プロジェクトをスムーズに進めるコツ!キックオフミーティングとは

キックオフミーティングとは

キックオフとは、サッカーの試合を始めるとき、最初にボールを蹴り出すことです。つまり、ここからスタートする試合開始を意味しています。誰でも試合が始まるときには、緊張しながらも、これから起きることを想定するでしょう。プロジェクトを初めるときも同じです。
キックオフミーティングとは、プロジェクトをスムーズに進めるコツが詰まっています。プロジェクトを成功させるための方法として、キックオフミーティングを理解しておくことが求められるのです。

プロジェクトの目的共有

キックオフミーティングとは、プロジェクトを開始することを知らせるためのイベントと考えればいいでしょう。これからどのようなプロジェクトを進めていくのか、そのためのミーティングになります。基本的な考え方は、以前から行われてきました。それをさらに効率化させるため、キックオフミーティングと呼ばれるように変わったのです。

キックオフミーティングでは、プロジェクトの目的や目標に関し、お互いで情報共有することが大事なポイントです。行われるプロジェクトはどのような結果を目指すのか、成功させるためには何をしなければいけないか、お互いが共有しなければいけない意識なども共有します。
キックオフミーティングに集まるメンバーは、それぞれ役割があるはずです。同じ役割を持つメンバーもいますし、全く違う部署のメンバーさえ集まる可能性があります。メンバー全員が有機的に活動するため、お互い進むべき方向性を共有し、どのような役割で進めていくかを確認するのがキックオフミーティングになるのです。

将来にわたる情報の共有

キックオフミーティングではこれからの情報の共有をスタートさせます。日程やコストといったことも大事な情報で、どのような体制で臨むかなど大事な情報をどんどんと共有しなければいけません。メンバー全員が同じ情報を共有し理解できれば、足並みも揃えやすくなります。自分の立ち位置や役割といったことも、はっきりとわかるでしょう。
情報の共有が進めば、お互い分かっていることとして確認せずに済みます。これから先のプロジェクトを効率化させていくために、将来にわたる情報に至るまで共有することが大切なのです。これにより全員の理解度も深まり、行動や計画も立てやすくなります。

情報共有は何も一方向に偏らせる必要はありません。お互いで話をできる時間を設け、コミュニケーションをとり、疑問点の解消に努めることもキックオフミーティングの大事な役割です。お互いで情報の共有をしながら意思の確認もできると、行動計画に沿った自律行動もとれるようになるでしょう。その分だけプロジェクトの効率化が進むのです。

信頼関係の構築

キックオフミーティングではお互いに目的を達成するためにスタートを切ります。そのために信頼関係は欠かすことができない問題となるでしょう。プロジェクトを円満に進めていくためにも、キックオフミーティングでは信頼関係の構築が進められるようにしなければいけません。
信頼関係が構築できると、お互いのために何をするべきか、何ができるかを考えるようになります。雰囲気の良いプロジェクトは、必ず信頼関係が伴っているのです。成功へ導くためにも、効率化だけではなくお互いが信頼できる状況を作らなければいけません。不信感が伴うと、全ての行動に対し疑心暗鬼な状況で足枷されてしまうからです。

コツをつかめば活用できるキックオフミーティングとは

キックオフミーティングを有効に活用するためには、ただ目標などを掲げるだけではなく、意思疎通も含めてコツがあります。このコツを抑えておけば、プロジェクトはスムーズに進められるのです。

コツは段取り

キックオフミーティングで最重要なコツは、段取りにあります。段取り七分に仕事三分という言葉があるように、すべては段取りでスタートするのはキックオフミーティングも変わりません。キックオフミーティングは、スタートの打ち合わせともいえますが、ここでの段取りは何よりも重要性が高いのです。プロジェクトリーダーの意思を伝えたり、情報共有を進めたりするためには、さまざまな提示をしなければいけません。その情報をスムーズに理解してもらうためにも、どのように提示するのか段取りが必要になるのです。

段取りは書類などの用意だけではなく、どのように開催するかも考える必要があるでしょう。誰を呼ぶのか、いつ実施するのか、段取りを進めていくために大事なポイントです。その時にどのような内容を発表し、何を情報共有するかも決めないといけません。最終的な落としどころとして、一体何を目指し、何がキックオフミーティングの成功といえるのかも検討しておきます。事前に決めておけば、資料の用意も進められるからです。

結果として、具体的なビジョンがないままでキックオフミーティングになってしまうのが、一番の失敗になるでしょう。具体性を欠いていると、段取りもしっかりできないからです。一体どのようなことが想定されるのか、成功させるコツとして、はっきり認識しておく必要があります。

気をつけなきゃいけないポイントはここ

キックオフミーティングは、段取りで大方の成功が決まってしまいます。段取りの中でも、プロジェクトを成功へ導くためのコツがあります。特に気を付けなければいけないポイントは、段取りの不備です。やったつもりになって、実は抜けていたというケースでよくあるのが、案内の出し忘れがあるでしょう。メンバー全員に案内を出すのが基本ですが、誰かが抜けてしまう可能性はゼロではありません。

案内が抜けたときの状況を考えてみなければいけません。なぜ呼ばれなかったのか、その理由を推察するでしょう。もちろん、ポジティブではなく、ネガティブな理由を考えます。つまり、プロジェクトリーダーだけではなく、プロジェクト自体に不信感を抱くのです。不信感もつのらせる結果となり、プロジェクトはうまくいかなくなる危険をはらみます。このようなリスクを発生させないよう、必ず全員に通達を行うのが基本です。

時期を間違うのも、気を付けなければいけません。慎重に段取りを進めた結果、すべて台無しにするケースです。日程などの調整しているうちに、大事な時期を見失うことは多々あります。キックオフミーティングの時期を逃したとしても、プロジェクトは走り出したら止まりません。後追いでキックオフミーティングを開催すれば、一体何のために集まるのか、不信感が募ります。無駄な時間を使われたともう人も出るでしょう。絶対にやってはいけないミスとなるので、早めに行動を開始することがコツといえます。

コツはグループウエアの活用で効率的な活用

キックオフミーティングは、さまざまな面で打ち合わせをしていかなければいけません。事前の通達も大切ですし、資料の情報共有も必要になります。ここで活躍するのは、グループウエアです。
グループウエアを導入しておけば、連絡が漏れる可能性を極限まで下げられます。一斉に通達するだけで済むからです。スケジュールの共有も簡単にできますし、事前に資料の共有もできます。その後のプロジェクトにも活用できるため、キックオフミーティングを支えてくれるツールになるのです。

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