プロジェクトの進捗状況を見える化する方法は?ITツールで業務を効率化!

2021/09/28

はじめに

「もっと効率的にプロジェクト管理をしたい」
「プロジェクトにタスク漏れがある」
「プロジェクトメンバー間での業務伝達に不安がある」

そう感じているプロジェクト管理者の方も多いのではないでしょうか。
進捗管理する項目は多数あり、自身の業務も含めてとなると、疲弊してしまうこともありますよね。

そこで今回は、プロジェクト管理をする上でおすすめの方法をご紹介します。
ご紹介するのは「ガントチャート」という管理方法です。作り方やコツも合わせて、ぜひ参考にしてみてください。

「見える化」の失敗によって起こるデメリット

納期に遅れる

プロジェクト管理の失敗例の最たるものが、納期に遅れることです。遅れたことで損害が出ると、賠償請求されるケースもあります。そのため、絶対避けたい事態と言えるでしょう。防ぐには、プロジェクトが計画通り進んでいるかのチェックが大切です。
「この作業は進んでいるだろう」
「今後のこの業務も上手く行えるだろう」
と楽観的な観測ばかりしていては、失敗するケースもあるでしょう。どの業務がどの程度行われていて、今のまま続くといつまでに完了しそうかなどをしっかり把握することが大切です。

問題点が把握できない

プロジェクト管理の失敗例として、他に挙げられるのが、問題点が把握できない点です。問題点は、言わば改善点です。計画が上手く進まなかったとしても、そのポイントがわからなければ、次のプロジェクトに活用しにくくなります。
また、計画がスムーズに進んだ際も
「今回は上手くいったけど、なぜだかわからない」
という感想であれば、他業務に活かしにくいでしょう。上手くいった際、いかなかった際の振り返りを行うためにも、
・どこで問題点が発生したか
・どの業務が効果的だったのか
を、進捗管理しながら確認することが大切です。

ガントチャートとは?

ガントチャートは進捗管理に便利

続いて、先ほどの失敗例を防ぐためにも、おすすめしたい方法として「ガントチャート」をご紹介します。ガントチャートとは、アメリカ人の経営コンサルタントが考案したプロジェクト管理方法です。
プロジェクトの目的を達成するためのタスクやスケジュールが帯状(またはツリー構造)などで示されており、
・誰が
・いつ
・何をするか
といった項目を素早く確認できるのが特徴と言われています。特にIT業界で使われることが多く、プロジェクトの進捗管理のほか、経営計画や個人レベルの目標達成の管理に使われることもあります。

デジタルでガントチャートを管理すると、
・現在のタスクの進捗度を記入
・複数人とガントチャートを共有
といった事柄ができるようになります。プロジェクト管理の効率も高まり、各々の業務に集中して取り組めるようになるでしょう。

ガントチャートの作り方

ガントチャートの作り方は主に、以下の通りです。

1. 必要なタスク(工程)を書き出す

  1. スケジュールを決める
  2. タスクを担当者に割り振る
  3. ガントチャートに記入する

1. 必要なタスク(工程)を書き出す
プロジェクトに必要なタスクを全て書き出しましょう。
ツリー形式で書き出していくと、タスク漏れを防ぐことができます。

  1. スケジュールを決める
    締め切り日を設定し、スケジュールを作成していきます。
    それぞれのタスクにどのくらいの時間が必要かも考慮し、
    できるだけ余裕を持って、作成しましょう。
    不測の事態も想定し、予備日や担当者を織り込んでおくこともおすすめします。
    また、プロジェクトの進捗を振り返る「マイルストーン」の日程も設定しましょう。
    その日時点での予定の遅延や、懸念点を把握することで、今後の計画がスムーズに進められます。
    長期のプロジェクトの場合は、複数のマイルストーンを決めておくことをおすすめします。
  2. タスクを担当者に割り振る
    1.で出したタスクを担当者に割り振りましょう。
    個人の負担や特性もふまえて、効率的にタスクを遂行できるよう考慮することも大切です。
  3. ガントチャートに記入する
    それぞれの項目が出揃ったら、ガントチャートに記入していきましょう。

おすすめはデジタルガントチャート

ガントチャートは、アナログでも作ることができます。
しかし、書き直しや文量が多くなると、どうしても見辛くなってしまいがちです。
・リアルタイムで修正が反映される
・メンバー間で共有できる
・外出先でもチェックできる
といった利便性も踏まえ、おすすめしたいのはデジタルツールです。
表計算ソフトなど、ガントチャート専用のアプリを使わずに作ることもできます。
導入コストを減らしたい場合は、そうしたソフトの利用もおすすめです。
ただし、使いやすさや機能の多さを重視するのであれば、専用アプリの方が良いでしょう。
・複数人での編集
・項目の追加
・他ソフトとの連携
がしやすい点がメリットです。

デジタルでガントチャートを管理するコツ

小規模で試運用する

全てのプロジェクトで、いきなりデジタルのガントチャートを利用するのはおすすめしません。やり方や運用方法のルール等が不明瞭で、現場に混乱が起きてしまう可能性があるためです。そうならないためにも、まずは小規模から運用してみましょう。

操作しやすいものを選ぶ

進捗管理をスムーズに行うためにも、操作しやすいガントチャートアプリを選びましょう。マニュアルを見ずに、直感的に操作できるのが理想です。操作が難しかったり、使い勝手が悪かったりすると、ストレスになります。
ITツールの導入失敗例としてよく挙がるのが、
「操作が難しく、社内に浸透しなかった」
というもの。
それを防ぐためにも、操作しやすいツールを選んでみてください。

無料プランで試してみる

無料プランで、複数のガントチャートツールを試してみましょう。
操作しやすいものを選ぶためにも、いくつかのツールを触ってみることが大切です。
その上で、
・どのツールが使いやすかったか
・よく使う機能
・使わなかった機能
・他のソフトとの連携はどうか
などをチェックし、社内に最適なツールを選んでいきましょう。
不要なオプション機能がわかれば、その分導入コストを安くすることもできるはずです。そのため一つのツールだけでなく、いくつかのツールを試してみることをおすすめします。

デジタルのガントチャートで円滑に進捗管理

今回は、プロジェクトの進捗管理を「見える化」するのにおすすめの方法として、ガントチャートをご紹介しました。効率的に管理したいなら、おすすめはデジタルのガントチャートです。導入コストはかかってしまいますが、
・メンバー間で共有できる
・外出先でもチェックできる
といったメリットがあります。

これを機に、社内のデジタル化を進めていくのであれば、「ITツール」の検討もおすすめです。ガントチャートなどのスケジュール管理機能のほか、
チャットツールやオンライン会議、稟議システムなどがパッケージになったソフトとなっています。ツールごとに契約する必要がないため、コストを安くすることも。業務のデジタル化に興味がある方は、ITツールも参照してみてください。

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