目的をはっきりさせることが第一歩!ビジネスチャットの活用

導入が進むビジネスチャットのメリット

テレワークの導入が進んできた中、ビジネスチャットは業務の中核として必須のツールになってきました。名前の通りビジネスの中で使われるチャットツールであり、さまざまなメリットがわかってきたことも導入の後押しになったのです。

コミュニケーションを円滑にする

テレワークの導入により、通勤時間という縛りから解放されました。特定のオフィスに集まらなければいけないといった条件がなくなったのです。ところが、お互いの顔を見て話をしないことによって、コミュニケーションに問題が生じることがわかってきました。そこで重要視されてきたのがビジネスチャットだったのです。

これまで想定されてきた連絡方法は、メールや電話を使った方法があげられていました。実際に他の方法が発達しておらず、選択の余地もなかったのです。テレワークが推奨され始めた時代ではとても先進的で便利でしたが、リアルタイムでのコミュニケーションが難しい問題を抱えていたことが判明します。

さらに、複数のコミュニケーションがとりにくく、データのやり取りは別にしなければいけないなど、様々な問題が露呈してきます。テレビ通話といった方法もありましたが、それでもコミュニケーション不足が問題視されていきました。コロナ禍の問題がなければ、テレワークがそこまで進んで行かなかったといわれる理由のひとつです。

メールは便利ですが、実際には1通ずつしか対応できません。数が増えると個々の扱いのレベルに違いも出てしまいます。メールの応答だけで作業工数が膨大に増えるため、主たる業務がメール管理になりかねません。これも大きな問題でした。

ビジネスチャットを使うと、リアルタイムでのやり取りが可能となります。機能によってはビデオ通話も可能です。それも複数でも簡単にできるため、効率的なコミュニケーションが実現できます。グループチャットも活用すれば、情報の一元化もできるので、伝達ミスやロスも減らせるのがメリットです。

情報共有やタスク管理の効率化

情報は外部に触れさせるべきではなく少数で抱えるべきものと、多くの人で共有すべきものがあります。この共有すべき情報をできるだけ素早くできるのがビジネスチャットです。

グループチャットを使うことで、情報の共有化の効率が飛躍的にアップします。グループチャットで関係者が同時に情報を共有できるため、緊急の情報伝達も素早く行えるのが特徴です。その枠組みを作ることが必要ではありますが、プラットホームとして利用価値が高いことは間違いありません。

タスク管理や会議の効率もアップします。これはスケジュール管理ツールなどの併用で、グループチャットがさらに利用価値の高いものになるからです。情報の共有はビジネスチャットだけで行われるわけではありません。メンバーが集まらなくても状況が理解できるようにスケジュール管理ツールを使いつつビジネスチャットを活用すると、効率が飛躍的に変化をきたすからです。

プライベートとの区別

ビジネスチャットは仕事で使うものです。ビジネスの中で活用するものであって、日常で使われるものではありません。これまでいろいろなチャットツールが生まれ、便利なので使われてきたのは確かです。しかし、プライベートと区別が難しく、その線引きがうまくつかないことも問題視されてきました。LINEなどが代表的ですが、プライベートでも連絡がくるなど負担が増大しかねません。

ビジネスチャットであれば、個人のスマホなどにインストールしなければ連絡が受け付ける必要がありません。プライベートとの区別をはっきりとさせられるため、有効なツールとなるのです。社外秘の情報が、プライベートチャットによって漏洩していくリスクも下げられます。

ビジネスチャットを有効に活用する目的の設定

ビジネスチャットを有効活用するためには、これまで使ってきたツールとの違いを明確にしなければいけません。何も決めずに導入して使っていると、現場で混乱をきたすだけで効率化できないからです。どんな目的のためにビジネスチャットを導入するのか、利用者の社員にも説明できる準備を必要とします。

電話のコスト削減

電話のコストは思いのほかかかります。最近ではスマートフォンなどに移行し、社内で利用するケースまで出てきました。しかし、この料金が必要かといえば完全に不必要な出費です。代替法として社内用PHPなどもありますが、システムを導入するだけで出費が伴います。

ビジネスチャットであれば、外部との連絡やコミュニケーションツールとして導入するだけではなく、同時にコスト削減に役立ってくれるのがポイントです。社内で無駄なコストを掛けずにコミュニケーションを活発化できる副次効果も期待できます。新たなインフラ整備も必要ないため、手軽にスタートできるのもメリットです。外部業者にも同様のシステムを導入してもらうと、さらにコスト削減が期待できるでしょう。

情報伝達のスピードアップ

ビジネスチャットを導入する目的として重要なのがスピードアップです。テレワークを導入したことにより、オフィスに人がいない状態ができあがりました。テレワークの目的でもありますが、情報が伝達しにくい状況が問題として浮き上がってきたのです。

これまでは目の前にいる人に話をすれば済んだものが、電話などのツールを使わなければコンタクトが取れません。複数で情報を共有したくてもうまくいかなくなったのです。ビジネスチャットを活用することで情報伝達のスピードは格段にアップします。パソコンなどの前にいてビジネスチャットが利用できる人は、その場で情報に触れられます。仮にその場にいない人でもログが残るところがビジネスチャットのメリットです。少し席を離れた状態でも、ビジネスチャットを覗けばすぐに情報が共有できます。ビデオ通話を使えば、目の前にいるのと変わらない感覚になるでしょう。情報伝達のスピードが落ちることなくコミュニケーションが取れるのです。

他の業者とのコミュニケーションも同様です。これまで電話などでとっていたコミュニケーションがビジネスチャットに入れ替えられます。時間がかかっていたコミュニケーションも、社内にいる感覚に変わるのです。スピードが格段にアップすることで、ビジネスの展開も早く誰でしょう。スケジュール管理ツールなども活用すれば、スピード感はさらに高まります。

セキュリティの改革

ビジネスチャットを使うことで、情報の共有が素早く円滑化できます。これまでは紙媒体で連絡していたようなことも、ビジネスチャットで一元化可能です。情報はビジネスチャット内で完結するため、紙媒体のように外部に流出する危険性がありません。情報共有者を限定することにより、心理的にも流出を防げます。
プライベートとの区別をつけることで、情報を外部と遮断できます。ビジネスチャット内部で終了させられるからです。ビジネスチャットを導入することで、安心して使えるツールになってくれます。

ビジネスチャットは目的と総合的な視点で

ビジネスチャットは、単一の目的で導入するだけが方法ではありません。スケジュール管理ツールなどとともに導入することで、さらに目的に近づけます。特に情報共有の面では、他のツールが重要な役割を発揮するのです。
単一で使うよりも、目的を大きな視点で見るといいでしょう。ビジネスチャットの活用が新たなビジネスシーンを作り出してくれるからです。

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