プロジェクトの進捗管理とは?進捗管理の必要性やデジタル化の効果を解説!

プロジェクトの進捗管理を任されて、何に気をつけたらいいのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。プロジェクトの進捗管理は期日内にプロジェクトを完了させるだけでなく、課題の把握や作業効率向上にもつながる大切な役目です。

そのためにも、リアルタイムで精度の高い進捗管理を行う必要があります。進捗管理方法をデジタル化することで、効果的な進捗管理をすることが可能です。

本記事ではプロジェクトの進捗管理の必要性やデジタル化の効果について解説していきます。プロジェクトの進捗管理に悩んでいる管理職やリーダーの方の参考になれば幸いです。

プロジェクトの進捗管理とは

プロジェクトの進捗管理とは、作業計画に対する進捗状況を把握し、目標達成に向けてプロジェクトを実行させることです。プロジェクトを実行させるためには、作業日程だけではなく、費用や人員、リスク対策を考えることも必要です。

進捗遅れや不具合といった、トラブル発生時に対策を講じることもプロジェクトの進捗管理の仕事と言えます。プロジェクトの状況を把握し、適切な対応をするためにも、情報共有の精度が重要です。

プロジェクトに進捗管理が必要な理由

計画通りにプロジェクトを進めるには進捗管理が欠かせません。進捗管理をすることで、進捗の遅れに対する対策を打てるだけでなく、作業に対する課題の把握や作業効率向上にも効果があります。

この章では、プロジェクトに進捗管理が必要な理由について解説していきます。

途中で対策を打てる

プロジェクトの進捗管理をする一番の効果は、プロジェクトの途中で対策を打てることです。進捗管理をしない場合、作業の遅れや不具合に気付くのが遅れます。結果的に納期遅延や品質不良になり、会社の利益を損失するだけでなく、ビジネスの機会損失につながる可能性もあります。

日常的に進捗管理をすることで途中で対策を打て、利益や機会損失を防げるというわけです。

メンバーごとの状況や課題を把握できる

メンバーごとの状況や課題を把握できることも進捗管理をする効果のひとつです。どんなプロジェクトも実行するのは「人」です。進捗遅れや不具合があるということは、作業に対し何かしらの問題が潜んでいます。

進捗管理をすることで、どんな問題があるかに気付け、作業をしているメンバーの状況や課題を把握できます。メンバーの状況や課題を把握することで、人材育成に活かすことができるというわけです。

作業効率の向上

プロジェクトの進捗管理は作業効率向上にもつながります。日常的に進捗管理をすることで、作業の課題やリスクに気付けます。課題やリスクに対応するためには、進捗遅れや不具合に対し、人員調整や資源調達、業務改善などの対策を講じることが必要です。

対策を講じることが、結果的に作業効率を向上させていることになり、ひいては生産性向上につながります。

進捗管理の失敗事例

適切な進捗管理ができなかった場合、「進捗状況がわからない」「悪い報告が上がっていない」「進捗だけしか管理していない」といった状況が発生するケースがあります。この章では進捗管理の失敗事例について解説していきます。

進捗率の算出方法が統一されていない

よくある失敗は、進捗率の算出方法が統一されていないことです。進捗率の算出がメンバー任せになっていた場合、メンバーの考え方によって進捗率が異なってきます。そのため、同じ進捗状況であっても、メンバーによって進捗率が異なるといった事態が発生します。

その場合、適切な対応をすることは難しいでしょう。適切な対応をするためには、進捗率の算出方法をチーム内で統一しておくことが大切です。

悪い報告が上がってこない

悪い報告が上がってこなくなることも進捗管理の失敗のひとつです。失敗を責める文化や、作業が遅れていても管理者が作業を引き取る文化が定着している場合、悪い報告が上がってこなくなるケースがあります。

進捗管理を行う理由は、悪い報告に対応するためとも言えます。適切な対応をするためにも、悪い報告が上がってくるような雰囲気や環境をつくることが必要です。

進捗率しか管理できていない

進捗率しか管理しないケースも失敗事例のひとつです。仮に、進捗率をしっかり把握して期日内にプロジェクトが完了したとしても、資源の無駄遣いやメンバーに負担が掛かってしまっては、プロジェクトが成功したとは言えません。

進捗率だけでなく、利益やメンバーの体調を管理することも、進捗管理に求められる重要な仕事です。

進捗管理をデジタル化する

進捗管理の失敗事例のようなケースを防ぐためには、リアルタイムで基準が統一された進捗状況を把握できる方法をとることが必要です。紙やホワイトボードなどのアナログな方法の場合、書き直しの手間や見辛さ、報告遅れといった問題が発生します。

おすすめなのはデジタルツールの導入です。デジタルツールを利用することで、効果的な進捗管理が可能です。この章では進捗管理のデジタル化による効果やツールを選ぶポイントについて解説していきます。

デジタル化による効果

進捗管理をデジタル化することで、編集が容易になります。アナログの場合、変更があれば書き直すことになります。簡単な変更であれば問題ありませんが、変更内容が多い場合は書き直す時間が必要です。変更点が多いほど、デジタルとの効率の差は大きくなるでしょう。

リアルタイムでの反映も効果のひとつです。アナログの場合、書き直すために移動が必要です。そのため「決まった時間にまとめて進捗報告する」「報告自体を忘れてしまう」といったケースがあります。デジタル化することで書き直すために移動する負担がなくなるため、リアルタイムでの進捗報告が可能になります。

また、見に行く手間を省けるため、情報共有が容易になることも効果のひとつと言えるでしょう。

デジタルツールを選ぶポイント

デジタルツールには、タスク管理や工数管理、情報共有機能といった機能が搭載されていますが、ツールによって特化した機能が異なります。自身が管理するプロジェクトで必要な情報を整理し、その機能に特化したツールを導入すると良いでしょう。

ただし、どの機能に特化したツールを選んだ場合でも「操作性」は重要なポイントです。わかりにくいUIや複雑な操作が必要な場合、抵抗感を持たれて結果的に使用されなくなるケースがあります。直感的に操作できるツールを選びましょう。

進捗管理にグループウェア

進捗管理に使用するデジタルツールにはさまざまなものがありますが、グループウェアの導入も有効な方法のひとつです。プロジェクトの進捗管理にはタスクや作業日程、工数、コストを把握するだけでなく、報告しやすい雰囲気や環境をつくることも求められています。

グループウェアにはチャット機能があるため、テキストでのリアルタイムなコミュニケーションを図れます。メンバーにはさまざまなタイプがおり、対面でもコミュニケーションが苦手なメンバーもいるでしょう。

そのようなメンバーともスムーズなコミュニケーションをとるためにも、チャット機能があるグループウェアの導入は、プロジェクトの進捗管理のツールとして有効なものであると言えるでしょう。

プロジェクトの進捗管理にはグループウェアがおすすめ

プロジェクトの進捗管理とは、進捗状況を把握し、目標達成に向けてプロジェクトを実行させることです。進捗管理をすることで、進捗の遅れへの対応だけでなく、課題把握や作業効率向上にも効果があります。

適切な進捗管理を行うためには、リアルタイムで進捗状況を把握することが必要です。デジタルツールを利用することで、編集や移動の手間がなくなるため、リアルタイムでの進捗管理ができます。

おすすめのデジタルツールは「グループウェア」です。グループウェアにはプロジェクトの進捗管理に必要な情報を管理する機能以外にもチャット機能があります。チャット機能を活用することで、対面でもコミュニケーションが苦手なメンバーともスムーズなコミュニケーションを図れます。

プロジェクトの進捗管理で悩んでいる方は、グループウェア導入を検討してみてください。

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