不動産業の効率化とは?情報をデジタル化し、時間を節約しよう

2021/10/18

不動産業にも様々な業態がありますが、そのなかでもアパートや土地の管理をおこなう不動産管理業務があります。アパートの状態を確認したり、入居者同士のトラブルやクレーム対応、家賃未滞納者への督促など、その仕事内容は多岐に渡ります。しかし、人材が不足しているこの世の中、それらの業務も限られた社員たちで効率良くこなしていく必要があります。

限られた人材で実績を出すには、業務を効率化する他ありませんが、一体どのようにしたらよいのでしょうか?本記事では、不動産管理業の課題と、ITツールを使った解決方法について見ていきます。

不動産業とは

本記事は不動産管理における業務効率化が主題となりますが、スケジュールや時間管理の方法として、他の業態にとってもメリットとなり得る内容になっています。そのため、不動産業にはどのような業態があるのか、まずは軽くおさらいしておきましょう。

開発

土地の利用についての企画、都市開発や実際の建築など、不動産開発が主な業務となります。それらには通常多くの資金を要するため、大企業が行うことが多いです。

販売

住宅などの建物や土地そのものを売ることが販売の主な業務となります。住宅販売会社や、前述した開発も販売に含まれます。建物を買うということで、基本的には大きなお金を取り扱うことになるため、責任は重大です。

賃貸

町中に存在する不動産店の多くが、この賃貸に該当します。正確には賃貸仲介会社と言い、戸建てやアパートの賃貸を仲介しています。なかには売買の仲介を行っている会社もあり、その規模は大手から個人レベルまで様々です。

管理

アパートや土地の管理をおこないます。建物の状態確認やメンテナンス、入居者募集から対応、家賃集金やクレーム対応まで、様々な業務があります。今回はこの管理について詳しく見ていきたいと思います。

不動産管理の業務は大変

さて、ここからは本題に入っていきたいと思います。不動産業のなかでも、住人のクレーム対応や集金といった、住居者との距離が近い管理業は、それ故に大変な業務をたくさん抱えています。

莫大な量の書類管理

入居希望者が入居するまでの間に、莫大な量の契約書類が必要になります。入居審査のための申込書は、住宅の持ち主や管理会社、保険会社用に書かなければなりません。入居決定後も、賃貸借契約書や連帯保証人に関する書類、口座振替に関する書類などがあります。これら全ての契約書を管理するのは非常に大変なことです。

督促業務

家賃滞納者に対して、家賃を払うように促すことを督促といいます。この督促ですが、滞納者が昼間いなかったり、電話に出なかったりすると、夜間に督促をおこなわなければならなかったり、連絡が滞ってしまい一筋縄ではいきません。労力を割く上に時間もかかるなど、大変な業務であるといえます。

来店や電話での対応

店頭の物件情報を見て来店してきた人や、電話などで問い合わせをしてきた入居希望者の対応をします。物件の明きや保証人の有無の確認など、入居希望者からの問い合わせ対応には普段から多くの時間を割かれます。

また休み明けなどは、溜まりにたまった留守電や問い合わせの数々に対処するだけで1日が過ぎてしまうなんてこともあるでしょう。このような繁忙期には、仕事に頭がついていかず、結果的にミスを生じてしまう原因にもなりかねません。

クレーム対応

不動産管理業務の大部分を占めると言われるクレーム対応は、隣人の騒音や建物の毀損、不備など様々です。隣人同士のトラブルなど、クレーム対応が遅れると大変なことになりかねません。

不動産管理業務の課題

不動産管理業務はその大変さゆえに、いくつかの課題を抱えています。

長時間労働・残業

前述したように、大変な数の業務をこなす不動産管理なため、どうしても長時間労働や残業になりがちです。他の業界と比べてみても、所定内労働時間は平均して13時間ほど長いという統計も出ています。人手不足が問題となっているなか、従来通りの長時間労働や残業を続けていても、生産性の向上にはつながりません。

社内でのミスコミュニケーション

外出中の営業担当者に代わって、他の人が電話対応をすることもあるでしょう。しかし、その電話の内容をしっかりと担当者に伝えられなければ、ミスコミュニケーションが生じることになります。

口頭による伝言だと、内容がさらに曖昧になるかもしれません。そうなれば、担当者と顧客の意思疎通も曖昧となり、結果的に顧客からの信用低下にも繋がってしまいます。このように社内の情報共有に何の対策もしていないと、繁忙期には更なるミスコミュニケーションが発生して、業務に支障をきたしてしまうことでしょう。

ITツール導入による不動産管理の自動化

不動産管理業務の課題は、ITツールの導入で簡単に解決できる場合があります。

Web申し込み機能

入居手続きに必要な書類の一部、または全てをWeb申し込みでおこなえるようにします。紙媒体からパソコンなどの電子媒体に書類が移行することで、汚れや紛失の心配も無く、書類を見つけるのも楽になりますし、誰かに盗まれる可能性も低下することでしょう。

入居希望者の方も、書類記入の手間を省くことができ、入居手続きを快適に進めることができるでしょう。また、Web申し込みの場合、審査状況などがリアルタイムで確認できるため、管理側と顧客側の双方にとって安心なメリットがあります。

書類のデジタル化

入居手続きのデジタル化に伴って、その他もろもろの書類や、デジタル化出来そうな書類は全てデータ上で管理するようにしましょう。毎日膨大な量の書類が生まれ、既存のものと合わせて管理するのに、紙の書類だと管理するスペースがどんどん狭くなっていきますし、汚れや紛失したりもします。

また、どの書類がどこに置いてあるかわからず、探すのだけでも膨大な時間を費やすことにもなりかねません。書類をデータ上に移行し、パソコンなどで保管することにより、それらの問題は簡単に解決することができます。データ上の情報なので紙のように汚れたりはしませんし、検索機能で必要な書類をすぐに見つけることができます。セキュリティも安心なITツールを使えば、防犯も強化できるのです。

書類の一元管理

書類をデジタル化したあとは、それを一元管理することで、必要な情報を必要な社員全体に把握させておくことが可能です。これにより、顧客からの急な問い合わせにも、担当者以外の代役がしっかり対応することができます。

属人化していた情報を共有することで、対応が遅れたり社内のミスコミュニケーションが起こることを防ぎますし、その結果社内全体の業務スピードも増し、限られた人材で生産性をあげることも可能となるでしょう。生産性が上がれば、会社としての業績向上にも直結します。

ITツール導入の際は、目的を明確に

不動産管理の業務を効率化するITツールですが、会社によって導入の目的は異なります。他の会社がやっているからといって、何となく導入するだと、ITツールのどの機能を使えば良いかわからなかったり、自社に全く必要のないものを選んでしまうこともあるでしょう。

不動産管理業務であれば、「多すぎる書類をデジタル化して共有したい」「スケジュール管理を社内で共有したい」など、ITツール導入の目的は事前に明確にしておきましょう。そうすることで、ITツール導入までの期間を短縮することにも繋がっていきます。

まとめ

書類の管理や、社内の情報共有については、ITツールで簡単に解決できるかもしれません。諦めてしまう前に、一度相談してみてはいかがでしょうか。

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