宅地建物取引士を悩ますダブルブッキング!正確なスケジュール管理法とは

「宅地建物取引士(宅建士)」は、主に不動産取引を行う需要の高い仕事です。生活に欠かせない住まいを取り扱う仕事であるため、多くの顧客対応を日々行うこととなります。宅地建物取引士が仕事をこなして顧客からの信頼を得るうえで、正確なスケジュール管理が欠かせません。

宅地建物取引士のスケジュール管理で最も注意すべきものが、予定が重複してしまう「ダブルブッキング」です。宅地建物取引士の仕事では、さまざまな要因からダブルブッキングが発生しやすいといえます。正確なスケジュール管理を行うには、ダブルブッキングの要因やその解決策を押さえておくべきです。

そこでこの記事では、宅地建物取引士のスケジュール管理でダブルブッキングが発生しやすい要因や、正確なスケジュール管理法をご紹介します。スケジュール管理がうまく行かずお悩みの宅地建物取引士の方は、ぜひご覧ください。

宅地建物取引士のスケジュールがダブルブッキングしやすい3要因

なぜ、宅地建物取引士のスケジュール管理ではダブルブッキングが発生しやすいのでしょうか。まずは、3つの大きな要因について解説します。

要因1:スケジュールが顧客やオーナーの都合で変わりやすい

多くの顧客を抱える宅地建物取引士は、相手のスケジュールの影響を受けやすい仕事といえます。特に、内見案内では顧客だけでなく物件のオーナーの都合も大きく関わってきます。内見案内の前に、オーナーから鍵を借りなければならないケースも珍しくありません。

顧客との日程が先に決まっても、オーナーの都合がつかないために再度日程調整しなければならないこともあります。このように、宅地建物取引士のスケジュールは顧客やオーナーの都合で変わりやすいのです。結果としてスケジュール更新頻度が増え、更新ミスからダブルブッキングが発生しやすくなります。

要因2:移動時間も考慮したスケジュール管理が必要

宅地建物取引士の業務で良くある内見案内では、当然ながら現地に移動する必要があります。1人の顧客対応だけで考えても、案内する物件の数が多くなるほど移動時間も増えるのです。所要時間が前後しやすいため余裕を持ったスケジュールでないと、後に控える顧客に迷惑がかかってしまうことも。

とはいえ顧客からの依頼が集中すると、1日に複数の内見案内が必要となり過密スケジュールになることも多いでしょう。顧客に迷惑がかからないよう、移動時間も含めて正確にスケジュール管理するのは困難です。また、ホワイトボードのようなスケジュール管理法では、内見案内での外出中に急な予定変更が発生しても対応できません。

要因3:別スタッフの予定とバッティングする場合も

宅地建物取引士は多くの顧客に対応しなければならないため、複数スタッフで顧客対応を分担する職場が多いですよね。多くのスタッフが並行して顧客対応していくことになるので、スタッフ間で予定がバッティングしてしまうことも。

特に内見案内では、同じ物件を複数スタッフが同時に紹介することはできません。そのため、スタッフ間でのスケジュールの兼ね合いも考慮しなければならないのが難点です。スケジュール共有が不十分だと、スタッフ間で内見案内の予定重複が発生しやすくなり、顧客に迷惑がかかってしまいます。

ダブルブッキングしないスケジュール管理法は「グループウェア」

このように、宅地建物取引士の仕事は多くの要因からダブルブッキングが発生しやすいといえます。ダブルブッキングを防いで正確にスケジュール管理するベストな方法は、「グループウェア」の導入です。社内の情報共有やコミュニケーションを効率化するオンラインツールで、スケジュール管理をはじめとした多くの業務に役立ちます。

宅地建物取引士が正確なスケジュール管理を実現するには、「カレンダー機能」や「日程調整機能」が最適です。これらの機能をスケジュール管理に活用する3つのメリットをご紹介します。

メリット1:視認性&操作性が高く、管理ミスが発生しにくい

カレンダー機能を使うと、オンラインで全スタッフのスケジュール管理・共有が可能です。スケジュールはカレンダー形式で表示され視認性が高く、見間違いのリスクを大幅に減らせます。スケジュールの空き時間が正確に把握できるため、ダブルブッキングの防止につながるでしょう。

また使いやすさを重視したインターフェースで、スケジュールの更新が容易となります。複雑な操作を必要としないので、パソコンが苦手な方でも容易に使い方を覚えることが可能です。スケジュールの更新が頻繁に発生しても手間がかからないため、管理ミスが発生しにくいでしょう。

メリット2:日程調整を自動化して、ダブルブッキングを防止可能

カレンダー機能は、最小限のメールのやり取りだけで日程調整が完了する「日程調整機能」と併用するのがおすすめです。日程調整機能では候補日程や参加者を設定して、日程調整依頼メールを任意の相手に送信します。受信した相手が日程を選択すると、カレンダー機能のスケジュールに自動反映されるため、手作業での更新が不要です。

しかも候補日程は自動設定することも可能で、移動時間や所要時間などからシステムが判断して最適な日程を決めてくれます。最新スケジュールで埋まっている日程は除外されるため、ダブルブッキングの心配がありません。日程調整を複数の顧客と並行するケースでも予定が重複することはなく、正確にスケジュール管理できます。

メリット3:スケジュール共有がリアルタイムに行える

カレンダー機能を使うことで、スタッフ間でのスケジュール共有がリアルタイムに可能です。各自のWebブラウザからカレンダーを表示して、任意スタッフの最新スケジュールを手軽に把握できます。全体の動きが把握できることで、重複した時間帯に予定を入れてしまう事態を防げます。

また、グループウェアはパソコンだけでなくスマートフォンからでも利用可能です。そのため外出中に予定が変わったとしても、迅速にスケジュールを更新・共有できます。もちろん自宅でも利用できるので、リモートワークにも対応しやすくなるでしょう。

グループウェアで、ダブルブッキングを防止しましょう!

今回は宅地建物取引士を悩ませるダブルブッキングが発生しやすい要因や、正確なスケジュール管理法としてグループウェアをご紹介しました。

宅地建物取引士の職場では、ホワイトボードといったアナログな方法でスケジュール管理しているケースもまだまだ多いですよね。このような方法では効率的なスケジュール共有は難しいですし、スケジュールの頻繁な更新が発生するとミスが発生しやすいでしょう。

ダブルブッキングを防止して正確にスケジュール管理するためには、グループウェアがやはり最もおすすめです。スケジュール管理におけるダブルブッキングを防止したい方は、グループウェアを導入してカレンダー機能や日程調整機能をぜひご活用ください。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

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