたい時に、その都度管理会社に電話で確認している実態があります。
このように従業員と顧客ともに電話やメールだけでは欲しい情報が手に入らないため、不動産の仲介業者や管理会社と何度も顔合わせする必要があります。経費や労力という点で顧客や従業員にマイナスを負担させてしまっているのです。
このように不動産関連では電話やメールによる不満が聞こえてくることもあり、近年では業務上のやり取りをスピーディーにおこなうための改善を要求する声があがっています。
その中でも「ビジネスチャット」が一際注目を集めています。次にビジネスチャットによる改善点を見ていきましょう。
改善点
ビジネスチャットの導入
ビジネスチャットはインターネット上のコミュニケーションツールの一つです。プライベートでのやり取りにはLINEなどが使われますが、私用とビジネス用を混在して使用することに懸念を示す人や、情報流出などセキュリティ上の問題から仕事上はビジネスチャットを使う企業が増えています。
チャット機能の他にもタスク管理や掲示板など、ビジネス利用により便利な仕様となっています。
それでは電話やメールのやり取りからビジネスチャットに取って代わるメリットについて説明していきます。
従業員や顧客とのコミュニケーションが円滑になる
電話やメールのやり取りに比べてフランクな印象のあるチャット機能を備えたビジネスチャットは、その印象からも会話のように伝えたいことを簡潔にわかりやすく伝えられます。その結果として従業員や顧客とのやりとりが格段にスムーズになります。
またメールのように固くはないので返信などもしやすくコミュニケーションがスムーズに進むことが期待されます。顔を合わせて話すビデオ通話や業務を把握するためのタスク管理
の機能も備わっており、リモート作業による労力の削減も期待できます。
リアルタイムで状況を伝えられる
スマートフォン対応のビジネスチャットを導入すれば建設工事の進歩状況などをリアルタイムで伝えることが可能です。また従業員や業者に対しても物件の最新情報をいち早く伝えることができます。
このようにやり取りをチャット方式にすることにより、結果的にコミュニケーションがこまめに取られるようになりお互いの確認認識の共有が迅速になりズレも起こりにくくなります。
顧客からのクレーム減につながる
コミュニケーションが促進されることにより情報の未伝達が防げることや顧客の満足度が上がることで顧客からのクレームが減るなどの成果もでています。
大人数でも使える
ビジネスチャットのグループ機能は無制限なので従業員や顧客が増えたり多角化しても問題なく使えます。このグループ機能により業務上のホウレンソウが円滑になることが期待できます。
使い勝手が良い
ビジネスチャットはLINEなどに比べビジネス用に特化したつくりになっていて、それは画面や操作でもわかります。ビジネス用によりシンプルでわかりやすい仕様になっていて、ITやインターネットが苦手な人でも問題なく使えたという声が多数上がっています。
セキュリティ面ではビジネスチャットが安心
従業員や顧客とのやり取りにLINEなど私用のものを使うと、間違えて他人に送ってしまうなど情報漏えいの原因となってしまうことがあります。その点ビジネスチャットは仕事上の相手とだけやり取りが出来るのでセキュリティ上の問題も安心です。
また万が一間違った取引先などに送ってしまった場合もすぐに削除できる機能があるのでそこも安心です。メールの場合は一度送ってしまうと相手に届いたらこちらから削除することはできません。その点ビジネスチャットは融通が利きます。
また従来のメールのようにウイルスメールなどが送られてくる心配もありません。
利用者の声
実際にビジネスチャットを導入した不動産会社から成果を実感している声があがっています。
「スマホやインターネット環境があれば、いつでもどこでも好きなときに自分のスケジュール確認や入力ができたり、お客様対応中の他の社員の妨げになることなく、共有スケジュールで確認、共有資料で別のお客様への対応、社内文書の閲覧ができることで、すばやく情報が共有できるようになりました」
「地元密着で住宅を建築している会社のため、何かあればお客様の元に駆けつけるのですが、社内に入った情報をいかに早く営業担当・設計士・現場監督に伝達するかが課題でした。ビジネスチャットの導入で、人・設備のスケジュールの見える化と、スピーディな情報共有により業務効率が格段に上がりました。掲示板を使用した意見交換や、簡単なアンケート調査もできるようになり、お客さまのためにはどう改善していけば良いのか、各部門の課題や想いなども全員が把握できるようになり、部門間の相互理解にもつながったと思います」
「現在はスマホにも完全対応になっているので、どこでどんな状況でも予定の追加と変更ができるのが助かっています。
ITリテラシーの低い社員でも何の説明をしなくても使っていたので、ユーザビリティも高いと思います」
ビジネスチャットの導入で働き方改革を！
ビジネスチャットには電話やメールに取って代わる便利なツールです。近年では「働き方改革」の一環としてビジネスチャットを導入する不動産会社も増えているようです。従業員や顧客、業者などとのやりとりまとめて安全に管理できるビジネスチャットの導入を是非検討してみてはいかがでしょうか。
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