進捗状況をこまめに共有するためには

仕事するうえで欠かせないのが進捗状況の管理です。ほとんどの仕事には納期があるため、進捗状況を正確に管理できないと、お客様に迷惑をかけてしまいかねません。

とはいえ、仕事にトラブルは付き物です。トラブルによって予定していた作業が間に合わなくなることもありますよね。こういった場合は、人員補充などの対策を早めに行う必要があります。

不測の事態に早めに対応するためには、進捗状況をチーム内でこまめに共有することが大切です。しかし実際のところ、進捗状況の共有がこまめにできていない企業も多いようです。

今回は、進捗状況の共有に苦労している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

進捗共有のタイミングが少なく、一度の進捗会議に時間がかかってしまう

今回インタビューした企業は大手機械メーカーで、主にオフィス用品や建築工具の開発・販売を行っています。

さまざまな製品を開発しており、1つの製品開発だけでも多くの部署が関わってきます。そのため、作業に遅れが発生すると他部署にも迷惑がかかってしまうのです。したがって、遅れが発生しないようこまめな進捗状況の共有が必要となります。

しかし部署全体で進捗状況を共有するタイミングは、月に一度または不定期の部署会議だけです。そのため、一度の会議で共有する情報がかなり多く、会議にとても時間がかかってしまいます。

また、メンバーからリーダーに個別で進捗報告することも多くあります。個別の進捗報告は不定期で、メンバーによってタイミングもばらばらなため、リーダーの負担が大きいそうです。

口頭での進捗報告は、こまめに行おうとすると負担が大きい

こちらの企業では、基本的に口頭で進捗状況を共有している、とのことでした。

月に一度または不定期の部署会議で、各メンバーからリーダーに進捗報告を行います。進捗状況によっては、人員補充などの対策を検討します。また、会議以外でもメンバーからリーダーに個別で進捗報告することもあります。

口頭での進捗報告は、相手に上手く伝わらず聞き返しが発生することもあるため、時間がかかってしまいます。それに、こまめに進捗共有しようとすると個別で何度も報告しに行くことになってしまうため、リーダー・メンバーともに負担が大きいのです。

また、リーダーは報告を受けるまではメンバーの進捗を把握できません。若手社員の場合、適切なタイミングで進捗報告できないこともあり得ます。この場合、進捗が遅れているのに情報共有されず、対策が遅れてしまう恐れもあります。

グループウェアのプロジェクト管理機能で、好きなタイミングでメンバーの進捗を把握

チーム内で進捗状況をこまめに共有するには、グループウェアのプロジェクト管理機能を使うのがオススメです。

グループウェアだと、進捗の管理・共有がクラウド上で行えます。パソコンやスマートフォンからメンバーの進捗状況がチェックできるため、任意のタイミングで手軽に進捗状況が把握できます。

しかも、進捗状況はガントチャート形式で表示されるため、一目で進捗状況が分かります。そのため、口頭で進捗報告するよりはるかにスピーディーに進捗が共有できるのです。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

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