コロナ禍において、世界のみならずここ日本でも働き方が大きく変質しつつあるのを皆さんも感じているのではないでしょうか。コロナ禍で特に注目を浴びるようになったのがグループウェア。日々大量の顧客情報を扱う不動産業界にもこのグループウェアが導入されています。
不動産業者にグループウェアが導入されると以下のようなメリットがあります。
・不動産の情報について、どこからでもアクセス
常に新しい物件等の情報をフラットにシェア。容易に探すことができ、業務の提案が迅速化
・契約等に関わる業務の不備を防止
各種の条項・状況を常に確認可能。情報も一元的に管理でき、業務上の不備の発見も容易化
・書物の作成に関わる無駄な時間を大幅カット
フォーマットにより情報の画一化を図り、無駄を徹底排除
上記のようなメリットが得られる一方で、このグループウェアの本質を捉えないまま、すぐに導入を検討する不動産会社も多いようです。本記事では、グループウェアというものの本質、いわゆる基本・基礎を明らかにするとともに、多くの不動産業界が導入しているグループウェアについてご紹介しています。
目次
そもそもグループウェアとは
グループウェアとは端的にいうと、情報の共有を簡単にするシステムです。
また、情報の共有を簡単にするだけでなく、後に残るものとして蓄積ができる機能や円滑にコミュニケーションできる機能まで、多種多様な使い方が可能です。
このグループウェアは以下の２つに分類できます。
・自社のサーバー以外のネット環境も使用するクラウド型
・自社のサーバー内で完結するオンプレミス型
以前まではオンプレミス型が主流でしたが、現在はクラウド型が主流です。その理由は、場所や時間の制約事項を克服できるからです。特に、外回りの営業が主流の不動産業関係者にとっては、クラウド型は重宝すべき存在です。
不動産業界にグループウェアを導入する3つのメリット
グループウェアを導入する主なメリットは大きく3つあります。
情報共有のための業務フローの構築
このグループウェアの導入により、仕事に関する情報や企業内での貴重な知識を効果的にデータ化できます。仕事内容に関わる情報のネットワークを築き、ひと昔前はノートに書いていたような情報も、PC・スマホを利用して簡単に検索できるようになりました。
例えば、このグループウェアの掲示板機能を駆使することで、グループ内に情報を伝達したり、機能マニュアルを整備できる機能を駆使することで、他の人たちも時間と場所を選ばすに見ることが可能になります。
つまり、社内業務フローが見えるかし、社内業務の円滑な業務遂行に繋がるサポートをグループウェアが行ってくれているということです。
社内情報共有・顧客情報共有の効率化
このグループウェアを導入する会社が一番利用しているのが、チャットやファイル管理といった情報共有機能です。必要なデータの共有、進捗管理などを通じて、お互いの認識齟齬を減らし、結果的に業務を効率的におこなうことができます。
バックオフィス業務の効率化
スタッフ同士のコミュニケーションを円滑にするだけでなく、各種申請や承認といった常習的な業務時間を減らします。また、部屋の予約といった雑務の簡略化も可能です。
こういった小さい作業や雑務は思った以上に時間を浪費しているので、グループウェアの導入により、業務の自動化・必要のない作業の排除に繋がるのです。
グループウェアを導入するデメリット
グループウェアの導入および運用には多少はコストがかかるものの、それ以外のデメリットはほぼないと思っていいでしょう。
グループウェアは多様な機能を有するため、それぞれの使用目的や業務環境に合致したものを適切に選択することで、より高い生産性を獲得することが可能です。言い換えれば、業務環境に合致しないものを選んでしまうと、効果が得られないので注意しましょう。
不動産業界で役立つ7つの機能
本章では、不動産業界で役立つグループウェアの各種機能についてご紹介しています。
社内スケジュール管理機能
不動産関連の商談で必要となる各種調整や認識共有が実現します。先に述べた不動産の管理要件と整合させることで、円滑なお客様対応が実現します。
物件情報管理機能
各種不動産の情報を確認することができ、自社以外の店舗との認識合わせが実現します。これに関しても、このグループウェアを独自にアレンジして導入するのがおすすめです。
契約書類管理・作成機能
契約書類などの重要物の作成・管理が可能であり、企業内で認識合わせが実現します。ファイル数が増加しても容易に探し出すことができ、欲しい情報をいち早く探すことができます。
賃貸物件契約管理機能
不動産や土地に重点を置いたこのグループウェアでは、土地などの契約状況を俯瞰的に読み取ることができ、さらにオリジナルでアレンジすることにより、自分の企業にとって最良な契約管理アプリを作ることができ、土地などの選択や更新の確認作業などの無駄を排除できます。
社内コミュニケーションの円滑化
不動に関する事業では様々な認識共有が必要です。企業内での意思疎通は言うまでもなく、お客さまとの詳細なやりとりに、意思疎通機能は必要不可欠です。しかしながら、日々の膨大なタスクなどに忙殺され、充分な会話などによる意志疎通がなかなかできないようなケースもきっとおありでしょう。
でも貴重な土地や物件の情報は毎日のように更新され、新しい案件出没に関わる情報が変わるスピードが早いせいか、情報をつい看過しまうことも多くあるでしょう。そうはいっても、「なぜ」についての情報を把握しておかなければ、お客さまに対する販売機会をみすみす失ってしまうことに他ならないでしょう。
そこでこのグループウェアを導入すれば時間に忙殺される従業員に負荷をかけることが飛躍的に軽減されるようになります。されに迅速に認識の一致を図ることも実現します。
一例をあげるならば、簡単な確認作業の場合は、「チャット機能」をつかったコミュニケーションで満足できますし、もう少し複雑多岐な相談であるならば、その場合は営業先でも実現可能なネット型会議により映像会議を行うことが可能です。
外回りやお客さま訪問などにより時間に忙殺される営業のようなグループウェアにとってはかなり便利であり、とても有用なツールとなるでしょう。
掲示板機能
報告や告知など、それを使う皆さんへの情報を伝えることができます。リアクション機能という、コメントや「いいね！」などを駆使したもので、お互いのやり取りが可能になります。
ワークフロー機能
会計処理や稟議書などの申請に関わる各種業務をデータ化することで、仕事の進み具合を管理できるようになります。携帯電話やスマートフォンを有効に活用することで、外回りの業務や外出先からも容易に決済等が可能になります。
アポイントメモ
外回りにおいて営業担当に着信があった際に、形式通りの入力だけで、伝言が可能になります。スマホアプリでプッシュ通知が受信でき、そのため失念の怖れは減少します。
グループウェアを導入してオフィス業務の効率的
このシステムの導入ついての基本知識から、不動産業界に特化したグループウェア機能までを説明してきました。現状では様々なグループウェアがありますが、これらの特長や、選ぶ際のポイントをきちんと理解しておくことで、無駄なコストを掛けずに済みます。
導入する際には、前もって必要とすべき機能についてよく検討しておき、それらについての強みをもったものを選択できるようにしましょう。
また、グループウェアは無料お試し期間等を設けている業者も多いので、無料期間で試運転することもおすすめします。
グループウェアのことなら、私たちにご相談ください。
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