プロジェクトのスケジュール管理を行うコツやポイントとは？

いかなるプロジェクトをスムーズに遂行するためには、スケジュール管理が絶対に欠かせません、スケジュール管理を徹底するのとしないのとではプロジェクトの質を非常に大きく左右しますし、それだけ完成度が違うので非常に重要なポイントになります。

どのようにスケジュール管理を行えばいいのか分かれば、質が高いプロジェクトをしかｋりと冠水させることが可能です。それでは、プロジェクトのスケジュール管理を行うコツやポイントについてご説明しましょう。

1 プロジェクトにおけるスケジュール管理の重要性とは？
2 プロジェクトのスケジュール管理をするポイント
3 プロジェクトのスケジュール管理を徹底して効率良く進めよう

プロジェクトにおけるスケジュール管理の重要性とは？

プロジェクトを完遂させるにあたって重要なのは、徹底されたスケジュール管理です。スケジュール管理が行われていないとダラダラと仕事をして、納期に間に合わなかったり、納期に間に合ったとしても質が悪かったりと悲惨な結果になりかねません。

それでは、プロジェクトにおけるスケジュール管理の重要性についてご説明しましょう。

効率良くプロジェクトが進められる

プロジェクトのスケジュール管理を徹底することにより、効率良くプロジェクトを進めることができます。

基本的にプロジェクトには納期が設定されているので、納期を迎えるまでにプロジェクトを完遂させなければなりません。プロジェクトを完遂させるためには、納期から逆算してスケジュールを組む必要性があります。

しかし、この時のスケジュール管理が適切に行われていないと、いつまでにどんな作業を終わらせておかなければならないのかが把握しにくくなるため、それだけで仕事の能率が下がってしまうでしょう。

徹底したスケジュール管理が行われることにより、いつまでに何を完了させるのかが可視化されるため、何をすればいいのか分からないといったことがなくなります。

やるべきことが明確に分かる

徹底されたスケジュール管理は、自分は今何をやるべきなのかが明確に分かります。スケジュール管理が適切に行われていないと、自分は今どんな作業をすればいいのかが明確に把握しにくいため、時間の大幅なロスを招いてしまう可能性が高いです。

スケジュール管理は今やるべきことが明確に把握できるため、1日のタスク漏れを防いだり、無駄な作業をしたりすることがなくなります。

優先順位が決められる

プロジェクトを完遂させるにあたって重要な作業は先に終わらせておく必要性があります。スケジュール管理を徹底することにより、最優先でやるべきタスクと、今はやらなくてもいいタスクの優先順位が決められるようになります。

優先順位が決められていないと、今やらなくてもいい仕事に集中してしまうことで先に終わらせなければならない仕事を後回しにしてしまう可能性が高いでしょう。後から重要な仕事があることに気づいても、ひっ迫した状況下で急いで完遂させなければならない事態になりかねません。

安定して質が高い作業を完了させるためにも、スケジュール管理による優先順位を決めてから作業にあたった方が良いでしょう。

プロジェクトのスケジュール管理をするポイント

プロジェクトのスケジュール管理を行うにあたって押さえておきたいポイントがいくつかあります。効率良くプロジェクトを終わらせるためにも、どんなポイントがあるのか知ることが大切です。

それでは、プロジェクトのスケジュール管理を行う時のポイントについてご説明しましょう。

全てが予定通りに動くとは限らないことを前提とする

スケジュール管理を行う上で真っ先に考慮しなければならないのが、必ずしもすべてが予定通りに動くことは限らないということです。スケジュール管理を徹底することによって無駄なくプロジェクトが遂行できると誰もが考えられますが、その作業を行うのは全て人間です。

何らかのトラブルが起きたり、チームの誰かが体調不良を起こしたり、思った以上に作業が進まずに時間が押してしまったりと様々な不測の事態が起こることは容易に考えられます。スケジュール管理を行うのが上手な人は、不足な事態が起きてもいいように時間に余裕を持たせることを大事にしています。

時間にある程度の余裕があれば、不測の事態が起きても対処しやすくなるため、臨機応変な対応で支障をきたすことなくプロジェクトを遂行させることができます。

中には時間通りに終わらない可能性が高いものもあるため、そういった時間の遅延などが発生することが予想される場合は時間に余裕を持たせたスケジュール管理を行うを行いましょう。

時間制限を作る

プロジェクトを円滑に進めるためには、一つ一つの仕事に時間制限を設けるのがおすすめです。時間制限が設けられていない状態では、いつまでに仕事を終わらせなければならないという制約がないのでダラダラと作業をしてしまう可能性があります。

スケジュール管理をする上で時間通りに終わらせることはとても大切なので、時間制限を設けることによって時間内に終わらせるという意識が生まれます。そして時間内に終わらせるためにはどうすればいいのかを自発的に考えられるようになるため、業務効率化を図ることができるでしょう。

もちろん全てが時間通りに終わるとは限りませんが、意識的に時間内に終わらせることを課すことでプロジェクトを完了させやすくなります。

一つ一つの時間を計る

一見すると完璧なスケジュール管理ができているように見えても、作業一つ一つにかかる時間を計っていないと効率良くプロジェクトを進めるのは難しいでしょう。たとえば資料の作成にどのくらいの時間がかかっているのか、メールの返信や取引先の企業までの移動時間など、プロジェクトを進める際に必要な時間を計ることはとても大切です。

所要時間が大きいほどプロジェクトに支障をきたしてしまうため、普段から作業にかかる時間を計って業務の効率化を目指しましょう。

リアルタイムで更新する

プロジェクトのスケジュール管理を行うポイントは、スケジュール内容をリアルタイムで更新できる仕組みを作っておくことです。何かしらの理由でスケジュールの内容が変更になる可能性がありますし、その情報をリアルタイムで更新できなければチームがそれらを確認すること手段が限られてしまいます。

リアルタイムで更新されれば最新情報が確認できるため、情報の齟齬が起こりにくくなるのもポイントです。

全員で共有する

プロジェクトのスケジュール管理を行うにあたって、全員で最新情報を共有する必要性があります。プロジェクトを完遂させるためにはチーム全員で同じ情報を共有していなければなりません。チーム全員で情報共有するということは、プロジェクトの進捗状況が把握できないのでチームがバラバラに活動してしまう可能性が高くなります。

これでは認識違いによるプロジェクトの遅延が発生してしまうので、チーム全員で同じ情報を共有することが重要です。