プロジェクト管理はチーム全体で行い効率化させよう!

プロジェクト管理は難しい

「企業のあらゆる活動はプロジェクトである。」

この言葉をご存知の方はいらっしゃるでしょうか?
本記事では、プロジェクトを推進するプロジェクト管理について、難しさを感じるポイントの一つである負荷の集中について整理しています。
そして、プロジェクト管理の不可分散をどのように行うか実例を挙げて提案します。

「プロジェクトはチーム戦である」ことを主体に解説します。
あらゆる業務には、達成目標(ゴール)があり、計画を立てて取り組むという点で、冒頭の表現は的を射ています。
そのため、本記事の内容はプロジェクト管理の経験有無を問わず、役立つ情報です。

まず、プロジェクト管理(プロジェクトマネジメントとも呼ぶ)について、皆さんはどのようなスタイルで取り組んでいらっしゃいますか?
プロジェクト管理とは一見して奥が深そうで、体系的に学ぶよりに、経験でカバーするという体験をされる方が多いのが実情ではないでしょうか。
さらに、プロジェクト管理はマネージャーが一手に背負う職務だと考えられていないでしょうか。

実は、そのような意識で遂行されるプロジェクトは、リスクや課題に対しての耐性がなく、失敗のリスクを孕んでいるのです。
失敗とは、金銭、人材、信用、立場といったあらゆる資産を失い、浪費することです。

ここで意識していただきたいのは、プロジェクト管理には方法論が存在すること。そして、プロジェクトは様々な職責を担うメンバーによる組織であり、上下貴賤なく平等にゴールへ向かって活動するチームであるということです。

次項では、プロジェクト管理がなぜ難しいのかをひも解き、解説します。

なぜプロジェクトは難しいのか

プロジェクト管理を難しくしている最大の要因は、管理する事項が多すぎることです。次に、管理する内容が複雑すぎることです。
例えば、プロジェクト管理にはPMBOKという、プロジェクト管理のノウハウや手法を体系立てた、いわば「プロジェクト管理の虎の巻」があり、知識として身につけ実践することでプロジェクトの成功確率を上げられます。
そのPMBOKで定義している項目は数が多く、詳細まで踏み込むと時間のかかる作業です。

つまり計画を立てること自体が障壁になってしまいます。
また、とりあえず計画すればいいや、となると、プロジェクトの計画は絵に描いた餅となり、役に立ちません。立ち上がりからプロジェクトの失敗・難航が確定します。プロジェクト管理の内容は、多岐にわたる上に一定のスキルを要求されるものが多いです。

例えば進捗が遅れるというリスクを管理する場合、まず進捗を正しく管理することは絶対ですが、どこまでの遅れを許容できるのか、なぜ遅れが発生しているのか、ここまで管理して手を打たなければ、リスクを管理できているとは言えません。

ただ数字だけを集めて判断するようなシンプルなものではなく、数字の先に潜むリスクや課題を顕在化させなければなりません。
どうしても、スキルだけではなく時間や労力が求められるのです。
では、そのような前提でプロジェクト管理を適切に実施するにはどうすれば良いのでしょう。

本項の冒頭で述べた通り、管理が多すぎる、複雑すぎることの解決策はシンプルに2点です。

・プロジェクトをチームとして構築し、役割分担・補完できる組織にする。
・コミュニケーションツールを使用して、情報の管理をシンプルにする。

次項から、上記2点について詳しく述べます。

チームで行うプロジェクト管理のメリット

プロジェクト管理をチーム化することによるメリットを2点挙げます。

・マネジメントに関して人起因のボトルネックを解消できるという点
・さまざまな意見を取り込むことで最適解を見つけやすい

1点目については、例えば、あらゆる作業を共同作業とすることで実現できます。

往々にして発生しがちな、マネージャーが業務を抱え込んでしまい、気がついたら手もつけられないという事案に対する施策です。マネージャーの本来やるべきこととは、ステークホルダーとの関係性を良好に保ちつつ、プロジェクトの目的を達成に導く判断を下すことです。その業務に当たる時間を取り戻すため、バックアップ、サポート体制を組織として設置し、マネジメントチームを結成するのです。

本記事では、1例として、近年さまざまな企業が取り入れているPMO(プロジェクト・マネジメント・オフィス)を挙げます。
PMOは、さまざまな役割を持ちますが、その内の1つにプロジェクトが健全であるかを監視する、判断するための情報をプロジェクトに提供するといったものがあります。

プロジェクトメンバーの状況把握も、PMOに任せてよいでしょう。客観的な事実をPMOが吸い上げ、マネージャーが手を打つ。PMOを活用することで、マネージャーは自身の本来やるべきマネジメントに集中することができます。

また、組織の中でも遊撃隊のようなメンバーを構えるのも得策です。常時プロジェクトメンバーまたはプロジェクト外で従事しているのですが、火がつきそうな箇所があればそちらへ優先して手当を行うことができます。こちらの状況把握、メンバーの調達についても、マネージャーではなく、横断的な観点をもつPMOが担うことが可能です。マネージャーの負荷はかなり軽減されるのではないでしょうか。

2点目は、風通しの良さを意識したプロジェクトであるということです。体制上の役割分担としての上下はありますが、プロジェクトはチームで成功を目指すものであることを意識していただきたいのです。マネージャー層の独断でチームのメンバーを振り回し、疲弊させるようでは、およそ成功は得られませんし、お互い不幸になります。

プロジェクト体制上の上下に依らず、意見が出せることが重要です。さまざまな意見・情報を分析し、最適解を導き出しましょう。そのためにも、プロジェクト計画では、体制と役割を明確にし、その通りにプロジェクトを遂行することをお忘れなく。何より、計画時点でプロジェクト管理が可能な体制になっているか、必ず確認しましょう。

コミュニケーションツールと情報管理

コミュニケーションツールとは、クローズドの社内SNS、チームチャットといったグループウェアの機能を指します。
これらを利用することのメリットは3点あります。

・情報をタイムリーに共有できる。
・情報を発信・受信しやすくなる。
・蓄積した情報をプロジェクト管理に利用できる。

1点目が最も重要な要素です。プロジェクト管理においては、情報がチームに行き渡るまでに時間がかかることが多く見られます。

プロジェクトルールの変更などの重要な情報は、兎にも角にもコミュニケーションツールで速やかに第一報を流すようにしましょう。
プロジェクトは刻々と進んでいますから、情報の共有は何よりスピード感が重要です。

また、チームの共通認識としてグループウェアを活用するよう、プロジェクト計画に盛り込み、導線を設置するべきです。
また、コミュニケーションツールの導入は、プロジェクト管理の観点で言うと、コミュニケーション計画の遂行、リスク管理の遂行の点で大いに役立つ仕組みです。

これは、コミュニケーションの履歴が保管できる上、リスクの予兆を速やかに検知することが期待できるからです。
2点目は、ツールを使うことによりチーム内の相互コミュニケーションを活性化することです。

広いオフィスの端から端まで歩いて報告に行く。メールで丁寧な文章を心がけて報告する。いずれも、全てが悪ではないですが、コミュニケーションの阻害要因になります。

コミュニケーションツールを活用し、情報交換を行うことでチームのコミュニケーションにかかる時間を短縮できます。
短縮した時間の分、チームはメンバーそれぞれが自身のタスクに集中することができます。

また、発信される情報を可読性の高いシンプルなものにすることで、正しく相手に伝わるようになるのです。自ずと、マネージャーにおいては、プロジェクト管理の難しさで挙げた時間や労力を節約することが可能です。

プロジェクト管理はツールを使ってチームで挑む

本記事では、プロジェクト管理がなぜ難しいのかを、主にタスクの集中、時間と労力の過負荷に着目して紹介しました。そして、PMOを設置すること、コミュニケーションツールを使うことといった、チームでプロジェクト管理を行う、補助をすると言う手段で乗り越えることを提案させていただきました。

プロジェクト管理はマネージャー一人が孤独と共に背負うものではありません。
計画した組織(チーム)で行うものです。プロジェクトはまさしくチーム戦なのです。そして、チーム戦にするためにはメンバー間のコミュニケーションが闊達であることが必須です。プロジェクトの目的を達成するため、コミュニケーションツールを導入し、チームで取り組まれることをお勧めします。

グループウェアのプロジェクト管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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