広報職におけるプロジェクト管理の重要性とは

様々な情報を扱い、社内外で対応に忙しいのが広報の仕事です。急な対応を要求されることも多く情報共有が何よりも大切です。プロジェクト管理はそれらの様々な業務を管理するために必要です。プロジェクト管理ツールを使えば様々な機能を手軽な運用コストで利用可能になります。

この記事ではプロジェクト管理の概要や目的と、広報としてプロジェクト管理をどのようにおこなっていけばよいかについて見ていきましょう。グループウェアを使ったプロジェクト管理ツールの機能や使い方についても説明していきます。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは企業としてのプロジェクトを達成するためテクノロジーやツールを利用することをいいます。ツールを利用して現在持ち合わせるリソースやプロジェクト状況を管理します。

リソースとは資源のことでビジネスにおいては時間や社員、経費などの予算のことをいいます。プロジェクトを進行する際これらのリソースには限りがあるため、より無駄のないように効率的に活用していくことが要求されるでしょう。プロジェクト管理とはそれらのリソースを最大限活用するためのものです。

そもそもプロジェクトとは一つの目標を組織で達成するための集まりのことをいいます。それらには目的はもちろんのことリソースや納期といったものも設けられます。プロジェクト管理において重要視されるのは組織間のコミュニケーションや情報共有です。

プロジェクトにおける組織とは同じ部門だけでなく様々な部門からメンバーが集まります。専門知識もそれぞれに違ったものを持っています。そのため常識やマナーといったものが時に通用しないこともあります。そのような状況で大事なことはそれぞれのメンバーたちが「何をしているのか」という状況把握です。納期や経費についても的確に把握している必要があります。

プロジェクト管理の概要について押さえたら次にプロジェクト管理の目的について見ていきましょう。

プロジェクト管理の目的

プロジェクトの成功

当たり前なことですがプロジェクト管理の目的は何よりもプロジェクトの達成・成功があります。とはいえプロジェクトの目的が明確に分からないければ何を持って成功とするかも分かりません。まずは計画を綿密に建ててプロジェクトの目的や成功条件をしっかり定義しましょう。

どのようなプロジェクトであっても様々なスキルや能力を持った人たちが集まるため、状況の把握は必須です。このような進捗管理は予定より遅れているタスクをみつけたり、納期に近いタスクを探して優先順位を確認するなどプロジェクト達成のための業務に欠かせません。プロジェクト管理や進捗管理がしっかりできていれば遅れているタスクに対し人員や予算を追加したり柔軟な対応が可能になります。

付加価値をつける

プロジェクト管理にはプロジェクトに付加価値をつけるという目的もあります。常にプロジェクト管理や進捗管理を注視しておくことで予定よりも早く納品できたり少ない予算で完了できることもあります。

付加価値は何も早さやコストだけではありません。予定より数日納期が遅れても予定していたものよりクオリティの高いプロジェクトが完了できる場合もあるでしょう。このようにプロジェクト管理が上手く機能していることで柔軟にベストな判断ができるようになるのもプロジェクト管理の目的と言えます。

プロジェクト管理の目的について押さえたら次に広告としてのプロジェクト管理について見ていきましょう。

広報としてのプロジェクト管理

広報は情報を扱う仕事であるため環境が変わりやすいという特徴があります。突発的なタスクや外出の予定が入ったりとプロジェクト管理や進捗管理の重要性は突出しています。特にガントチャートやタスク管理といったツールで綿密に最新の情報をアップデートしていく必要があります。

次にグループウェアを使ったプロジェクト管理ツールの導入について見ていきましょう。

グループウェアのプロジェクト管理ツール

グループウェアとは

グループウェアとは業務効率化のため開発されたオンライン上のツールです。ガントチャートやタスク管理・スケジュール管理といった業務に必要な機能をまとめて利用することが可能です。広報職で活かせるグループウェアの機能について次にいくつか見ていきましょう。

グループウェアの機能

ガントチャート

ガントチャートとは各プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで管理できる棒グラフのことです。管理中のグラフはタイムラインとしていつでも共有可能です。ガントチャートは従業員のタスクやリソース、作業完了予定日などの進捗状況を分かりやすくグラフに出来るのでプロジェクト管理を効率よくおこなうことが可能です。

タスク管理

タスク管理では個々のタスクの概要を把握することができます。タスクの大まかな内容や目的、担当者などを追加することができます。追加したタスクに期限を設けていればリマインダーも可能です。タスクをグループ分けできる機能もあり、どのような規模のプロジェクトであっても適応できるようになっています。タスク管理はプロジェクト管理の基本であるため是非押さえておきましょう。

スケジュール管理

スケジュール管理とはタスク管理したものをカレンダー上で管理する方法のことをいいます。タスク管理だけだと時系列や優先順位がつけにくいためこのスケジュール管理が必要となってくるのです。ガントチャートを作成する際もスケジュール管理と上手く連携できれば相乗効果も期待できます。

グループウェアの機能について踏まえたら、次に広報ならではのプロジェクト管理について説明していきます。

広報に役立つプロジェクト管理

コストの判断軸

広報は目標や成果といったものにたどり着くのが難しい仕事です。そのためプロジェクト管理を注視していく必要があります。不安定要素が多いため予算についても左右されることもあるでしょう。まずはタスク管理を導入し確実に現在の状況を把握しましょう。何をすれば良いか分かっているだけでも大きく違います。

また広報は個人主義的な職場でもあります。情報共有が出来ていないとトラブル発生時に責任追及をされてしまうこともあります。プロジェクト全体と作業ごとの内容を上手く共有していることで左右されがちな予算やコストの判断軸となるだけでなくトラブル時の責任の所在についても明確にしておくことが可能です。

視覚化

プロジェクト管理を可視化することは経営陣にとっても有益となります。グループウェアは機能ごとに購入が可能なため、可視化したい業務内容に絡む機能を選んで利用することも可能です。業務においては可視化することで確認の手間などが省け業務効率化につながります。

広報職はプロジェクト管理が大事

プロジェクト管理について説明しました。広報職は目まぐるしく変わる環境が特徴的でそのためプロジェクト管理を効率的におこなうことは重要です。グループウェアを導入すればプロジェクト管理に必要な機能ごとに購入して利用が可能で、金額も一人あたり100円程度と非常に経済的です。この機会にぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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