プロジェクト管理の鍵!「マイルストーン」を有効活用しよう

プロジェクト管理では、「マイルストーン」という言葉をしばしば耳にしますよね。マイルストーンは、プロジェクトを成功させる上で欠かせない要素です。しかし、その意味や活用方法を知らない方も案外多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、プロジェクト管理におけるマイルストーンの基礎知識や活用方法をご紹介します。プロジェクト管理を学んでいる方はもちろん、マイルストーンについて再確認したいプロジェクト管理者の方も、ぜひご覧ください。

プロジェクト管理で使われる「マイルストーン」とは?

マイルストーン(milestone)を直訳すると、「標石」となります。標石は、出発点からの距離を把握するために、道路の途中に目印として置く石のことです。そこから転じて、プロジェクト管理では「プロジェクトの節目を示す目印」といった意味で「マイルストーン」が使われています。

プロジェクトの規模が大きくなると、長期間にわたり1つのプロジェクトを正確に管理していくことが求められます。しかし、期間が長いとプロジェクトの途中で現在の状況を見失ってしまうことも。そこでマイルストーンを設定すると、プロジェクトの節目で途中経過を正確に把握し、必要に応じて軌道修正しやすくなるのです。

マイルストーンを導入することで得られる効果について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

業務の高率化に繋がるマイルストーンとは?設定方法を詳しく解説

プロジェクトにマイルストーンを活用するための3ステップ

プロジェクト計画時に、適切な手順でマイルストーンを設定することが重要です。ここでは、マイルストーンを活用するための3ステップについて、順番にご紹介します。

ステップ1:プロジェクト全体の計画を立てる

プロジェクトの日程が明確になっていないと、マイルストーンを設定できません。まずは、プロジェクト全体の計画を立てましょう。プロジェクトの最終成果物となる商品やサービスの納期から逆算して、プロジェクト全体の完了期日を決めます。

このとき、完了期日は納期に対してある程度前倒しした日付を設定しましょう。納期ギリギリに完了するようにプロジェクト計画を立てると、問題が発生した場合にリカバリーできないためです。完了期日を決めたら、プロジェクトの作業工程ごとに必要となるタスク(作業項目)を洗い出し、それぞれに開始日・終了日・担当者を設定します。

ステップ2:マイルストーンとなる日付を決める

プロジェクト全体の計画が固まったら、マイルストーンの日付を決めましょう。プロジェクトの節目となる日付に対して、マイルストーンを設定します。「プロジェクトの節目」は、具体的には下記の2ケースが代表的です。

  • 中間報告会などのイベント開催日
  • 次の工程へ移行するタイミング

中間報告会などの重要なイベント開催日は、工程が進行途中であってもマイルストーンを設定することをおすすめします。また、工程Aから別の工程Bへ移行するタイミングも、マイルストーンの設定が必要です。たとえば「12/1まで企画、12/2から要件定義」という日程だった場合、「12/1」にマイルストーンを設定しましょう。

ステップ3:各マイルストーンで完了すべきタスクや達成すべき目標を決める

マイルストーンの大きな目的は、想定通りプロジェクトが進行しているか節目でチェックすることです。つまり、想定通りに進行しているかを判断するための基準が必要となります。具体的には、それぞれのマイルストーンで完了すべきタスクや達成すべき目標を決めておきましょう。

別工程へ移行するタイミングであれば、完了すべきタスクも明確なケースが多いでしょう。一方で中間報告会などの開催日には、マイルストーン当日でも進行中のタスクが複数存在するケースも考えられます。この場合は「50%完了」などと各タスクの完了目標をパーセンテージ化するか、タスクを細分化して完了すべき作業項目を明確にしましょう。

マイルストーンはプロジェクト管理ツールで有効活用しよう

マイルストーンを活用することでプロジェクトの軌道修正がしやすくなり、完了タスク漏れや進捗遅れにも迅速に対応できます。しかし、Excelなどのプロジェクト管理方法では確認や更新がしづらく、マイルストーンを有効活用できないことも。

マイルストーンを含めたプロジェクト管理を正確・迅速に行うなら、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。プロジェクト管理ツールを使うことで、Web上でプロジェクト管理が効率的に行えます。ここでは、プロジェクト管理ツールのメリットを3つご紹介します。

メリット1:ガントチャート形式で見やすい

多くのプロジェクト管理ツールは、タスクの作業期間をバーで表すガントチャート形式を採用しています。ガントチャートだと、どのタスクをいつまでに完了させれば良いかがひと目で把握可能です。

設定したマイルストーンとタスクの関連性も分かりやすくなるでしょう。ガントチャートについては、次の記事でより詳しく理解できます。

プロジェクト管理をガントチャートで行うポイントとは?

メリット2:プロジェクトの計画・進捗管理が容易に行える

プロジェクト管理ツールはその名の通り、プロジェクト管理に特化したインターフェースとなっています。タスクの担当者や進捗率はもちろん、概要や優先度などさまざまな情報を専用画面から簡単に設定できます。Excelでプロジェクト管理する時のように、管理者が体裁を整える必要がありません。

また、多くのプロジェクト管理ツールには、マイルストーンの設定機能も存在します。マイルストーンを容易に設定できるだけでなく、色分けされてどの日付がマイルストーンなのかが一目瞭然です。

メリット3:関係者間での情報共有がリアルタイムに行える

多くのプロジェクト管理ツールは、Web上でデータ管理が行えます。すべての関係者が、Webブラウザから最新のプロジェクトにアクセスできるので、リアルタイムな情報共有が可能です。

また社内ネットワークに依存しないため、オフィスワークでなくても使える魅力もあります。外出時やリモートワークでも、パソコンはもちろんスマートフォンからでもプロジェクト状況の確認・更新が可能です。

プロジェクト管理機能も備えた「グループウェア」がおすすめ

今回は、プロジェクト管理におけるマイルストーンの基礎知識や活用方法をご紹介しました。プロジェクトの成功をつかむために、今回の内容を参考にしてマイルストーンを有効活用しましょう。

そして、プロジェクト管理以外の業務に不便さを感じている方も、多いのではないでしょうか。プロジェクト管理ツールは数多く存在しますが、そのほとんどはプロジェクト管理しか効率化できません。幅広いビジネスシーンを効率化するなら「グループウェア」がおすすめです。

グループウェアは社内の情報共有やコミュニケーションを促進するITツールで、職種を問わず利用企業が増えています。「プロジェクト管理機能」はもちろん、下記のように豊富な機能が存在します。

上記はあくまで代表例で、他にも役立つ機能が多くあります。プロジェクト管理に加えて多くのビジネスシーンを効率化したい方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。

アイポの「プロジェクト管理機能」

グループウェアのプロジェクト管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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