「プロジェクトマネジメントを効率的に行うには？」
そう考えている方も多いのではないでしょうか。
管理職になるにつれて、プロジェクトの進行・管理を行う頻度も高まっているかと思います。
伴って、心身が疲弊している方も多いでしょう。
そこで今回は、デジタルを使って効率的にプロジェクトマネジメントをするコツを4つご紹介します。
アナログからの移行は、最初は苦戦するかもしれません。
しかし、慣れれば以前よりもかなり効率的に業務を進められるはずです。
デジタル移行した企業には、特定の業務に割く時間が従来の半分以下になったという事例も。
「もっとスムーズにプロジェクトを進めていきたい」
とお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
プロジェクトマネジメントとは
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを納期や達成すべき成果に向けて
効率的に進めていくことです。
多岐にわたる業務や、複数のメンバーとのやりとりなどもプロジェクトマネジメントでは大切になってきます。
そのため、専門的に知識やスキルを勉強する方も多いでしょう。
例えば、
・リーダーシップ
・コーチング
・ファシリテーション
・スケジュール管理
などを学んでいる、という方もいるかもしれません。
日々の業務に加え、上記の勉強やプロジェクトマネジメント業務が増えるため、
疲弊してしまう方も多いように感じます。
そこで今回はデジタルを使ったプロジェクトマネジメントのコツをご紹介します。
プロジェクトマネジメントのコツ
ガントチャートを使う
アメリカ人コンサルタントによって考案されたプロジェクト管理法「ガントチャート」。
・いつ
・誰が
・何を
やるべきかが、パッと見てわかるため、プロジェクトの進行管理に適しています。
アナログでガントチャートを作ろうとすると、
マス目に書きたい項目が入りきらなかったり、修正したところがぐちゃぐちゃになったりと、
不便さも出てくるでしょう。
そのため、デジタルのガントチャートを使うことをおすすめします。
横軸に日付、縦にタスクを入力し、あとは交差する箇所に担当者を記入していきます。
専用のアプリを使えば簡単に作成し、メンバー間で共有することができます。
デジタルガントチャートの便利な点が、「進捗状況をリアルタイムで反映できる」ところです。
例えば、「ウェブサイトのデザインラフ作成」を任されたAさんがいるとしましょう。
紙やホワイトボードのガントチャートでは、Aさんがどのくらい作業を進めているのかがわかりません。
ある程度の時間ごとに社内のホワイトボードに記入する、と取り決めるのも負担になるでしょう。
これが、デジタルのガントチャートであれば、パソコンやスマートフォンから入力できるので簡単です。
Aさんは
「今でだいたいラフは50%完成したな」
と考えたあと、ガントチャートの進捗欄に「50%」と入力します。
他のメンバーのガントチャートにも、その進捗はリアルタイムで表示されます。
個々のタスクに対し、そうした進捗を記入できるのです。
「どこまで着手しているんだろう？メールで尋ねてみよう」
といった手間が省けるので、プロジェクトを管理しているあなたの負担も減ります。
ガントチャートを使えば、プロジェクト完成に必要なタスクを素早く確認でき、
進捗もわかりやすくなります。
そのため、プロジェクトマネジメントでは特におすすめしたいデジタルツールです。
チャット機能でやりとりする
メンバー間でメッセージのやりとりをするなら、チャット機能がおすすめです。
メールよりも素早く返信することができ、情報管理もしやすくなります。
チャットであれば、
「お世話になっております」や「○○様」などの、冒頭の挨拶等を省くことが可能です。
また、
・既読かどうかがわかる
・絵文字でリアクションを送られる
といった機能があるため、メールよりもメッセージのやりとりがしやすくなるでしょう。
・メンバーの中でも、特定の複数人にだけ送りたい
・特定の人たちだけにファイルを共有したい
などのやりとりも、チャット機能で楽に行うことができます。
プロジェクトメンバーに限らず、「社内ではチャットだけでやりとりする」と決めておけば、
クライアントに間違えてメールを送ってしまう、といったミスも防げるでしょう。
また、チャット機能を使って
・今日の良かったこと
・サンクスメッセージ
(同僚などにありがとうを伝えるメッセージ)
を送るようにしたところ、社内のコミュニケーションが円滑になり、
離職率が低下したという事例もあります。
そのため、プロジェクトマネジメントとともに、社内の風通しをよくしたいと考えている企業にもチャット機能はおすすめです。
日程調整ツールを使う
プロジェクトマネジメントする上で、打ち合わせの回数も増えますよね。
そんな時は、日程調整ツールがおすすめです。
その予定に合わせた専用の調整ページを作成できます。
出席するメンバーは、そのページにアクセスし、各々で予定を記入。
(簡単な操作でできます)
その後、もっとも都合の良い日をツールが提案。
日程調整ツールを使えば、こうした流れで打ち合わせや現地調査の時間などを決められます。
「以下でご都合の良い日をご連絡ください」
「上記日程でよろしいでしょうか」
といった調整メールを何回も送らずに済むため、業務効率化に役立ちます。
また、カレンダーと連携していれば、候補日を自動でカレンダーに記入しておくことも可能です。
これにより、ダブルブッキングや予定忘れを防げます。
メールの返信が業務の妨げになっている管理職の方も多いでしょう。
そんな時にこそ、日程調整ツールはおすすめです。
アラートでタスク忘れを防ぐ
プロジェクトマネジメントでは、タスクや打ち合わせの量が増えることがほとんど。
そのため、
「予定を忘れていた」
というケースが起こり得ます。
予防するためにも、アラート機能を使ってみてはいかがでしょうか。
予定の前日、1週間前など、任意の時間にアラートで知らせてくれます。
スマートフォンにアラートがくるよう設定していれば、
より予定忘れのリスクは減らせるでしょう。
また、
「アラートがくるから、それまではこの業務に集中しよう」
と思えることで、心理的な負担も減るはずです。
いくつものプロジェクトをまわし、予定がたくさん詰まっている人に特におすすめです。
デジタルでプロジェクトマネジメントするには、グループウェアがおすすめ
今回はプロジェクトマネジメントと、デジタルで円滑に進めるコツをご紹介しました。
プロジェクト管理におすすめしたいデジタル機能は、
・ガントチャート
・チャット
・日程調整ツール
・アラート機能
の4つ。
それらを個別に契約するのもいいですが、コストを節約したいなら「グループウェア」もおすすめです。
グループウェアは、上記機能がひとまとまりになったソフトのことを指します。
そのほかにも業務効率化に適した機能が搭載されているため、個別に契約するよりもコストパフォーマンスが高まりやすいのが特徴です。
「プロジェクトだけでなく、社内の業務全体も効率化したい」
と考えている方は、ぜひグループウェアも検討してみてください。
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