プロジェクトマネージャーが意識するべきことは?5つのポイント

2021/08/31

「プロジェクトマネージャー」は、チーム全体のかじ取りや顧客との交渉を行う、プロジェクトの成功に欠かせない存在です。プロジェクトにおける責任は大きいものの、収入アップが期待できる魅力的な仕事でもあります。

キャリアアップとして、プロジェクトマネージャーを目指している方も多いのではないでしょうか。しかし、問題解決能力や交渉力など多くのスキルが求められるプロジェクトマネージャーの仕事は、容易ではありません。

プロジェクトマネージャーとして成功するためには、そのポイントを押さえておくことが重要です。そこで本記事では、プロジェクトマネージャーが意識するべきことを5つご紹介します。プロジェクトを成功に導きたい方は、ぜひご覧ください。

プロジェクトマネージャーが意識するべきこと5つ

プロジェクトマネージャーが意識するべきことは、5つあります。それぞれ、順番に解説します。

ポイント1:顧客のニーズに応えることが最優先

ビジネスにおいてプロジェクトが稼働するということは、その先に顧客の存在が必ずあります。プロジェクトを成功させるためには、顧客のニーズに応えることを最優先に考えましょう。顧客が満足できる製品やサービスを提供できれば、おのずとプロジェクトも成功するのです。

打ち合わせの際には、顧客のニーズを正確にヒアリングしましょう。そして、それを実現するための方法を考えてプロジェクト計画を立てることが大切です。また、顧客のニーズをチーム全体に周知して、メンバーが同じ方向に進めるようにする必要があります。

ポイント2:自分の役割を見誤らない

プロジェクトの一員として働いていた経験がある方だと、どうしてもメンバーの担当業務に過干渉してしまうことがあります。メンバーが抱えている問題点に対して適切なフォローをすることは、もちろん大切です。しかし、あくまで道筋を示して軌道修正することに注力する必要があります。

メンバー本人が考えるべき技術的な内容にまで口を出し過ぎると、作業分担があいまいになりやすいのです。その結果、チームの連携が悪くなったり、メンバーの成長につながらなかったりする恐れがあります。

プロジェクトマネージャーの役割は、プロジェクトを成功に導くためのマネジメントを行うことです。その役割を、見誤らないように注意しましょう。

ポイント3:業界の最新情報をキャッチアップし続ける

時代は常に変化し続けています。時代の変化に対応できなければ、特定の職種に限らずプロジェクトを継続的に成功させることは難しいでしょう。そういった意味で、業界の最新情報を常にキャッチアップしようとする意識が大切です。

新しい情報を自分の中に蓄積し続けることで、画期的なアイデアも生まれやすくなります。結果として、顧客の期待を超える素晴らしい提案ができるかもしれません。また、新しい技術を取り入れることで、プロジェクトの動きを効率化することも可能です。

ポイント4:「想定外」をなくす

プロジェクトが、すべて当初の計画通りに進行するとは限りません。むしろ、顧客のニーズが変わったりトラブルが発生したりして、プロジェクトの変更を余儀なくされることの方が多いですよね。プロジェクト管理では、このような「想定外」を常に想定しておくことが大切です。

「この作業が遅れたらこう対処しよう」などと、計画通りに行かないことが起きた場合の対処方法を考えておきましょう。そうすることで、いざ「想定外」が発生した時に、迅速に動けるようになります。もちろん、こうした問題を正確に管理することもプロジェクトマネージャーには欠かせません。

ポイント5:従来のやり方に固執しない

プロジェクトマネージャーは、従来のやり方にこだわりすぎないことが大切です。たとえば、エクセルを用いてプロジェクト管理しているチームもまだまだ多いですよね。しかしエクセルでは、細かいセル操作が発生して手間やミスが増えやすいだけでなく、スムーズな情報共有も難しいでしょう。

オンラインのプロジェクト管理ツールを使えば、プロジェクトの管理・共有は飛躍的に効率化できます。実際のところ、ITツールを活用してプロジェクト管理を効率化するチームも増えています。新しいやり方を模索して、業務効率を高める意識を持つことも重要です。

プロジェクトマネージャーが活用するべきは「グループウェア」

アナログな方法でのプロジェクト管理には無駄が多くあります。プロジェクトを成功させるためには、「グループウェア」の活用がおすすめです。組織の情報共有やコミュニケーションを効率化するITツールの1種で、Webブラウザから手軽に利用できます。

グループウェアには、プロジェクトマネージャーの役に立つ機能が数多く存在します。ここでは、プロジェクトマネージャーにおすすめのグループウェアの機能を3つご紹介しましょう。

進捗管理・工数管理に便利な「プロジェクト管理機能」

何よりプロジェクトマネージャーが利用すべきなのが、「プロジェクト管理機能」です。この機能を使うと、プロジェクトで発生するあらゆるタスクの進捗管理をオンラインで行えます。ガントチャート形式で遅れているタスクがすぐに把握でき、チーム内で迅速にフォローできます。

また、すべてのタスクには予定工数・実績工数を記録することも可能です。予定よりも時間のかかったタスクを把握し、次期プロジェクトに向けてのフィードバックが行えます。もちろん全メンバーが各自のWebブラウザから簡単にアクセスできるため、情報共有の手間もかかりません。

アイポの「プロジェクト管理」

日程調整も可能な「カレンダー機能」

「カレンダー機能」は、各メンバーのスケジュール管理や、チーム内でのスケジュール共有ができる機能です。名前の通りカレンダー形式で、自分やメンバーの最新スケジュールをまとめて表示できます。チームの動きが容易に把握できるため、素早くフォローが可能です。

また「日程調整機能」も兼ね備えており、打ち合わせなどの日程調整で何往復もやり取りする必要がなくなります。候補日程を決めてメールを送信し、相手が日程を選択するだけで日程調整完了です。メンバーはもちろん顧客との日程調整にも使えるため、スケジュール管理を格段に効率化できます。

ノウハウをチームで共有できる「社内Wiki」

「社内Wiki」は、有用なノウハウを登録し、チーム内で共有できる機能です。プロジェクトに関わる技術的なノウハウを蓄積することで、新規メンバーの教育を効率的に行えます。表や画像の挿入、フォント調整など豊富な機能があり、分かりやすくノウハウをまとめることが可能です。

アイポの「社内Wiki」

グループウェアで、プロジェクト管理を効率化しましょう!

今回はプロジェクトマネージャーが意識するべきこと5つや、プロジェクト管理を効率化できるグループウェアをご紹介しました。

プロジェクトマネージャーは、とても責任の大きい立場です。プロジェクトマネージャーのミスや不手際が、プロジェクトの失敗に直結することもあり得ます。プロジェクトを成功に導くためには、今回ご紹介したポイントをしっかり押さえておきましょう。

また、プロジェクト管理を効率化する取り組みも、プロジェクトマネージャーが率先して行うべきです。チーム全体でプロジェクトの成功を噛みしめたいプロジェクトマネージャーの方は、ぜひグループウェアの導入をお考え下さい。

グループウェアの働き方改革のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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