不動産業界の宅地建物取引士必見、社内での予定共有をクラウドサービスで実現しよう!

2021/07/13

不動産業界で働く宅地建物取引士は顧客との良好な関係の構築が不可欠です。そのため、顧客の都合に合わせた臨機応変な対応が求められます。それは予定が常に変動し続けるということでもあり、計画を立てる難易度が他業種に比べて高いといえます。流動的なスケジュールは、ミスやダブルブッキングの温床となってしまいます。なかには、ダブルブッキングがわかっていても顧客のために予定を入れる必要が出てくることもあります。

このような事態は、チームに協力を求めてることで解決できます。社内でうまく連携すれば、代理で業務を担当するなど、突発的な事象にも対応できるようになります。そのためには、社内でスケジュールの共有を行い、お互いの状況を常に把握することが不可欠です。しかし、外出が多い不動産業界では、密な情報共有は容易なことではありません。そのため、社員同士が離れていても手軽に情報共有できるツールが必要です。

今回は、オンラインで利用できるスケジュール共有サービスを紹介します。このサービスを活用することで、社員同士のチームワークを向上させることができます。

不動産業界が抱える社内情報共有の問題点

不動産業界は、その業務の特徴から情報共有が重要になっています。しかし、情報共有が難しい場面が多々あり、業務に支障をきたすことが少なくありません。そのような不動産業界の問題を、改めて整理してみましょう。

社員の外出が多い

社員の外出が多いのが、不動産業界の特徴です。社員がオフィスにいれば、情報共有は非常に簡単です。ホワイトボードを設置し、そこに予定を記入するだけで事足りることもあります。しかし、不動産業界では営業や不動産の管理など、中心となる業務は社外で行われます。すると、予定の共有はとても難しいものになります。メールでの共有は手間がかかり、受け取る側も情報整理が面倒です。電話は一対一の連絡しかできないので、社内向けの連絡手段としては不向きです。

そのため、社内への情報共有は会社に戻った後になってしまいます。直帰した場合は、共有が翌日になることもあります。そのような環境では、突発的な予定に対応できません。

頻繁な予定変更が多い

顧客ファーストと呼ばれるように、不動産業界は顧客のための臨機応変な対応が求められます。商談だけでなく、細かなクレームや、時には管理設備の修繕など、本来の業務から外れたことを要求されることもあります。突発的な予定で、その日の計画が崩れるということは珍しくありません。

そのように予定変更が常態化していると、情報共有が意味をなさなくなります。朝の情報が昼には役に立たなくなるなど、すぐに情報が古くなってしまいます。そんな状況では、スケジュールの共有など無意味に感じられ、その内誰も行わなくなってしまいます。この問題は、情報共有できるタイミングが限られていることも原因の一つです。リアルタイムな情報共有が実現すれば、この問題は解決すると言えるでしょう。

予定共有に時間をかけられない

顧客の対応や、書類作成の業務の優先度が高いため、予定共有に時間をかけることができないのも問題です。そもそも、前述の2つの理由から、予定を共有する価値が低くなってしまってしまい、優先度はますます下がってしまいます。情報共有がなくなると、チームで動くことが難しくなり、個人プレイに依存することになります。お互いを助け合うというチームのメリットが失われると、企業は咄嗟の事態に対応する柔軟性が失われてしまいます。

スケジュール共有サービスは、離れた社員の連携を蜜にする

不動産業界の問題点は、スケジュール共有サービスによって解決することができます。スケジュール共有サービスはオンライン上で、社内で予定共有が行えるツールです。このサービスを活用すれば、社内の全員がそれぞれの予定を把握できるようになります。スケジュール共有サービスの優れた特徴を紹介します。

いつでもどこでも予定が共有できる

スケジュール共有はスーマートフォンがあれば可能なので、場所を選びません。スマホでウェブサイトにアクセスし、新しく予定を入れるだけです。他の社員は更新されたスケジュールをすぐに確認できます。予定を入れる側も、見る側も、出先から確認ができるため、オフィスに戻る必要がありません。たとえば、内見案内や営業でずっと社外にいたとしても、最新のスケジュールを公開できるようになります。場所を選ばなくなったことで、迅速な情報共有を実現します。

最小限の作業で済むシンプルな操作

スケジュールの操作方法はとても簡単です。ウェブサイトにアクセスし、日程と必要な情報を入れるだけです。新しく予定を入れた時に社内に通知メッセージを送るように設定できるので、報告も自動して作業量を削減できます。メールや電話での報告はどうしても時間がかかってしまい、すぐにできないことがしばしばあります。スケジュール管理サービスはユーザーの作業負担を最小限にし、短い時間でも共有ができるようになりました。顧客対応や移動中の合間に操作ができるので、細切れ時間を有効活用できるようになります。

十分な情報を共有できる

スケジュールには様々な情報を記載できます。テキストで案件情報や対応内容を記入できるのに加え、ファイルの添付なども可能となっています。これを資料の連携などに活用することで、代理依頼や作業引き継ぎをスムーズに行うことができます。たとえば、顧客の物件希望条件などの情報を記録することで、代行者は業務がやりやすくなります。このような連携体制が整うことで、依頼を引き受けやすくなる環境づくりを実現します。

社内の業務状況を共有し、助け合える職場づくりを

社内業務が個人プレイになると、お互いの業務内容が見えなくなってしまいます。内容のよくわからない業務には関わりづらく、自発的に協力しようという意識は小さくなってしまいます。この問題は社員が自力で解決できるものではありません。自分の業務をこなしながら、社内の業務を把握するのは至難の業だからです。だからこそ、社内全体の状態を見える化する仕組みづくりをして、自然と情報共有される環境づくりが必要となります。

スケジュール管理サービスで予定共有を行うことで、社内の風通しをよくすることができます。これにより協力が行いやすい体制が整い、社員の自発的なチームワークが促進されます。所属意識を高め、チームで行動できるように環境づくりを行えば、臨機応変な業務対応ができるようになります。

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