広報の効率化が期待できるプロジェクト管理方法5選を紹介!

広報の仕事には、社内外の連携についての課題、そしてその連携が増えれば業務内容も複雑化し、突発的な対応が必要な場面も増えてくるといった多くの課題があります。今回ご紹介するプロジェクト管理ツール「グループウェア」は、メディア対応やオウンドメディア運用などにおいて、業務効率化を実現するツールです。

本記事では、広報チームの導入・活用事例をもとにその機能をご紹介していきます。

広報の仕事とは?

広報の仕事は「社内の各部署に存在する情報を収集し、その中から会社のニュースを選りすぐって戦略的に広く伝えていく」ことです。

また、社内には多くの情報があり、その中には今はニュースにはならないネタでも将来もしかしたら一発狙えそうといったトピックも多いのではないでしょうか。その情報をいつでも引き出せるよう管理するツールとして「グループウェア」が注目されました。

グループウェアによる業務効率化

グループウェアを使うことで、直感的に(例:社内情報マップのような形にまとめあげることで)どの部署にどんな“情報”があったのかを共有できます。そして、“情報”をただ集約するだけでなく、一つずつの情報に対して、プレスリリースを発信した、取材依頼があった、など、ニュース化の進捗把握を行うことができます。ニュースのもとになる情報検索から記事が完成するまでのプロセスが一連の流れのなかで完結するので、広報チーム内だけでなく外部との連携・共有を可能とします。

広報の業務効率化に繋がる機能

情報共有

グループウェアの機能を利用することにより、広報チーム内でメンバーのスケジュールやタスク、広報に関する資料を一目で確認できるため、情報共有がスムーズになります。

さらに、掲示板やチャット機能によりリアルタイムの情報交換や社内コミュニケーションの向上まで期待できます。

スケジュール管理

広報が扱う情報は個人情報や機密情報などがあるためとても繊細です。そのため、広報が情報公開をするタイミングは極めて重要であることに加えて、そのタイミングについてはチーム内でしっかりと意思疎通を図っておく必要があります。

とはいえ、広報は非常に多くの公開予定情報を抱えており、個々の情報の現況をチーム内で正確に共有するのは困難です。そのうえ、情報公開でのミスは防止しなければいけないため、情報の管理はシビアな現場です。

このような作業を従来は表計算ソフトで行っていましたが、「グループウェア」のスケジュール管理を使えば、情報の変更は付箋やメモを移動させる感覚で行うことができます。さらに、ガントチャート機能の搭載により、カンバン形式とは別の形式でタスクの進捗度や情報公開日などを見ることも可能です。

アポイント・スケジュールの整理

数多くのメディア関係者と同時にやりとりをするのは、情報発信が仕事である以上は広報にとって必須のプロセスです。その中でやりとりが増えてくると、「あちらのメディアへの連絡は完了したか」「そちらのメディアにはどの情報を伝えるべきか」といった各メディアへの連絡を整理していく過程が重荷になります。

シンプルかつさまざまな管理機能を搭載している「グループウェア」なら、各プロセスをより簡潔に理解することができ、情報公開によるミスを最小限に抑えることができます。また、個々のタスクへのコメント機能によって、送付したメールの具体的な文面など、細かい情報まで集約することが可能です。

SNS管理機能

ここ最近、TwitterやFacebookといったSNSを活用した広報は重要な業務となりつつあります。SNSへの投稿による広報は手軽さが利点ですが、大規模な情報拡散を狙うのであれば、広報チーム内で情報およびその発信文面を精査したのち、効果的なタイミングで投稿すべきでしょう。

グループウェアにはiPhoneやスマートフォン対応ものもあります。これによって、情報の初期段階から文面の残すことができ、公開直前の文章までいつでも書き替えられるようにできます。スマートフォンでも、リストの並べ替えからファイルのアップロードまで、クリックひとつで完結。タスク管理ツールをはじめて使用する人にもおすすめです。

広報の業務効率化が期待できる5つプロジェクト管理

ガントチャート

数あるスケジューリング手法の中で最も古くから使用されているガントチャート。上から順にタスクを並べ、それぞれのタスクのスケジュールを左にプロジェクト開始日、右にプロジェクト完了日、を表すバーを用いて表現するという手法です。これによって全体のスケジュールおよび進捗状況が一目瞭然、というのが最大のメリットでしょう。

ただし、タスクごとの紐づけを苦手とし、スケジュールの大幅な変更への対応も困難という一面も持ち合わせています。

タイムライン

プロジェクトのタスクを時間通りに線で表示できる「タイムライン」。これを使って、時系列でタスクを表示できるので、視覚的にはっきりと、いつまでに何をすべきか、が分かるようにあるでしょう。しかし、そのような便利な表示機能の一方で、作業の進捗状況や作業完了表示には制限があるため、使いにくいと感じる面もあるかも知れません。

タイムラインの作成には作成ツールを活用しましょう。作成ツールを使用することにより様々なデザインのタイムラインを作成できます。色やサイズ感などもツールを使えば簡単。無料で使えるツールもありますので、試験的に活用してみてはいかがでしょうか。

WBS

WBSとはその名の通り、作業を細かいタスクに分解して洗い出すことでスケジューリングする方法です。例として、あるモジュールに新しい機能を追加する、という作業においては、そのために必要なタスクを、既存モジュールの調査、機能追加部分の設計、製造、テスト、等に細分化できます。

機能追加をしてほしいという要望にも作業タスクを細分化することで柔軟に対応できるといったメリットも魅力です。

PERT図

プロジェクト内のタスクや作業の順序関係を表現した図がPERT図です。PERT図に記されるのは、細分化されたタスク・作業時間・作業開始日・作業終了日です。

このようにタスクごとの順序関係をわかりやすくするために矢印で繋いであるため、タスクの順序関係が複雑であっても、一目で順序関係を把握でき、効率のよいスケジューリングを行えます。

CCPM

CCPMとは、プロジェクトにおける工程やタスクのスケジュールおよび予算を最低限に抑え、プロジェクト全体にゆとりを持たせる、という特徴のある手法です。大規模プロジェクトでよく用いられます。

工程やタスクそれぞれに余裕を持たせてしまうと、その余裕を全て使い切ってしまうため、プロジェクト全体で大きな無駄が生じます。CCPMでの管理には、そのような無駄を生じさせず、スケジュール短縮につながる、というメリットがあります。

ギリギリのスケジュールを設定しつつ、その中でも適切に余裕を持たせるためには、豊富なプロジェクト管理経験が必要でしょう。

グループウェアの導入で広報の働き方が変わる

広報の業務効率が期待できるプロジェクト管理方法について理解は深められたでしょうか。

本記事でご紹介したプロジェクト管理方法の併用により、高精度、かつ高効率のプロジェクト管理が可能になります。

WBSとしてボード方式で確認することも、ガントチャートで確認することも、グループウェアならどちらも可能です。そのうえ、ボード形式でタスクを作成し、期日を入力することでガントチャートも自動で作成されます。

広報の仕事にありがちな突発的なタスクの発生にも、期日の変更にも、応用できるグループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

グループウェアのプロジェクト管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

プロジェクトの進捗状況を見える化する方法は?ITツールで業務を効率化!
IT化とDXの違いを簡単解説!企業が取り組むDX化の重要性
テレワークによるマネジメント課題とは!テレワークの効率化手法を解説

1分で登録完了。無料お試し終了後、自動的に課金されることはありません。