不動産業界が業務効率化する鍵!ホワイトボードから脱却しよう

2021/07/08

生活に欠かせない住まいを扱う不動産業界は、常に安定した需要があります。特に引っ越しシーズンには、多くの顧客に対応する必要があるでしょう。顧客のニーズに応えて満足度向上につなげるためには、無駄をなくし業務効率化することが重要です。

不動産業界では、まだまだホワイトボードを業務に使っている職場が多いですよね。スケジュール管理や営業成績の管理など、その使い方は様々でしょう。しかし、ホワイトボードには多くの課題が存在し、業務効率化を目指すうえでネックとなってしまいます。

そこでこの記事では、不動産業界がホワイトボードから脱却すべき理由や、おすすめのツールをご紹介します。ホワイトボードでの業務に無駄を感じる不動産業界の方は、ぜひご覧ください。

不動産業界がホワイトボードから脱却すべき4つの理由

ホワイトボードには不便な点が多く、不動産業界の業務効率を低下させる大きな要因となるのです。まずは、不動産業界がホワイトボードから脱却すべき4つの理由を解説します。

理由1:情報管理に手間がかかる

ホワイトボードを使った情報管理における最大の難点は、使い勝手の悪さです。ホワイトボードの情報を更新するためには、基本的にペンで手書きすることとなる上に、古い情報を消さなければなりません。パソコンで情報管理する場合と比べると、はるかに手間がかかります。

またペンの数も限られているので、多くの社員が同時に情報更新することはできません。他にも手が汚れたり文字が乱れたりと不便な点が多く、手間がかかるだけでなくストレスも溜まりやすいでしょう。

理由2:情報共有しづらい

ホワイトボードに書かれた情報は、その場所に行かなければ把握できません。そのため、社員間で情報共有しづらいのもホワイトボードの大きな欠点です。情報共有がスムーズに行えないとお互いにフォローがしづらく、チームワークの低下につながります。

スケジュール管理などを行う際には必ずホワイトボードの位置まで行かなければならず、移動が必須です。当然ながら外出中にはホワイトボードのスケジュールを確認できないので、電話やメールで問い合わせる必要が生じます。情報共有のために、自分だけでなく他社員の時間も奪ってしまうのです。

理由3:手違いや誤解が発生しやすい

ホワイトボードは基本的に手書きとなる性質上、社員によって書き方が変わってきます。雑な書き方をすると、他の社員が確認した時に誤解してしまう恐れがあります。スケジュールを誤解すると思わぬトラブルに発展し、顧客にまで迷惑がかかってしまうかもしれません。

また、手書きで追記したり古い情報を消したりすると、どうしても煩雑になってしまいます。結果として正しい情報を把握しづらくなり、管理ミスも発生しやすくなるのです。自分のスケジュールを間違えてしまうと、社内での信頼低下につながる恐れもあります。

理由4:リモートワークに対応できない

不動産業界では内見案内など対面での接客が多いため、リモートワークの普及率が低いと言われています。この状況を受けて最近では、映像を通してリモートで物件を見られる「オンライン内見」も増えてきました。事前に物件の様子を動画撮影しておけば対面での接客を大幅に削減でき、リモートワーク普及につながります。

しかし、ホワイトボードはオフィスワークを前提としたツールです。業務に欠かせない情報をホワイトボードで管理していると、リモートワーク普及を目指すときにネックとなってしまいます。オフィスワークでは通勤など時間の制約が多く、社員の負担も大きいのです。

ホワイトボードから脱却するなら「グループウェア」がおすすめ

このように、不動産業界でホワイトボードを利用した業務にはさまざまな課題が存在します。これらの課題を解決し業務効率化するのにベストな方法は、「グループウェア」の導入です。社内の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールで、多くの業界で導入されています。

グループウェアは、オンラインでスケジュール管理・共有できる「カレンダー機能」など、便利な機能が豊富です。ホワイトボードの代わりにグループウェアを用いる、3つのメリットをご紹介します。

メリット1:迅速かつ正確に情報管理できる

グループウェアは、全社員がパソコンのWebブラウザ上からアクセスできます。ホワイトボードのように定位置へ移動する必要がないため、迅速に情報管理できるのがメリットです。使いやすさを重視したインターフェースのため複雑な操作が不要で、情報の更新が容易となります。

また情報を電子データとして管理でき、ホワイトボードのように古い情報を消す必要がありません。情報管理が煩雑になりにくく、スケジュール管理などが正確に行えるようになるでしょう。

メリット2:情報共有がスムーズに行える

グループウェアを使うとオンラインでデータ管理が可能なため、スムーズに情報共有できるのもメリットです。たとえば、カレンダー機能では任意社員のスケジュールをWebブラウザから簡単に把握できます。情報共有に時間がかからないので、チームワーク強化につながるでしょう。

データはクラウド上で管理され、変更が発生してもリアルタイムに情報共有できます。お互いの最新スケジュールを迅速に把握できるため、急なスケジュールの変更が発生しても誤解が発生する心配がありません。

メリット3:リモートワークに対応しやすい

グループウェアは、パソコンだけでなくスマートフォンからでも利用できます。そのためホワイトボードと違ってオフィスワークである必要がなく、リモートワークに対応しやすいのもメリットです。リモートワークを普及させることで社員の負担が大きく軽減できる上に、無駄がなくなり業務効率化につながります。

リモートワークに対応するためにネットワーク環境を整備する場合、手間もコストもかかります。一方で、グループウェアを使えばサブスクリプション方式でスピーディーに業務をオンライン化することが可能です。手間がかからない上に、必要な機能だけを選んで最小限のコストで導入できます。

グループウェアで、不動産業界の仕事を効率化しましょう!

今回は不動産業界がホワイトボードから脱却すべき理由と、おすすめのツールとしてグループウェアをご紹介しました。

不動産業界は需要の高い仕事なので、業務効率化しないと顧客のニーズにすべて応えることは難しいでしょう。ホワイトボードでは多くの無駄が発生し、業務効率化の実現にはつながりません。

不動産業界の仕事を効率化するためには、グループウェアを使うのがおすすめです。ホワイトボードを使った業務に効率の悪さを感じている不動産業界の方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。

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