プロジェクトスケジュールを分かりやすく管理するには

プロジェクトを成功に導くためにはスケジュール管理が重要です。プロジェクトスケジュールはお客様にも共有が必要なため、第3者に説明できるような分かりやすい管理方法が求められます。

最も分かりやすいスケジュール管理方法はガントチャートです。縦軸が各タスク、横軸が時間となるチャートで、タスクごとの作業期間や開始日、終了日がひと目で把握できるため、多くの企業で採用されています。

ガントチャートを作成する際、Excelファイルを使用する企業も多くあります。しかし、Excelファイルでのガントチャート作成は細かい作業が多く発生し、ミスが発生しやすいのです。

今回は、実際にExcelファイルでプロジェクトスケジュールを管理している企業にインタビューしました。そこで明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。

ガントチャート作成に時間がかかり、更新時もミスが多発

今回インタビューした企業は経営コンサルタント会社で、経営コンサルティングや人材マネジメントコンサルティングを行っています。

コンサルティングの仕事は、現状調査→問題の分析→解決策の検討→最適な解決策の立案、と順序立てて行っていく必要があります。そのため、いつまでに何を実施するか、といったプロジェクトスケジュールを正確にお客様に伝えなければなりません。

お客様は主に中小企業の社長で、その多くはご年配の方です。そのため、やり取りはほぼ電話やメールで、場合によってはFAXとなります。

直接お会いするのは契約後にプロジェクトスケジュールを説明するタイミング位しかないため、ミスが許されません。プロジェクトスケジュール説明の際は、作成したガントチャートを印刷して、説明資料として用いているそうです。

しかし、このガントチャートを作成する作業はとても時間がかかる、とのことです。その結果、会議の開始予定時刻までに間に合わず、時間変更が必要になることもあるそうです。また、日々のガントチャート更新も、更新ミスや記入漏れが発生しやすいそうです。

Excelでのガントチャートは作成も更新も苦労が多い

こちらの企業では、プロジェクトスケジュールはガントチャートとしてExcelで作成し、印刷したものをお客様への説明に用いる、とのことでした。

プロジェクトスケジュールの運用手順は以下の通りです。プロジェクトスケジュールの作成、更新は基本的にリーダー主導で実施していることが分かります。

  1. リーダーがプロジェクトスケジュールをExcelファイルで作成する。
  2. リーダーからお客様にプロジェクトスケジュールを説明する。
  3. プロジェクトが開始する。
  4. 毎週末のチーム会議で各メンバーから作業状況をヒアリングし、リーダーがExcelファイルを更新する。
  5. リーダーが最新のプロジェクト状況をお客様にメール、電話およびFAXで報告する。
  6. プロジェクト終了まで、4~5を繰り返す。

Excelでガントチャートを作成するのは、体裁の調整など細かい作業が多く発生し、とても時間がかかります。それに、図形オブジェクトなどを多用するとファイルサイズや処理負荷が大きくなるデメリットもあります。

しかも、毎週末にこのExcelファイルを細かく更新しなければならないため、リーダーの負担は相当なものでしょう。更新漏れや更新ミスが発生しても致し方ありません。

グループウェアのプロジェクト管理機能で、プロジェクト進捗管理を容易に

プロジェクト進捗を管理するには、グループウェアのプロジェクト管理機能を使うのがオススメです。

プロジェクトで発生する細かいタスクをすべて、クラウド上で管理できます。ガントチャート形式で表示されるため見やすく、Excelファイルでガントチャートを作成するよりもはるかに容易です。クラウド管理のため、ファイルサイズや処理負荷の心配もありません。

また、確認・更新がパソコンやスマートフォンから簡単に行えます。そのため、プロジェクト関係者間での進捗状況の共有が確実にできます。

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